最終更新日: 2023.07.03

【プロの伝わる資料作成術】デザインの基本4原則！パワーポイント編集のコツも紹介

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パワーポイントの資料作成で悩みがちなデザイン。今日から使えるプロの資料作成術・デザインの基本4原則を紹介します。

目次
・資料における「良いデザイン」とは
・資料デザインの基本4原則
・パワーポイント編集のコツ：全体のデザイン設計にはスライドマスターを使う
・資料のパーツごとのデザインのコツ

資料における「良いデザイン」とは

読み手に情報を瞬時に伝えることができる

資料作成の目的は、読み手にメッセージを理解してもらい行動を起こしてもらうことです。伝わりやすい資料は、読み手が瞬時に情報を取得でき、脳内処理時間を最小に抑えることができます。そのためには、デザインは決して華々しさを追い求めるのではなく、機能面を意識してデザインすることが重要になります。本記事ではメッセージを正確に伝えるためにプロが意識しているデザインの心得を解説します。

ルールやトーン＆マナーが設計されている

デザインは、読み手に対して内容を視覚的にわかりやすく伝えるための手段です。一定のルールやトーン＆マナーが設計されていると、読み手は情報の優先度や階層構造を瞬時に理解することができます。良いデザインの資料を作るにはセンスが必要と言われることもありますが、伝わりやすいデザインのルールにはセオリーがあります。ここからは、伝わりやすいデザインのルールのセオリーを紹介していきます。

資料デザインの基本4原則

1. 1枚のスライドの情報を詰め込みすぎない

資料制作をしていると情報を詰め込み過ぎてしまうことがありますが、これはNGです。情報を読み取るのに時間がかかるばかりではなく、読み手にストレスがかかり、大切な情報が伝わりにくくなります。

1スライド1メッセージが原則

原則として、1枚のスライドで伝えたいこと（メッセージ）は1つまでにします。人間の脳は複数の情報を一度に処理するのに向いていません。限られたスペースのスライド内に複数のメッセージを盛り込むと、重要な情報が見つけづらくなってしまいます。最初はスライド枚数を気にするよりも、1スライドに1メッセージの原則を守ることを心がけましょう。ただし、配布資料の場合は枚数が膨大になると負担になってしまうので注意が必要です。

情報はコンパクトかつシンプルにまとめる

理想的なパワーポイント資料とは、可能な限り最小限の情報量で伝えられるものです。スライド作成において重要視される考え方として、KISSの法則というものがあります。KISSの法則とは「Keep it short and simple」の略で、「短く、単純に」という意味です。長文で説明するのではなく、文章を短縮する、体言止めで終える、あるいは図表に置き換えるなどして、できるだけシンプルに内容をまとめましょう。ただし、例えばお客様の声などを取り上げる際は、むやみに短縮してしまうと不自然なものになってしまいます。ケースによっては理解度を損ねたり、印象を変えてしまったりするので、ニュアンスを損ねない程度の簡略化を心がけましょう。

2. フォントは視認性が高いものに統一

いくら見せる資料とはいっても、スライドにおける一番の情報源はテキストです。テキストが見やすいだけで伝わりやすさは大きく向上します。テキストの見やすさに寄与するフォントのルールについて解説します。前提として、複数のフォントを1つの資料内で使用することは避け、統一しておきましょう。

Windows標準ではBIZ UDPゴシック、メイリオ、游ゴシックがおすすめ

数あるフォントの中でも、視認性に優れたBIZ UDPゴシック、メイリオ、游ゴシックがおすすめメイリオがおすすめです。これらはWindowsPCには標準で搭載されており、太字（Bold）対応なので、強調箇所がわかりやすいです。MSゴシックなどの太字に対応していない一部のフォントでは配色などに配慮しなければ強調箇所わかりにくくなるので注意が必要です。

アルファベットには欧文フォントを使用する

英数字には欧文フォントの使用が望ましいです。アルファベットに特化していない和文フォントだと、英数字は見にくくなりがちです。画像左のスライドはMSゴシックでアルファベットを記載した例ですが、不自然に左寄りになり読みづらくなっています。欧文フォントの中では、読みやすくメイリオとサイズ差の少ないSegoe UIやArialなどがおすすめです。

フォント選びについては下記記事でも詳細に紹介しています。

【関連記事】
▶パワーポイントのおすすめフォント！選び方から設定方法まで解説

3. 配色の基本を押さえる

色の選び方や使い方によって情報の理解度は大きく変わります。色を使いすぎたり、無秩序に使用したりすると、見づらい資料になってしまいます。

色は3色が目安

情報の重要度を判別できるようにするためにも、色の数はできるだけ3色に抑えましょう。文字に使う色、見出しなどに使うメインカラー、特に際立たせたい箇所に使うアクセントカラーの3つに絞ります。それ以上色を増やしたい場合は、同一色の明度や彩度を調整することでまかないます。背景は白、文字色は黒または濃いグレー、メインカラーはコーポレートカラーが一般的です。アクセントカラーはメインカラーの補色にすると高い強調効果が出ます。

