資料作成に時間がかかる理由4つと短縮・効率UPの方法6つを徹底解説！
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日常的な業務として発生する資料作成。着手すると時間がかかるので後回しにしがちだったり、着手すると本来取り組むべきコア業務がおろそかになったりしませんか？今回は資料作成に時間がかかる要因とその対処法をプロの視点から解説します。資料作成での残業にお困りの方や部下を指導する立場の方はご一読ください。
資料作成に時間がかかる4つの理由
1. いきなりスライドから作り始めてしまっている
資料作成にとりかかる際に、いきなりパワーポイントを開いてスライド作成に着手するのはNGです。目的と要件が不明確なままいきなりスライド作成をはじめると、着地点が見えなくなります。また、作成途中に目的を見直すと作業が振り出しに戻るため、非効率的です。
その上、行き当たりばったりで作成すると情報の抜け漏れや論理の破綻が起こりやすく、上司や他の人からチェックを受ける際に差し戻しになる可能性が高いです。修正に多くの時間がかかることになります。
2. ソフトウェアの操作方法に慣れていない
パワーポイントなど、資料作成に使うソフトウェアの操作に慣れていないと、調べながら作業するために時間がかかってしまいます。盛り込むべき内容が頭の中でまとまっていたとしても、操作方法がわからなければスムーズに資料を作成することができません。
「パワーポイント資料にスライド番号を入れたいけれども、どのように挿入すればいいかわからない」「円グラフを棒グラフに変更したいけれど、どこで変えればいいのかわからない」
よく使う操作は覚えておかないと、いちいちインターネットで調べたり、人に聞いたりしなければなりません。
また、ショートカットキーを知っているかどうかでも、作業時間に大きく差が出ます。
3. スライドのデザインがなかなか決められない
いざスライドを作成してみたものの、納得いくデザインにならず、調整に時間がかかってしまう人もいます。始めから完璧なものを作ろうとして、なかなか前に進まないパターンです。
完璧主義の人に多く、「あれもこれも整えないといけない」と感じ、作業量が増えてしまいます。いつまでもデザインが決まらず、時間と労力を消費してしまうのです。
4. 集中して作業する時間が取れていない
電話やメールなどでたびたび作業が中断してしまうと、資料作成に集中できません。資料作成に限らず、仕事中に横やりが入り集中力が途切れたという経験は誰にでもあると思います。
人は集中状態に入るまでに平均23分かかるとも言われています。集中して作業できる時間が確保できないと、毎回集中力が途切れてしまうため効率が低下し、完成まで時間がかかります。
資料作成の時間を短縮する6つの方法
1. 資料の目的を明確にする
資料の作成前に目的を明確にしておけば、後々の方針のブレを防ぐことができます。資料を通じて、誰にどんな行動をとってほしいのかをあらかじめきちんと定義することで、資料の方向性が明確になります。たとえば、読み手がじっくり考えるタイプの人なら、資料に補足説明を加えたり、想定される質問をQ&Aとして加えたりすることが有効な場合があります。
資料を読んでもらった後、読み手がすぐに行動に移せるくらい具体的に目的を示しましょう。
2. スライド作成前に構成を決める
スライド作成前に、手書きやワードで構成を検討することをおすすめします。構成を検討することで、情報の抜け漏れ・ダブリや論理の破綻などを防ぐことができるからです。
まずは目次のレベルで書き出し、全体の流れを決定します。その上で、各パートで主張するメッセージを加えていき、適切な根拠づけができているかを確認しましょう。
構成が完成したら、その段階で上司からフィードバックをもらってください。この時点で差し戻しが発生したとしてもスライドを作り込む前なので、修正にかかる時間は比較的少なくて済みます。
また、構成をしっかりと固めておくことで、デザインの段階で構成を見直すことがなくなり、効率化するメリットもあります。構成の作り方はこちらの記事でより詳しく解説しています。
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▶【プロの伝わる資料作成術】構成4ステップとデザイン7原則を徹底解説！
3. ソフトウェアの操作に慣れる
基本的な操作や効率化する機能を覚えておくと、資料作成のスピードが上がります。たとえば、ショートカットキーやスライドマスター機能を活用すれば、より効率的に資料を作成できます。
ショートカットキーを活用すれば、操作が一瞬で完了します。パワーポイントには数多くのショートカットキーが設定されているので、よく使用する機能は覚えておきましょう。パワーポイントの便利なショートカットキーはこちらの記事で紹介しています。
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▶【劇的効率化！】150個のおさえたいパワーポイントのショートカット｜図解付き解説
スライドマスターは全スライドに一律で変更を適用できる機能で、テンプレートをカスタマイズすることができます。たとえば、スライドマスターを有効活用することで全スライドにガイド線を設定したり、ロゴを背景に一括で埋め込んだりすることができ、編集の手間が省けます。スライドマスターの使い方はこちらの記事で解説しています。
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▶パワーポイントのスライドマスターの使い方を徹底解説！一括編集で作業効率を劇的UP
基本的な操作方法やショートカットキーなどは、その都度調べるのではなく、一気に学習して記憶することをおすすめします。資料を作成する場面が頻繁に訪れることを考えれば、学習するメリットは大きいです。少々面倒かもしれませんが、まとまった時間を確保してソフトウェアの操作に慣れてみてください。
4. デザインのルールを理解する
デザインのルールを理解しておくことで、スライド作成がスムーズになります。
パワーポイント資料のデザインにおいて重要なのは、華々しさではなく、読み手に情報を瞬時に伝えることができるかどうかです。パッと見てすぐに内容を理解できるデザインであれば、読み手にストレスを与えることなくスムーズに読み進めてもらえます。逆に、見づらい・わかりづらい資料は重要な情報が見つけられなかったり、誤解を生んでしまったりする可能性があります。
伝わりやすいデザインには一定のルールがあり、フォントや配色など、注意しなければならないポイントがいくつかあります。デザインのルールは、以下の記事で詳しく解説しています。
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▶【プロの伝わる資料作成術】デザインの基本4原則！パワーポイント編集のコツも紹介
5. 集中できる環境を作り出す
資料作成の作業スピードを上げるためには、集中できる環境を作ることも大切です。会議室を利用したり、空いた部屋を活用したりして、資料作りに集中できる環境と時間を確保してください。
自分の席から離れるのが難しい場合は、メールや電話対応ををせずに資料作成だけに集中する時間を確保するのもおすすめです。上司に了承を得て、時間の確保に努めてみてください。
6. 資料作成代行業者に依頼する
プロに依頼することで、資料作成にかけていた時間が浮き、取り組むべきコアな業務に集中できます。
また、自分で作成する以上にクオリティの高い資料に仕上げてくれるので、成果も期待できます。読み手に伝わる言い回しや構成、伝わりやすいデザインなど、豊富な知見を活かして、総合的に質の高い資料を作成してもらえます。
さらに、経験豊富な第三者の視点から、客観的なアドバイスがもらえるため、社内だけの視点では出てこなかった新たな切り口が見つかるというメリットもあります。
コア業務に集中している間に成果の出る資料を作成してくれるため、生産性が大きく向上することでしょう。資料作成代行サービスを提供している会社をこちらの記事で特徴別に紹介しています。26社のうち自社の課題に合ったサービスを提供する企業が必ずあるはずなので、ぜひ一度チェックしてみてください。
