伝わる資料作成のコツ!構成作りのポイントと基本的なデザインのルールを徹底解説

ビジネスパーソンは、提案書や報告書の作成などの資料作成を求められる機会が多いです。
しかし、内容をわかりやすく伝えられる資料を作成することは簡単ではありません。
そこで今回は、資料を作成する上で重要なポイントを解説します。

資料作成の大原則

資料作成する際に意識したい大原則を紹介します。
以下の内容を実践しなければ、どれだけ時間をかけて作成した資料でもゼロから作り直しになってしまうこともあります。必ず徹底するようにしましょう。

資料作成の目的を意識する

ビジネスのシーンにおいて、「資料」とは読み手に対して自身が期待する行動をとってもらうためのコミュニケーションツールです。
社外への営業にせよ、社内での報告にせよ、資料を通じて相手に行動してもらうことが最大の目的であることを忘れてはいけません。
必要以上に細かい装飾にこだわってしまうなど、資料を作成すること自体が目的にならないように注意しましょう。

読み手の立場になって考える

資料を通じて相手に行動してもらうためには、読み手の立場になって考えることが重要です。
構成からデザインに至るまで、読み手の立場になって作成していく必要があります。
読み手の性格や期待値、前提知識の有無などをしっかり把握した上で、資料作成に臨みましょう。

資料作成は最初の構成作りで決まる

デザインやレイアウトが見やすいとしても、資料全体のメッセージがわかりにくければ意味がありません。
構成づくりを行うことで資料全体の目的や流れを固めていくことが重要です。
また、途中までスライドを作成した時点で資料の構成を変える必要が出てしまった場合、修正作業に多くの時間がかかってしまいます。
スライド作成の前に構成を作っておくことで、大幅な修正を防ぎ時間の短縮にもつながります。
ここでは、資料作成における構成の作り方を紹介します。

まずは「誰に」「何を」「なぜ」伝えるのかを定義する

構成を作成する上で最初に決めるべきことは、資料作成の目的です。
先ほども説明したとおり、資料作成は読み手に期待した行動をとってもらうことが目的です。
目的を明確にしておかないと資料の方向がぶれ、当初の目的と離れた資料が完成してしまいます。
目的決定の際には、「誰に」「何を」「なぜ」伝えるのか、この3つに関しては必ず定義するようにしましょう。
誰に、どんな行動を起こしてほしくて、何を伝えるのか。ここが定まれば資料の方向は固まります。

目次と概要レベルで論点を書き出す

スライドを作成する前に、資料全体の設計図となる目次と概要レベルで論点を作成しましょう。
このとき先ほど定義した「誰に」「何を」「なぜ」を意識し、納得してもらえるような順序で作成するようにしましょう。
スライド作成前にこの一手間を踏めば、記載する情報の要否判断が適切に行えるようになり、スライド作成時の無駄な作業がなくなります。

メッセージに説得力を持たせる

伝えたい内容に説得力を持たせるために、理由や例を盛り込むようにしましょう。
「この商品を買ってください」と結論だけ伝えても、買う理由や信頼性がなければ誰も買ってくれません。たとえば「98%の人が効果を実感」といったデータによる根拠付けで説得力を持たせることもその一例です。
行動理由を見出してもらうためにも、目次や概要を作成する段階で「PREP法」を意識することをおすすめします。Point(主張)の後に、Reason(理由)、Example(具体例)を示し、再度Point(主張)で締めることで、説得力のある資料を作ることが可能です。
相手の疑問や反論に耐えうるだけの根拠付けを構成時点から意識しておきましょう。

構成案をチェックしてもらう

構成案の作成が完了したタイミングで、第三者にチェックを依頼しましょう。
第三者によるフィードバックを受けることで、自分では気づかなかった論理の矛盾や情報の抜け漏れ、ダブりなどが発見できます。

構成の検討については下記記事でも詳細に紹介しています。

【関連記事】
パワーポイントの資料を構成する方法を解説!資料別構成例も紹介

資料作成で意識したいデザインのポイント

構成が固まったら次はスライドを作成していきます。
スライド作成に手を付けてみたものの、なかなかしっくりくるデザインが固まらずに苦労したことがある人も多いのではないでしょうか。
わかりやすい資料を作るためにも、デザインのポイントを理解しておきましょう。

デザインのコツに関しては下記記事でも詳細に紹介しています。

【関連記事】
良いパワーポイント資料のデザインとは?正しく情報が伝わるコツを紹介

1スライド1メッセージ

1つのスライドには1つのメッセージだけ記載するようにしましょう。複数の要素を盛り込むと見づらい上に、情報の重要度がわかりづらくなります。
たとえば、「理想」「課題」「解決策」の3項目を1つのスライドにまとめている場合、プレゼンターが「理想」の話をしているのに聞き手は「解決策」に目を奪われていて、実は話を聞いていないということも起こりえます。
それぞれの項目ごとにスライドを作成すれば、そのような誤解も避けられます。
1スライド1メッセージの原則に従って作成しましょう。ただし、提出する資料の上限枚数が決められている場合などはスライド枚数にも気を配りましょう。