一貫したルールで色を使う

一貫したルールで色を使うことで、色合いに意味を持たせることができます。スライドごとに強調箇所に使う色が変わると、読み手は都度そのルールを理解しなおさなければならず、混乱の原因になります。そこで、意識したいのが配色比率の70:25:5の法則です。背景色70、メインカラー25、アクセントカラー5の比率で色を使うことで、それぞれの色の役割が固定されます。メインカラーとアクセントカラーが逆転しがちなので、注意して色を運用していきましょう。

色使いについては下記記事でも詳細に紹介しています。

4. レイアウトを整える

スライドのレイアウトを整えることで情報の構造が明快になり、読み手の理解を助けます。レイアウトのデザインで意識したいポイントを解説します。

十分な余白を取る

スライド内に十分な余白を取らないと、情報の構造が読み取りにくくなり、窮屈な印象も与えてしまいます。余白がもったいないと感じて、ついオブジェクトを詰め込みたくなってしまいますが、見づらくしてしまうだけです。十分な余白を作り、情報を認識しやすくしましょう。また、図形や枠線内にテキストを入力するときも十分な余白を取る、行間の設定を変更し十分な余白を取るなども意識しましょう。

オブジェクトは整列する

オブジェクトを整列させることで、理解のしやすさが向上します。逆に、オブジェクトが整列されていないことで、見づらいだけでなく読む順番を混乱させてしまうこともあります。ずれやはみ出しだけでなく、図形などが等間隔でなかったり、大きさが違ったりするのもNGです。見えない線を意識して厳密に揃えましょう。オブジェクトを整列する際は、グリッド線を表示して目安としたり、Ctrl+Shift+ドラッグで水平垂直コピーをしたりすると楽です。一番確実なのは、リボンのホームタブにある配置機能の「揃え」や「整列」を活用することです。

視線の流れを意識する

視線の流れに沿ってオブジェクトを配置することが、スムーズな理解を助けます。上から下、左から右の順番にスライドは読まれます。また、スライド全体を使用して多くのオブジェクトを配列する場合は、Z字のように読まれます。このような視線の流れを意識してオブジェクトを配置することが大切です。

強弱をつけて情報の階層をわかりやすくする

メリハリのあるデザインが、情報の階層を視覚的に理解しやすくします。単調に文章が並んでいるだけでは、情報の重要度や階層関係が理解しづらいです。左のスライドは強弱を一切つけていませんが、文字の大きさがすべて同じで、読みづらくなっています。右のスライドのようにサイズ、太さ、色に階層に応じて強弱をつけることで、重要度や階層を直感的に理解できるようになります。

位置関係でグルーピングする

関連性のある項目同士を近づけ、ないものは離して配置することで、オブジェクト同士の関係性がわかりやすくなります。たとえば、画像や図表などに補足の文章を入れる場合には、隣接した位置に配置することで誤解を生みづらくなります。

レイアウトも一貫したルールで運用

色と同様にレイアウトも一貫したルールで運用することで、読み手の理解を大きく助けます。スライドごとにレイアウトが変わるとその都度頭の切り替えが必要になり、理解を遅らせてしまいます。そのため、資料全体で一貫した運用をすることで、レイアウトに意味を持たせることができます。

レイアウトについては下記記事にて詳細に紹介しています。

【関連記事】
▶見やすいパワーポイントのレイアウトとは？6つのルールを紹介

パワーポイント編集のコツ：全体のデザイン設計にはスライドマスターを使う

スライドマスター機能を活用することで一貫したデザインルールの運用がしやすくなります。

スライドマスターで共通ルールを設定する

スライドマスターは、スライド全体の共通ルールを設定できる機能です。スライドマスターを使用することで、フォント、色、背景、スライドサイズなどを一括で設定できます。スライドマスターを活用することで、デザインに一貫性を持たせられる上に作業効率も向上します。

「レイアウト」機能でレイアウトを固める

「レイアウト」機能で頻出レイアウトを簡単に複製できます。タイトルスライド、章ごとの区切りの中扉、本論用といった頻出する数パターンのレイアウトを用意しておくことで、スムーズに作成できます。上の画像は本論用に、ヘッダー・フォント・配色・フッターを設定した例です。あらかじめ使用するレイアウトを保存しておくことで、一貫したデザインでの運用が確実にできます。

資料のパーツごとのデザインのコツ

気になる各項目ごとのデザインのポイントを解説します。

表紙のデザイン

資料の顔とも言える表紙のデザインは、読み手や聞き手の興味を左右します。そのため、資料のメインメッセージが一言で伝わるようなタイトルを設定しましょう。初心者は、メインカラーとメリハリの付けたタイトルの表紙をまずは作成してみましょう。

表のデザイン

表のデザインでは、下記の３点が大切です。

・タイトル行とデータ行の違いを明確にする
・テキストの上下・左右の配置は統一する
・列幅・行の高さは統一する

まずタイトルを表す領域と、データを表す領域の違いを明確にするために、色を変えましょう。表内のテキストの配置は上下左右揃えで統一しましょう。基本的に上下は上揃えか中央揃えで、左右は中央揃えか左揃えで統一します。データをまとめた表の場合は、右揃えにすると見やすくなります。同じ情報量の行・列は高さと幅を揃えます。「表のツール」タブ内にある、「高さを揃える」「幅を揃える」機能を用いて正確に揃えましょう。

表のデザインや編集方法は下記記事にて詳細に紹介しています。