パワーポイントのグラフの作成編集方法!見やすいデザインも解説!

資料にデータを盛り込む際に欠かせないのがグラフです。グラフを有効活用すれば、数値を視覚的に捉えることができ、資料の伝わりやすさが大きく向上します。
今回は、そんなグラフの基本的な作成・編集方法や、見やすいグラフを作成する際のコツをご紹介します。

パワーポイントのグラフの種類と作成方法

棒グラフ

棒グラフの特徴

棒グラフは、データの大きさを長方形の高さで表したグラフです。各要素の大小を感覚的に把握しやすく、量を比較するのに適しています

また、異なるカテゴリーの数量を比較する以外にも、時系列の変化を示したり、積み上げ棒グラフを用いることで全体に占める割合を比較したりできます。

棒グラフの作成方法

棒グラフの挿入手順を解説します。

リボンの「挿入」タブより「グラフ」を選択します。

ダイアログボックスの「縦棒」→作成したい棒グラフを選択→「OK」ボタンの順にクリックします。今回はオーソドックスな集合縦棒を選択しています。

エクセルのようなワークシートが表示されるので、グラフで表す値を入力してウインドウを閉じれば棒グラフの挿入は完了です。

円グラフ

円グラフの特徴

円グラフは各要素の割合を比較するのに適しています。内訳の大小を比較するなら積み上げ棒グラフでも可能ですが、円グラフには面積だけでなく角度の要素があることで、より割合や比率の大小を明確に表せます。

ただし、項目数が多いと割合の違いが分かりづらくなるので、円グラフ以外のグラフを検討してください。

円グラフの作成方法

円グラフの挿入手順を解説します。

リボンの「挿入」タブより「グラフ」を選択します。

ダイアログボックスの「円」→作成したい円グラフを選択→「OK」ボタンの順にクリックします。今回はオーソドックスな円を選択しています。

棒グラフのときと同様に、エクセルのようなワークシートが表示されるので、グラフで表す値を入力してウインドウを閉じれば円グラフの挿入は完了です。

折れ線グラフ

折れ線グラフの特徴

折れ線グラフは点で表された数値情報を線で繋いだグラフで、数値情報の変化を表すことに長けています。

複数のグラフを用いれば、相関関係の分析も可能です。

たとえば、上記のように各商品ごとの売上を棒グラフで表すことによって、下記のような相関関係が読み取れます。

「商品A・Bの売上が下がると、商品Cの売上が上がる」

「商品Cの売上が下がると、商品A・Bの売上が上がる」

ただし、多くのグラフを描画するとかえって情報が読み取りづらくなるので、多くとも4、5個までにしましょう。

折れ線グラフの作成方法

折れ線グラフの挿入手順を解説します。

リボンの「挿入」タブより「グラフ」を選択します。

ダイアログボックスの「折れ線」→作成したい折れ線グラフを選択→「OK」ボタンの順にクリックします。今回はオーソドックスな折れ線グラフを選択しました。

他グラフと同様にエクセルのようなワークシートが表示されるので、グラフで表す値を入力してウインドウを閉じれば、折れ線グラフの挿入は完了です。

2軸の複合グラフ

極端に単位が違う項目同士の比較を行う場合や、データの変化を際立たせたい場合などは2軸の複合グラフを活用します。よく使用されるのは、棒グラフと折れ線グラフの複合グラフです。

2軸の複合グラフの挿入手順を解説します。

リボンの「挿入」タブより「グラフ」を選択します。

ダイアログボックスの「組み合わせ」→系列ごとに作成したいグラフを選択→「OK」ボタンの順にクリックします。今回は、系列1と系列2は集合縦棒、系列3は折れ線グラフに設定しました。

