【基礎編】美しいパワーポイントを作成するコツ①

今回は、美しいパワーポイントを作成するコツのご紹介です。
「図形の整列」「サイズ調整」「図形の複製」の3つのテクニックと具体的な使い方を解説していきます。

パワーポイントに慣れていない方が作成した資料を見ると、資料に入っている要素がきれいに並んでいなかったり、微妙に位置がずれていたりすることがあります。

例えばこのような感じです。

もしかして、「挿入」タブから1つ1つ図形を作って、マウスで動かして並べていませんか?
こういった資料になってしまう方は、

「きれいに直しているヒマがない」
「資料の内容が重要なのであって、図形がきれいに並んでいることは重要ではない」
「そもそも整列の方法がわからない」

ということが起こっているのではないでしょうか。
今回ご紹介するテクニックを使えば、下記のようにきれいに表現することができる上に、そもそも「図形の位置がずれる」ということは起こりません。

作業時間の効率化にもなりますので、ぜひ皆さまも取り入れてみてください。

1.図形の整列

図形をまっすぐに並べたり、間隔を等間隔にするための機能です。
何度も使う機能なので、クイックアクセスツールバーに登録しておきましょう!

※クイックアクセスツールバーとは・・・
パワーポイント上でよく使う機能を常に表示しておく機能です。文字通り、クイック(すぐに)アクセスできるということですね。

設定の手順は下記です。
まず、図形オブジェクトを選択しながら、「配置」→「配置」の順にクリック。

すると、「左揃え」「右揃え」など、どのように配置するかたくさんの選択肢が出てきます。
「左揃え」など、よく使う機能を右クリックし、「クイックアクセスツールバーに追加」をしておきましょう。
複数のオブジェクトを選択したうえで、この「配置」を使うと、図形をきれいに並べることができます。

次に、「配置」→「上下に整列」を選択。
そうすると、一番上のオブジェクトと一番下のオブジェクトを基準として、選択中のすべてにオブジェクトの間隔が等間隔になります。

2.サイズ調整

「配置」をして並べても、微妙にずれてしまう・・・
これは、図形のサイズが微妙に違う場合に起こります。
せっかく左揃えにしても、図形の幅が違うと右端がずれてしまいます。
サイズ調整を行って、すべての図形の大きさをそろえましょう。

手順は下記です。
まず、サイズをそろえたい複数のオブジェクトを同時に選択。
[Shift]をおしながら対象の図形をクリックすると、同時に選択ができます。
複数のオブジェクトを選択した状態で、「図ツール」の「書式」を選択。

図の、2.6cmとなっているところは縦幅が2.6cmでそろっているという意味ですね。
横幅は空白になっていますが、これは幅がそろっていないという意味です。
この空白の中に直接「23」と打ち込むと、横幅を23cmにそろえることができます。

3.図形の複製

「3つ項目を作ったけど、やはり4項目に増やすことになった」など、図形を追加することがあると思います。
そのとき、一から図形を作る人や、[Ctrl]+Cでコピペをする人がいると思いますが、それだとまた配置やサイズ調整を行わなければなりません。
効率化の観点からできれば避け、下記の方法を用いましょう。

まずは基本動作のおさらいです。
これは第32回 【発展編】パワーポイント資料で図形を移動する時に便利な機能で紹介した機能と一部重複しているので覚えている人もいるかもしれません。

・図形の複製→[Ctrl]を押しながら図形をドラッグ
・図形の平行移動→[Shift]を押しながら図形をドラッグ

この2つの基本動作を組み合わせると・・・

・図形を複製して移動→[Ctrl]と[Shift]を同時に押しながら図形をドラッグ

実際にやってみたのがこちら。
3項目目の図形が複製され、3項目目の真下にずれることなく並んでいます。

この動作で、ほんの数秒で全く同じ図形を複製し、かつ配置の機能を使わなくても整列された状態にすることができます。

このとき注意するのは、[Ctrl]と[Shift]のボタンは離さず、さきにマウスを離すことです。
これは、図形だけではなくテキストボックスや表にも使えるので、ぜひ利用してみてくださいね。

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