【例文付き】プレゼンテーション原稿作成のポイントを徹底解説！

プレゼンテーションの原稿は重要

プレゼンテーションの原稿を作成しておくことで、話し忘れを防ぐことができます。
先ほど述べたとおり、プレゼンテーション本番はどうしても緊張しますから、原稿を用意しておかないと話が飛んでしまうこともあります。

また、トラブルなどで時間がおしてしまった場合などでも、原稿に話すべき内容をまとめておけば、話す内容の取捨選択がしやすく、内容の抜け漏れを防ぐことができます。

このような直接的な効果だけでなく、原稿を用意することで、「万が一内容が飛んでしまっても大丈夫」という精神的な余裕がもたらされます。そのため、落ち着きをもって本番に臨むことができるでしょう。

プレゼンテーションの原稿の基本構成

「導入」

プレゼンテーション原稿の最初は、プレゼンを進めるにあたっての「導入」の内容を記載しましょう。
導入部分は、聞き手の注意を引き、これから展開される内容への興味を喚起する上で重要な役割を果たします。導入部分を作成する際は、以下のような例文を参考に構成してみてください。

最後に、3つ目の例文でご紹介したレトリカルクエスチョンについて補足しておきます。
レトリカルクエスチョンとは、質問を問いかけた相手からの回答を期待せずに行う質問のことです。
強調や効果を生み出すために使われる修辞的な表現技法の一つとされています。作成される際はこちらの内容も参考にしてみてください。

「中盤」

プレゼンテーション原稿の導入部分の次にあたる「中盤」は、導入部分で喚起した聞き手の興味をさらに深め、核心的なメッセージを展開する部分です。
具体的にここで記載したいことは、以下で提示する例文のような内容となります。

「まとめ」

プレゼンテーションの原稿の最後、「まとめ」の部分は聞き手の頭や心に最も残る部分です。
そのため、ここでは、プレゼンテーションで伝えてきた話の要点を再確認する内容などを記載して、聞き手に行動を促せる内容を記載しましょう。
具体的にここで記載したいことは、以下のような内容となります。

プレゼンテーションの原稿作成時のポイント

作成済みの資料の構成をベースに作成する

プレゼンテーションの原稿は、作成済みの資料の構成・内容をベースに作成しましょう。
構成が十分に練られた資料であれば、盛り込まれている内容は抜け漏れのない最適なものになっているはずです。

【関連記事】
▶【種類別構成例】資料の構成とは？｜作成の3ステップ・注意点・実例をまとめて解説

資料の構成段階から聞き手の属性やニーズ、口頭説明に使える時間などを考慮しておきましょう。
深く掘り下げたいトピックや資料に記載できなかった情報などをプラスアルファとして原稿に追加すると、プレゼンテーションの内容が充実したものとなるでしょう。
その際、下記の画像に記載している手順で進めてみてください。

1.資料内で扱っているトピックをすべて書き出す
2.それぞれについて検討し、深く掘り下げるものと、掘り下げないものに分ける
3.補足事項を原稿に記載する
4.ページとページをつなぐ言葉を記載する

ページ間をつなぐ言葉を盛り込んでおくと、円滑に発表を進めることができます。これを本番にアドリブで行うと、意外と言葉に詰まってしまうことがあります。
プレゼンテーションに慣れていない方は「ここまでの話をまとめると◯◯でした。次は▲▲についてお話します」のように、中扉の役割となる言葉を挟むことをおすすめします。

丸読みするための原稿を作らない

プレゼンターが常に原稿を見ながら話し続け、アイコンタクトが無いまま進められたら、聞き手はどのように感じるでしょうか。
自信がない、退屈なプレゼンテーションという印象で終わってしまうでしょう。

そのため、読み上げるためではなく、あくまで備忘録として原稿を作成することをおすすめします。
話したい内容すべてを原稿に入れるのではなく、要点や話すべきキーワードのみを入れるようにしましょう。
プレゼンテーションが苦手な人は、つい丸読み原稿を作ってしまいがちですが、丸読みは以下のようなデメリットがあるので避けましょう。

