見やすいパワーポイントのレイアウトとは？6つのルールを紹介
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資料を作成する際に、悩みがちなポイントであるレイアウト。
スライドを作成してみたはいいものの、なんとなく「見づらい」「読みづらい」と思ったことがある方も多いのではないでしょうか。
見やすいレイアウトを作成するには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。
この記事では、デザインの専門スキルがなくても、見やすいレイアウトが作成できる6つの基本ルールを分かりやすく紹介していきます。
パワーポイント資料におけるレイアウトの重要性
図やテキストなど複数の要素で表現するパワーポイントにおいて、レイアウトは情報伝達を促す大切な役割を担っています。パワーポイントは、頭の中にある「伝えたい内容」を可視化した資料です。レイアウトは日本語では「配置・配列」の意味で、情報の優先度や関係性を視覚で伝えやすくする役割を持っています。
見やすいレイアウトを作成するためには、まず頭の中にある情報の関係性を整理する必要があります。情報の関係性と伝える順番に沿ってレイアウトを決めていきます。
ここからは伝わりやすいレイアウトを作成するための基本ルールを、6つ解説していきます。
レイアウトのルール1.余白
テキストやオブジェクトの余白を十分に取る
スライド内には十分な余白を取るようにしましょう。余白が少なく、端から端まで図形やテキストが詰め込まれている資料は、読み手に窮屈な印象を与え、読みづらくなってしまいます。
スライドの周囲および、オブジェクト同士の間には十分な余白を設定しましょう。
ガイドとグリッド線を有効活用する
スライドの余白を設定するには「ガイド」や「グリッド線」を使うと便利です。
ガイドとは図形やテキストボックスを、各スライド間で統一した位置で配置するときに使う目安線です。
ガイドを表示するにはリボンの「表示」タブで、「ガイド」にチェックを入れましょう。
ガイド線にカーソルを合わせて、Ctrlキーを押しながらドラッグするとガイド線を増やすことができます。
スライドマスター上でガイド線を作成することで、動かないガイド線を設定することができます。編集中に誤ってガイド線を動かしてしまうミスを防げるので、余白用のガイド線はあらかじめスライドマスター機能を利用して設定するのも一つの手です。なお、標準のガイド線は、間違って動かしてしまっても「Ctrl+Z」のショートカットキーでは元の位置に戻らないので、注意してください。
グリッド線も余白の設定や整列に役立ちます。
グリッド線は、縦横に表示される背景目安線で、リボンの「表示」タブ→グリッド線にチェックをすると表示ができます。
図形の中のテキストの余白も十分に取る
図形の中にテキストを入力する際にも、十分な余白を取るようにしてください。
特にテキスト周りに窮屈に囲み線があると、伝えたい内容であるテキストメッセージの視認性を損ないかねません。
パワーポイントの四角や丸などの図形には、直接テキストを書き込むこともできますが、余白が狭くなりすぎることがあります。その場合は図形の書式設定から、余白を多めにとるようにしてください。
なお、パワーポイント資料におけるおすすめフォントメイリオは中央より上寄りに表示されるため、注意してください。
レイアウトのルール2.整列
オブジェクトの位置がずれていたり、間隔がバラバラだったりする資料は、見た目が美しくないだけでなく、手抜きのような印象を読み手に与えてしまいます。
オブジェクトの位置は厳密に揃える
スライド内のオブジェクトを整列させることで、視覚的に見やすくなる上に、読み手が理解しやすくなります。オブジェクトの整列をさせる際は、厳密に同じ位置に揃えることが重要です。見た目だけで揃えても、微妙にズレてしまうことがあります。
整列の際にも、余白の見出しで説明した「グリッド線」と「ガイド線」が役に立ちます。
確実にオブジェクトを揃えるためには、「配置」機能を活用するのがおすすめです。
揃えたいオブジェクトをCtrl+クリックで選択後、ホームタブから「配置」を選択します。
表示されたプルダウンメニューから「揃え」を選択することで、オブジェクトを厳密に揃えることが可能です。今回は「左揃え」をクリックします。
選択したオブジェクト群が揃いました。
同列のオブジェクトは間隔を揃える
オブジェクトを等間隔で配置することで、洗練された印象の資料となります。逆に、間隔が揃っていないと煩雑な印象を与えるだけでなく、読む順番を混乱させてしまうこともあります。
オブジェクトの間隔を揃える際も、「配置」機能を活用します。
複数のオブジェクトを選択した状態で、ホームタブから「配置」を選択します。
プルダウンメニューの「上下に整列」や「左右に整列」をクリックすると、複数あるオブジェクトの上下や左右の間隔が等しく配置されます。
今回は「左右に整列」を適用しました。