他グラフと同様にエクセルのようなワークシートが表示されるので、グラフで表す値を入力してウインドウを閉じます。

挿入されたグラフのうち、第2軸を設定したいグラフ上で右クリックし、プルダウンメニューから、「データ系列の書式設定」をクリックします。

右サイドのメニューから、「第2軸」にチェックを入れれば反映完了です。

パワーポイントのグラフのデータを編集する方法

パワーポイント上でグラフを編集する際には、数値変更のみを行う簡易なワークシートを利用する方法と、エクセルの機能を利用する方法の二通りがあります。

ワークシートを利用して編集する方法

パワーポイント上でグラフを編集する際には、エクセルのようなワークシートを利用します。

編集したいグラフを選択後、リボン「グラフのデザイン」タブ→「データの編集」→「データの編集」をクリックします。

エクセルのようなワークシートが表示されるので、このウインドウでデータを編集します。

編集が完了したらウインドウを閉じれば、データがグラフに反映されます。

エクセルを利用して編集する方法

エクセルでパワーポイント上のグラフを編集する方法

パワーポイント上のグラフは、エクセルを用いて編集することも可能です。

編集したいグラフを選択後、リボンの「グラフのデザイン」タブ→「データの編集」→「Excelでデータを編集」をクリックします。

ワークブックとは違い、オートフィルや関数を利用できます。編集が完了したらウインドウを閉じれば、データがグラフに反映されます。

エクセルで作成したグラフをパワーポイントに挿入する方法

また、エクセルで作成したグラフをパワーポイントに挿入することもできます。

エクセルで作成したグラフを右クリックしてコピーします。 パワーポイントを開き、グラフを挿入したいスライドで右クリックし、貼り付けのオプションを選択します。

貼り付け方としては「ブックを埋め込む」方法か、「データをリンクする」方法の2通りです。(図として挿入するパターンは編集できなくなるため割愛します。)それぞれに書式の指定方法として「貼り付け先のテーマを使用」と「元の書式を保持」の2通りがあります。前者はパワーポイントの書式に、後者はエクセルの書式に従ってグラフが生成されます。

左側2つのアイコンは「ブックを埋め込む」方式です。「ブックに埋め込む」方法では、エクセルのデータと同期されないので、コピー元のエクセルデータが削除されたとしても、パワーポイントには影響がないのがメリットです。

「データをリンク」する方法はエクセルファイルのデータと同期されるため、エクセルファイルを編集したらパワーポイントグラフが同時に更新されます。「データをリンク」するとパワーポイントとエクセルを常にセットで保存しなければならず、ファイルを送受信するとリンクが切れてしまうため、基本的には埋め込みを推奨します。

単位・目盛りの編集方法

目盛りや単位の編集方法を解説します。

単位の設定・変更方法は下記の手順で行います。

グラフを右クリックし、メニューから「軸の書式設定」を選択します。

「軸のオプション」のアイコンを選択し「表示単位」で単位を設定、変更できます。

今回は千円単位を選択しました。

また、軸の目盛りの単位は同画面の「単位」→「主」に入力すれば設定、変更できます。今回は20,000ずつで設定しました。

目盛線を編集することもできます。別の目盛線を設定したい場合は、グラフ右上の「+」ボタン→「グラフ要素」のメニューで「目盛線」横の三角形をクリックします。表示させたい目盛線を選択すれば設定完了です。

凡例の編集方法

凡例を編集する方法を解説します。

凡例の表示はグラフ右上の「+」ボタンをクリックし、「グラフ要素」の「凡例」にチェックを入れれば完了です。

凡例の順序を変更する際は下記の手順で進めます。

グラフ右上の「フィルター」ボタンをクリックし、「データの選択」リンクをクリックします。

「データソースの選択」ダイアログボックスが表示されます。

凡例(今回は「商品B」)を選択し、「▲」ボタンを押すと順番を変更できます。

また、凡例を選択し「編集」をクリックすれば、凡例の名称が変更できます。

今回は、商品をそれぞれコースに変更します。

凡例の順番と名称が変更されました。

色の編集方法

グラフの色を編集する方法を解説します。棒グラフを例に説明していきます。

色の変更したい系列をクリックして選択した後、グラフツールの「書式」タブ→「図形の塗りつぶし」をクリックします。

カラーパレットが開かれるので、任意の色を選択すれば変更完了です。

今回は、見やすさも加味しての濃淡の違う色でグラフを塗り分けていきます。カラーパレット上で同じ列の色を選択していけば、この塗り分けが可能です。

グラデーションで塗り分けられたグラフが完成しました。

パワーポイントにデフォルトで登録されている凡例の色パターンを反映することもできます。グラフ右上の「スタイル」ボタンをクリックし、「色」タブから任意の色を選択すると色が変更になります。