・原稿に目線が集中してしまいがち
・声のトーンが単調になりがち

話し言葉と書き言葉の違いを意識して作成する

書き言葉をそのまま読み上げると理解しづらい場合があります。そのため、原稿作成時には話し言葉を意識しましょう。
書き言葉で多用される重文や複文は、口頭説明では頭に入りづらいことも多く、単文を意識すると聞きやすいプレゼンテーションになります。

• 単文は「A君は走る」のような文章で、文中に述語が1つだけのものを指します。構造がシンプルなので、耳で聞いてもわかりやすいです。
• 重文とは「A君は走り、B君は歩く」のような文章で、並列関係の単文を結びつけたものです。
• 複文とは「急ぎの用事があるので、A君は走る」のような文章で、並列でない単文が含まれるものです。「急ぎの用事があるので」という主述関係が従属節となって、「走る」という述語を修飾しています。
  なお、複文は「急ぎの用事がある。だから、Aくんは走る」のように単文に切り分けることができます。

特に、複文を口頭説明で多用すると構造が複雑になるため、口頭では理解しにくい場合があります。そのため、なるべく複文の使用は避けて、単文で話すことを意識して原稿を作成しましょう。
上記以外にも、原稿作成時には耳で聞いてわかりやすいかどうかを常に意識することが重要です。
実際に音読をして確認する、録音して違和感がないか確認するなどの練習を重ねて、わかりにくいところがないかチェックしましょう。

時間配分を意識して作成する

原稿作成時には、プレゼンテーション全体の時間配分を意識する必要があります。
完璧な原稿を作成したとしても、与えられている時間をオーバーしてしまっては意味がありません。

1分に300文字程度を話すペースが聞き取りやすいと言われています。
内容や聞き手にもよりますが、このペースを基本として、制限時間内で伝えたいポイントを漏れなく発表できるように、原稿を調整しましょう。
実際に話しながら時間を測って調整するのがおすすめです。

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▶1分間のスピーチに適切な文字数は？本番でスムーズに話すためのポイント5つ

間のとり方やジェスチャーなども記載しておく

間を取る場面やアイコンタクトを行う場面、聞き手に話を振る場面など、内容以外のジェスチャーについても記載しておくと良いでしょう。
理想は、聞き手の反応を見ながら臨機応変に対応することですが、初心者のうちは難しいので、原稿に盛り込んで練習を重ねましょう。

例えば「〇〇についてご存知でしょうか？（3秒、間を取る）」や「理由としては以下の2つが挙げられます（指を立てる）」等のように、読むと同時に取り組むべきことも把握できる形で原稿に記載してみてください。

プレゼンテーションが苦手な人は練習用原稿も作る

先ほど説明したように、基本的に丸読みするための原稿作成は避けるべきですが、プレゼンテーションが苦手な人は、練習用に丸読み用の原稿を作成するのもよいでしょう。

プレゼンテーションが苦手な人や初心者の人にとって、要点だけ記載された原稿だけを見て、スムーズに説明することは難しいです。
まずは、話す内容をすべて文字に起こして時間の調整や内容の確認を行った後、徐々に見出しや要点だけを記載した原稿に切り替えて練習しましょう。

原稿作りが苦手な人は外注も検討する

プレゼンテーションが苦手な人や、資料に盛り込む内容と口頭説明のみにする内容との区別に悩む人は、外注を検討するのも1つの手段です。
資料作成代行サービスの中には、プレゼンテーション資料だけでなく、発表用原稿の作成までサポートしてくれるものもあります。
資料作成のプロが効果的な資料を作成してくれる上に、第三者視点でプレゼンテーションに適切な原稿作成まで対応してくれるので、安心です。

コストはかかってしまいますが、成果の出る資料と原稿を作成してくれるため、準備にかかる時間を減らすことができます。
減らした時間の分、プレゼンテーションの練習や他の取り組むべき業務に時間を充てることができるので、ぜひ活用をご検討してみてください。