揃って見えない場合は図形で囲う
輪郭が複雑になっている、もしくは境界線がはっきりしていないイラストを使う場合、どうしても配置が揃って見えないこともあります。その場合は四角い図形で囲うことで、すっきり整列された印象になります。イラストの左右に縦線を入れることでも、同様の効果が得られます。
ただし、囲みや背景色を多用すると資料全体がごちゃごちゃした印象になるため、注意が必要です。囲み線や背景色の色を薄めにすることで、資料のノイズとならないような整列効果が得られます。
レイアウトのルール3.グルーピング
関連性のあるオブジェクトは近づける
関連する情報は近づけて配置することで、読み手が直感的に関連性を理解できるようになります。逆に、関連する情報を離して配置してしまうと、理解に時間がかかったり誤って理解してしまったりする可能性があります。
オブジェクトのまとまりをコピーして編集する
同じパターンの複数オブジェクトが繰り返される場合は「グループ化」という機能を活用します。たとえば「画像→見出し→補足テキスト」というパターンの構成が、資料内で複数に渡り登場するケースでグループ化を使用します。
まずは配置や文字数など「見本」となるパターンのまとまりを一つ作成します。
まとめたいオブジェクトを選択した状態で右クリックを行い「グループ化」を行います。（「グループ化」は「Ctrl+G」のショートカットキーでも可。）このグループを必要な数だけ複製してください。
その後、テキストや画像などを漏れがないように差し替えていきます。この手順で作成することで、レイアウト崩れを防ぐとともに、編集工数の削減にもつながります。
レイアウトのルール4.コントラスト
コントラストをつけることで情報の階層が明確になる
コントラストとは「対比」のことです。フォントの大小や色の違いを利用することで、情報の階層や構造を明確にすることができます。同じサイズや色のフォントだけで作られたスライドは、メリハリがなく情報の重要度が理解しにくくなります。スライドの最初から最後まで全ての情報を同じ集中力で読む必要があり、読み手にとって負担です。一枚のスライドの中でコントラストをうまく利用することで、読み手に情報の優先度や重要度が伝わりやすくなります。
コントラストを出す方法
コントラストの有無がどれだけ読みやすさに関わるかは、上の図を見れば理解いただけるかと思います。
コントラストのないテキストのみで作成したスライドは、すべてのテキストが同じサイズ、同じ太さでメリハリがなく、情報の重要度が分かりづらくなっています。一方、コントラストをつけたスライドでは、帯の装飾や太字、フォントサイズの違いによってメリハリがあり、情報の階層が直感的に理解できます。
レイアウトのルール5.視線の流れ
人間の視線の流れの一定の法則に応じて、レイアウトを決めることが大切です。
一枚のスライドを見る際、基本的に人の視線は上から下へ、左から右へと動きます。たとえばそのスライドで最も言いたいことを、スライドの下部や中間地点に配置してしまうと、内容が埋もれてしまうことがあります。
特に経営幹部など忙しい意思決定層は、資料を読む時間が限られていることが多く、細かい部分を読み込まずパラパラと「眺める」ことも多いです。そのため、最も言いたいことは人の目線に入りやすいスライド上部や左側に配置しましょう。
また、結論に達するために複数オブジェクトを使用する際は、「Zの法則」を活用すると良いでしょう。Zの法則とは、ある資料を初めて見た際に、大まかな全体像を掴もうとして、視線は自然に「Z」の形で遷移していくというものです。この法則を意識しながら、Zの形に沿って情報を配置すると効果的です。
レイアウトのルール6.繰り返す
同一資料内において、各スライドのレイアウトのパターンを繰り返して使用することで、資料全体の統一感が生まれます。読み手にとっては、パターン化されることで、「スライドのこの場所にはこういう内容が書かれている」と理解がしやすくなります。
スライドをめくるたびに異なるレイアウトが目に飛び込んでくると、読み手はその都度、自分の頭の中をリセットして、ゼロから構造を理解しなければなりません。繰り返しによって、レイアウトに意味を持たせれば、スムーズな理解に繋がります。
レイアウトをテンプレートとして保存する方法
余白用のガイド線や、コントラストのためのスライドタイトル用の帯などを設定したオリジナルのレイアウトは、テンプレートとして保存しておくことも可能です。
リボンの「スライドマスター」タブから、「レイアウトの挿入」を選択すると、左側の列に新規のレイアウトマスターが挿入されます。このレイアウトマスターを編集することでオリジナルのレイアウトが作成されます。
今回は余白を取るためのガイド線と、コントラストをつけるための、スライドタイトルの装飾を設定しました。
編集完了後は、リボンの「スライドマスター」タブの「名前の変更」を押すと、オリジナルのレイアウトをテンプレートとして保存することができます。