編集の自由度も加味すると、最初に紹介した方法で設定していくことをおすすめします。

デザインの変更方法

グラフのデザインを変更する方法を解説します。

まずは、グラフの種類の変更方法からです。

「グラフの種類の変更」をクリックすると、グラフ挿入時と同様のダイアログボックスが表示されるので、任意のグラフを選択しましょう。たとえば、円グラフの項目が多すぎて各項目ごとの比率がわかりづらくなったものを、横棒グラフに置き換えたい時などに利用すると便利です。

次には、グラフのスタイルを変更する方法です。

リボンの「グラフのデザイン」タブの「グラフスタイル」から任意のものをクリックすることで反映されます。

スタイル3を反映しました。ただし、見やすいデザインは少ないため、使用しないのが無難です。

パワーポイントのグラフを見やすくするコツ

パワーポイントのグラフは、デフォルトのままでなく一手間加えることで見やすくなります。不要な情報は捨て、必要な情報のみを読み手にわかりやすく伝えることが大切です。

強調箇所を視覚的に示す

一番伝えたいデータのみを視覚的に強調することで、解釈のずれを防ぎます。

色は基本グレーカラーのグラデーションで、一番強調したいところだけメインカラーかアクセントカラーにすることで、強調効果が期待できます。あるいはボリュームゾーンをメインカラーにして、その他をメインカラーのグラデーションにするのもおすすめです。

グラフ上に表示するデータラベルは、強調箇所にのみ使用すると効果的です。デザインを調整することを考慮し、グラフの機能ではなくテキストボックスで追加し、目立つように配置します

データラベルを追加する場合、数字は単位より大きくするとデータが読み取りやすくなります。

また、増加傾向などを強調したい場合には矢印を使用すると効果的です。

アニメーションや余計な装飾を入れない

伝えたいデータ以外は目立たないように余分な装飾は控えます。

グラフが目立つように、アニメーションやグラフの3D化などの装飾をつい行ってしまいがちですが、装飾にばかり目が向いて、データを読み取りづらくなってしまうので注意しましょう。

同じ数値情報を基にした円グラフですが、同じ40の領域でも3D化すると大きく見えてしまいます。

目盛りは最小限に抑える

不要な目盛りや数値はデータの読み取りを妨げるため、最小限に抑えます。そのため、プロットエリアの目盛線は補助の縦線などは使用せず横線のみか非表示に抑え、縦軸の数値は最小限のもののみ表示されるようにします。

グラフタイトルはテキストボックスで追加

グラフのデフォルト機能ではなく、テキストボックスで作成することで、見やすくなる上に編集しやすくもなります。グラフタイトルであるとわかるような形で、挿入しましょう。

フォントを本文と統一

グラフ内のテキスト、本文とフォントを統一します。本文でも推奨している見やすいフォントであるメイリオがおすすめです。

グラフのデザインをテンプレート化する方法

毎回編集をする手間を省くためにグラフのデザインをテンプレート化する方法を紹介します。

数の積み上げ式棒グラフを例に解説します。このグラフは、配色をメインカラーのグラデーションにして、目盛り線を削除しました。

テンプレートとして保存したいグラフ上を右クリックし「テンプレートとして保存」をクリックします。

ダイアログボックスが表示されるので、判別しやすい名前をつけて保存します。

保存後、リボンの「挿入タブ」→「グラフを挿入」→「テンプレート」をクリックすると保存したテンプレートが表示されます。このテンプレートはファイル間でも共有可能なので、次回作成時の編集の手間を省くことができます。

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