プレゼンテーションの配布資料を作成するコツ!

プレゼンテーションの資料は、投影用とは別に配布用を準備することがあります。

配布資料はそもそも必要なのか、必要な場合はどのように作成すればいいのかなどは、意外と知られていないかと思います。

今回は、プレゼンテーションの配布資料を作成するコツを解説します。プレゼンテーションの効果をより高めるために、参考にしてみてください。

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公開日 2021年1月21日 最終更新日 2021年9月29日

プレゼンテーションの配布資料を作成するメリット

社内検討時に活用してもらえる

配布資料は、プレゼンテーションを終えた後に効果を発揮することがあります。
プレゼンテーションに決裁者が参加していない場合には、提案の採否はその場で決定されません。一度提案を持ち帰ってから、再度社内で相談・検討するプロセスが発生します。

そのような社内検討時には、配布資料が必要です。配布資料がなければ、間違った情報や不十分な情報で判断されてしまう可能性があるためです。
配布資料があれば、プレゼンテーションを終えた後、自分がいない場でも、伝えたい情報を正確に伝達することが可能です。

聞き手の復習に役に立つ

配布資料は、プレゼンテーションを終えた後に聞き手が復習する際に活用できます。
またプレゼンテーションの最中にメモを書き留めておくものとしても役に立ちます。

聞き手は自分でメモ書きをした配布資料を読み返すことで、内容を思い出し、復習効果が高まるでしょう。

資料を配布するタイミング

配布資料は、プレゼンテーションのどのタイミングで配布するのが良いのでしょうか。
配布のタイミングと、それぞれのメリット・デメリットを解説します。

プレゼンテーション開始前に配布する

開始前に資料を配布することで、聞き手は内容を予習することができます。聞き手が集中して聞きたいポイントや疑問をあらかじめ考えることができれば、プレゼンテーションへの理解が深まるでしょう。また、先述の通り配布資料をメモとして使用してもらうこともできます。

デメリットとしては、事前に内容を把握されてしまうため、プレゼンテーション本番で目新しさや驚きを与えられない点が挙げられます。
また、聞き手の目線が手元の資料に集中してしまい、意識がプレゼンターの方に向きにくいという場合もあります。

プレゼンテーション終了後に配布する

プレゼンテーションの最中に手元に資料がなければ、聞き手の意識はプレゼンターの方に向きやすくなります。特に、動作やしぐさも含めてプレゼンテーションを演出したい場合は、終了後に配布した方が効果的と言えます。

デメリットとしては、聞き手がプレゼンテーションを聞きながらメモを取りたい場合は、聞き手自身でメモ用紙を用意したり、PCやスマートフォンなどでメモをとったりする必要がある点です。

また配布資料がないと思い込み、プレゼンテーションの最中に聞き手が内容をメモすることに集中してしまう可能性もあります。そのような事態を避けるためには、の開始前に「資料は終了後に配布します」などのアナウンスをしておくと良いでしょう。

配布資料を作成するときのポイント

情報量を増やす

配布資料には、できるだけ詳細な情報を載せましょう。
プレゼンテーション後に、聞き手の社内検討でも使われる可能性を考慮し、資料が一人歩きしても大丈夫な状態にするためです。

同時に、配布資料は「プレゼンテーションを聞いていない人」でも理解できるようにしてください。
そのため、投影資料の補足となる情報や詳細のグラフデータを配布資料に掲載すると良いでしょう。情報量が多くなるため、投影用資料より配布資料のフォントは多少小さくしても構いません。もちろん可読性や判読性が低下しない程度にとどめます。

ただし、あれこれと情報を詰め込み過ぎるとわかりにくい資料になります。情報の過不足を精査して、配布資料としての完成度を高めるようにしてください。

枚数を増やしすぎない

聞き手が持ち帰るときの負担にならないように、配布資料の枚数は増やしすぎないように注意してください。枚数が多いと聞き手が持ち帰るときにかさばるだけではなく、印刷コストも増えてしまいます。

どうしても配布資料の枚数が増えてしまった場合は、1ページに複数スライドを印刷するなどの工夫をすると良いでしょう。

モノクロになることを意識しておく

配布資料はモノクロで印刷することも多いです。
作成の段階で、モノクロでも問題がないデザインを心がけてください。
画面やスクリーンで見たら効果的な配色でも、モノクロで印刷すると違いがわからなくなることもあります。

モノクロで印刷する場合は、色でメリハリをつけるだけではなく、太字やフォントサイズに差をつけて強調箇所を目立たせると良いでしょう。忙しい意思決定者が資料を流し読みした場合でも、重要な箇所は目に入ることを意識してください。

配布資料ができあがったら、印刷をする前にグレースケール(白黒)表示でチェックしてください。

ツールバーの「表示」タブをクリックし、真ん中にある「グレースケール」を選択すると、モノクロ印刷時のプレビューを確認することができます。

プレゼンテーションの配布資料を印刷するときのテクニック

配布資料を印刷するときにも、工夫できることがあります。いくつかの印刷テクニックを紹介します。

1ページに複数枚のスライドを印刷する

配布資料の枚数を減らしたい際は、1ページに複数枚のスライドを印刷することをおすすめします。

パワーポイント 配布資料 印刷テクニック1

「ファイル」タブをクリックし、「印刷」を選択します。

パワーポイント 配布資料 印刷テクニック2

「設定」の「フルページサイズのスライド」をクリックするとレイアウトを選択するメニューが表示されます。
メニューの「配布資料」の中から任意の部数を選択してください。1ページには最大9枚分のスライドを印刷することができます。

プリンター側で「2アップ」や「集約」など(プリンターによって用語が違います)の設定がある場合は、同様に1ページに複数枚のスライドを印刷することが可能です。

印刷枚数が減らせると便利ですが、印刷後の見やすさにも配慮してください。1ページに印刷するスライドの枚数を増やすと、各スライドが小さくなります。スライドの情報量にもよりますが、1ページに2枚程度のスライドを配置するレイアウトが推奨されます。

メモ欄付きの配布資料を印刷する

配布資料にあらかじめメモ欄を設けた状態で印刷することも可能です。

パワーポイント 配布資料 印刷テクニック3

「ファイル」タブをクリックし、「印刷」を選択します。「設定」メニューに「フルページサイズのスライド」でレイアウトを選択するメニューが表示されます。
たとえば、メニューの「配布資料」で「3スライド」を選択すると、スライドの右側に罫線付きのメモが設置されます。

ただし1ページに3枚を印刷すると、スライドのサイズが小さくて内容が読みにくくなるので注意が必要です。

推奨のレイアウトは、紙面の上半分をスライドに、下半分をメモ欄にして印刷する方法です。この方法に関しては以下の記事で詳細に紹介しているので、是非ご覧ください。

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