プレゼンテーションを成功させるためのコツとは?資料や話し方の観点から解説

今回は、「資料作成」「話し方」「質疑応答」などの観点から、プレゼンテーションを成功させるためのコツを解説します。プレゼンテーション初心者の方はこの記事で紹介するコツをぜひ参考にしてみてください。上級者の方はこの記事で紹介するポイントが意識できているか、あらためて確認してレベルアップを目指しましょう。

プレゼン資料作成のコツ

ここでは、プレゼンテーション資料作成の3つのコツを解説します。

1. プレゼンテーションの目的を意識する

プレゼンテーションの目的は、自分の主張や提案によって聞き手の行動を促すことです。資料を作成する際も、プレゼンテーションによって誰にどんな行動をとってほしいか、その「目的」を常に意識することが大切です。

あなたはプレゼンテーションによって、聞き手にどのような行動を期待するのでしょうか?常に聞き手の目線を意識しながら準備を進めましょう。意識することで、資料の作成方針に一貫性が生まれます。

2. 1スライド1メッセージの法則を守る

プレゼンテーション資料の作成の際には、パワーポイントやキーノートを使う場合が多いと思います。その場合、原則として「1スライドに1メッセージ」を意識しましょう。
熱意があるほど伝えたい情報があふれてくることがあります。しかし、1つのスライドにあまりに多くのメッセージを詰め込みすぎると、聞き手にとってはどの情報が一番重要なのか、かえってわかりづらくなります。

プレゼンテーション資料は「1スライドに1メッセージ」の法則を守ることで、聞き手のスムーズな理解につながります。

3. デザインのルールに従ってスライド作成する

伝わりやすいプレゼンテーション資料のデザインには一定のルールがあります。たとえば、多くの色を使いがちですが、プレゼンテーション資料で使う色は3色が目安です。文字の色を黒とし、全体のテーマカラーとなるメインカラー、強調に使用するアクセントカラーの3色に絞って色を使います。一定のルールに従ってデザインすることで、重要箇所を際立たせることができます。

色の他にも、レイアウトのルールや見やすいフォント選びなど、基本的なデザインルールを理解しておくことで、見やすいスライドを作成することができます。

【関連記事】
良いパワーポイント資料のデザインとは?正しく情報が伝わるコツを紹介

プレゼンテーションの話し方のコツ

ここからは、プレゼンテーションの話し方の5つのコツについて解説します。

1. 大きな声でゆっくりと話す

プレゼンテーションで緊張すると小さい声で早口になってしまいがちなので、大きな声でゆっくりと話すことをいつも以上に心がけましょう。声のボリュームを維持しつつ、スピードをコントロールすることがコツです。

また普段よりも口を大きく開けることを意識しましょう。これによって、聞き慣れない固有名詞や専門用語なども聞き手に正確に伝わりやすくなります。

2. 身振り手振りを交えながら話す

プレゼンテーションでは、身振り手振りを交えながら話しましょう。要所で身振り手振りを交えることで、聞き手に伝えたい内容を強く印象づけられます。たとえば、3つのメリットを紹介する場面では、指を3本立てながら話す、といった具合です。

ただし、身振り手振りが多すぎると、聞き手はかえって集中できなくなってしまいます。ポイントを絞って効果的に使いましょう。

また、表情もプレゼンテーションの印象に影響を与えます。口角が下がり、俯きがちに話すと自信がなさそうな印象になりますが、口角を上げてまっすぐ前を向いて話すことを意識することで、自信に満ちた印象を与えることができます。

3. 緩急をつける

緩急をつけることで、より伝わりやすい話し方になります。たとえば、重要な箇所ではゆっくり話す、声のトーンを変化させる、適切な間を取るなど、メリハリのある話し方を心がけましょう。

また、プレゼンテーションの途中で聞き手の集中力や興味が途切れてきたと感じた場合には、聞き手に対して問いかけを挟み、数秒の間を取ってみましょう。これによって聞き手の関心を再びひきつけられることがあります。

4. 結論から伝える

プレゼンテーションは、結論から伝えることを推奨します。結論を先に伝えることで、聞き手はプレゼンテーションの全体像をイメージしやすくなります。

意図的に結論を最後にする場合もありますが、結論が見えないまま話し続けると、結論に達する前に聞き手の気持ちが離れてしまうことがあるので注意しましょう。 

5. 熱意を持って話す

熱意を持って話すことで、プレゼンテーションに聞き手を引き込みやすくなります。自信を持ち、熱意を持って語りかけましょう。

ただし、誇張は信頼性を損ねたりマイナスの印象を与えることもあるので注意しましょう。聞き手の温度感やプレゼンテーションの内容も考慮しつつ、あなたの熱意を最善の形で出してみてください。