文章は最小限に

文章はできるだけ最小限にすることでメッセージが伝わりやすくなります。
体言止めや図表・グラフなどをできるだけ活用し、最小限の文章でメッセージを伝えられるように工夫をしましょう。
ただし、「情報が正しく伝わること」「印象が変わらないこと」を最重要視するようにしましょう。文章をただ短くすればいいわけではなく、適切に情報が伝わることが大切です。

フォントを統一する

フォントは可読性の高いものに統一しましょう。
パワーポイントの資料ではゴシック体を主に使用します。中でも、多くのデバイスに標準搭載されていて、太字対応で強調箇所のわかりやすいメイリオに統一することをおすすめします。
明朝体はよく使用されますが細い箇所があり、見せる資料であるパワーポイントで使用するのには向いていません。
よくある間違いが、コピー&ペーストをした際にフォントがバラバラになるケースです。コピー&ペーストをする場合は、コピー元とコピー先のフォントが一致していることを必ず確認し、一致していなければ統一させましょう。

フォント選びについては下記記事でも詳細に紹介しています。

【関連記事】
パワーポイントのおすすめフォント!選び方から設定方法まで解説

色を使いすぎない

色を制限なく使用すると、情報の重要度がわかりづらくなり読み手の混乱を招きます。
背景色を白として、文字色・メインカラー・アクセントカラーの3色に絞りましょう。
文字の色には、濃いグレーまたは黒を選びましょう。
メインカラーは、資料の中で見出しなどに使う色です。ビジネスシーンではコーポレートカラーを使用することが多いです。
アクセントカラーは、特に注意してほしい箇所、強調したい箇所に使用する色です。通常、メインカラーの補色を採用します。ただし、アクセントカラーは使いすぎると強調ポイントがわかりづらくなるため、使い過ぎに注意しましょう。

色使いについては下記記事でも詳細に紹介しています。

【関連記事】
伝わりやすいパワーポイントの色使いのポイントを解説!

各オブジェクトの位置を揃える

各オブジェクトの位置がずれないように厳密に揃えましょう。位置がずれていると見た目の印象が悪い上に、読む順番もわかりづらくなります。
パワーポイントには「配置」を揃える機能が備わっています。オブジェクトを並べる際は、この機能を活用してずれがないようにしましょう。

余白を用意する

十分な余白があることによって、注意を向ける対象が少なくなりフォーカスしたいポイントに読み手の意識を向けることができます。

余白や整列などレイアウトについては下記記事にて詳細に紹介しています。

【関連記事】
見やすいパワーポイントのレイアウトとは?6つのルールを紹介

画像の縦横比を変えない

画像を使用する際は、画像の縦横比は変えないようにしましょう。縦横比を変えると画像が歪んでしまい見栄えが悪くなります。
どうしても縦横比を変えたい場合は、画像ソフトを活用するか、パワーポイントの「重なり抽出」機能を利用してトリミングするようにしましょう。

グラフはデフォルトのまま使わない

グラフはデフォルトのまま使用せず、一手間加えることで見やすくなります。
デフォルトのグラフは、グラフタイトルが小さくてわかりづらかったり、目盛りの間隔が細かったりと情報を読み取りづらいです。
グラフタイトルをテキストボックスで追加し、目盛り線や縦軸の数値を最小限にするだけでもだいぶ見やすくなります。
また、強調したい箇所にメインカラーやアクセントカラーを使ったり、テキストボックスで数値を大きく挿入したりするとより伝わりやすくなります。

グラフのデザインや編集方法は下記記事でも詳細に紹介しています。

【関連記事】
パワーポイントのグラフの作成編集方法!見やすいデザインも解説!

資料作成を効率化するめに

ビジネスにおいては、限られた時間の中で資料を作成することが求められます。
資料作成を効率よく行うためのコツを2つ紹介します。

スライドマスター機能でデザインを一括編集する

スライドマスターを用いれば、背景、フォント、レイアウトなどを一括で設定できるため作業時間が短縮できます。
また、スライドマスターの中にあるレイアウト機能を用いれば同じレイアウトのスライドを量産できるためにレイアウトの一貫性を担保できます。

良い資料を参考にする

経験が少ないうちは、どうしても構成やデザインを考えることに時間がかかってしまいます。
自分の資料作成方法が確立されるまでは、ゼロから自分で作るのではなく既存の資料を流用することが作業時間短縮のポイントです。

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