質疑応答に対応するコツ

プレゼンテーションの質疑応答に苦手意識を感じている人も多いのではないでしょうか?質疑応答では、臨機応変な対応力が求められます。ここでは、質疑応答にうまく対応する4つのコツについて解説していきます。

1. 想定される質問には答えを用意しておく

あらかじめ質疑応答で聞かれるであろう質問を想定して答えを用意しておくと良いでしょう。これによって、本番で落ち着いて対応することができます。

また質問を想定しその答えを用意するということは、聞き手目線でプレゼンテーションを考えることにもつながっているので、プレゼンテーション全体の質を向上させられるというメリットもあります。

2. 相手の意見も尊重する

質疑応答時には、肯定的な反応だけでなく、自分の意にそぐわない意見が出ることも往々にしてあります。たとえ納得できない意見が出たとしても感情的にならず、質問者の意見を尊重した上で自分の意見を真摯に伝えることが大切です。「たしかに、そのようなご意見もありますよね。」といったように、いったん相手の意見を肯定した上で、自分の意見を述べると、角が立ちにくいです。

3. 答えられない場合には後日回答するようにする

質疑応答では、想定外の質問をされる場合もあり得ます。すぐには答えられない質問の場合、その場で無理に答えようとすると不十分な回答や誤った回答になる可能性があります。

現時点ではその質問に答えられないという旨を誠意を持って質問者に伝え、熟考の上で後日回答するという姿勢を見せることが大切です。

4. 質問がない場合はよくある質問の例を挙げる

先ほど挙げた「質疑応答で想定外の質問が出て焦ってしまう」というケースとは逆に、「質問がまったく出ずに、会場に気まずい沈黙が続く」というケースもありえます。この場合には、プレゼンターが質問の例を挙げることで質問しやすい雰囲気を作りましょう。

その他にも下記に挙げるような事前対策をすることで、聞き手がプレゼンテーションの内容を思い出しやすくなり、質問がしやすい状況を作ることができます。

・配布資料を用意する
・配布資料にメモ欄を用意しておく
・質疑応答時には内容を総括する1スライドを投影しておく
・事前に質問を募っておく

その他プレゼンテーションをスムーズに行うためのコツ

最後に、プレゼンテーションをよりスムーズにおこなうために押さえておくとよい3つのコツに触れておきます。

1. 聞き手をよく分析しておく

この記事の前半でもお伝えしたように、プレゼンテーションの目的は、自分の主張や提案によって聞き手の行動を促すことです。したがって、聞き手の属性(年齢、性別、立場など)や、ニーズ、前提知識レベルなどをできる限り事前に把握しておくことで、プレゼンテーションがよりスムーズになります。

たとえば、専門用語を使用するか否かなど、聞き手の前提知識レベルに合わせて使う言葉を変えることが、伝わりやすさは大きく左右されます。また、聞き手の立場や年齢性別、役職などを分析して、たとえ話や事例紹介などのエピソードを変えるのも有効です。聞き手が興味を持ちやすいテーマを選定しましょう。

さらに、同じテーマでプレゼンテーションをする場合も、聞き手はざっくり全体感を知りたいか、各要素を詳しく掘り下げてほしいかなど、聞き手のニーズに寄り添った構成を意識することが大切です。

2. 事前に十分に練習をしておく

当然ながら、プレゼンテーションの練習やリハーサルは入念におこないましょう。十分にプレゼンテーションの練習を積んでおくことで、本番に自信をもって臨めます。

効果的な練習方法としては、下記が挙げられます。
・プレゼンテーションの練習風景を録画して見返す
・上司や同僚などの第三者相手に見てもらい、フィードバックをもらう

このように、客観的な視点で自分のプレゼンテーションを振り返り改善していくことが、プレゼンテーションの質を確実に向上させる秘訣です。
プレゼンテーションの練習方法については、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

3. スライドショー時にショートカットキーを活用する

パワーポイントを使ってプレゼンテーションをする場合には、ショートカットキーを有効活用することで、スライドショーをスムーズに進行できます。以下、プレゼンテーションに役立つパワーポイントのショートカット(Windows版)を挙げておきますので、ぜひ参考にしてみてください。

・スライドショーを開始する:F5
・現在選択しているスライドからスライドショーを開始する: Shift+F5
・スライドショーの終了:Esc
・次のスライドに移動:Enter(→、↓)
・前のスライドに戻る:Backspace(←、↓)
・スライド一覧を表示する:Ctrl+ -(マイナス)

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