伝わるプレゼン資料の作り方！構成とデザインのポイントを分かりやすく解説

はじめに ｰ プレゼンテーションのポイント

プレゼンテーションとは

プレゼンテーション（Presentation）とは、情報やアイデアを伝えるための資料やスライドを用いた説明・発表のことを指します。「贈り物」「提出する」「発表する」などの意味を持っている「Present」に由来する用語で、主にビジネスシーンで使われます。

言葉の由来からも分かるように、ビジネスシーンにおけるプレゼンテーションとは一方的な意見の主張やサービスの売り込みを行うものではありません。相手に現状や課題を理解をしてもらい、購入やサービスの導入・利用など、相手の行動を促し決断してもらうための手段だといえます。

現在、あらゆるビジネスシーンにおいてプレゼンテーションが行われています。
プレゼンテーションの最大の目的である「相手に提案内容を理解をしてもらい、購入などの行動を促す」ことを達成するには、良質なプレゼン資料を作成することが重要なポイントの一つになってくるでしょう。
それでは良質なプレゼン資料とはどういったものか、次で詳しく解説していきます。

見やすく分かりやすい、良質なプレゼン資料とは

良質なプレゼン資料を作成するためのポイントとして、「①内容を明確に伝えることが出来る」「②相手の行動を促すことが出来る」の2つがあります。

①内容を明確に伝えることが出来る

プレゼンテーションの目的の一つである「相手に提案内容を理解してもらう」為には、プレゼンの内容を明確に伝えることが不可欠です。
課題を整理してプレゼンの流れを適切に調整したり、直感的に理解できるようデザインや図解を工夫してスライドを作成していきましょう。また、分かりにくい単語や文章を出来る限り使わず、短いメッセージで情報を的確に伝えられるようにするのも大切なポイントです。
スライドをデザインする際に気を付けておきたい部分は、プレゼン資料を作成（デザイン）する際の6つポイントの項目で解説します。

②相手の行動を促すことが出来る

理解だけでなく、相手を次の行動に促すことが出来るものがより良いプレゼン資料となります。
行動を促すには、提案内容を採用した後の具体的な流れやメリットを提示しておくことが重要です。
提案が素晴らしいものでも、相手にとって「どのようなメリットが得られるのか」「今後のスケジュールはどうなるのか」等が具体的にイメージ出来なければ、採用することは難しいからです。

プレゼン資料作成の基本の流れ

プレゼン資料を作成するにあたり、いきなりパワーポイントなどのツールを使って作成しようとしても上手くいかないことがほとんどでしょう。
まずは下記のプレゼン資料作成の基本的な流れに沿って、順番に作業してみましょう。慣れてきたら流れをフォーマット化し、作業効率をアップさせることもできます。

プレゼン資料を構成する手順

プレゼン全体の流れ

プレゼンテーションの構成は大きく分けて3つのパートから成り立っています。

序論（イントロダクション）

プレゼンのテーマや目的を簡潔に伝える為の導入部分になります。
なぜプレゼンを行うのか、何を伝えるのか、どんな観点から話を進めるのかを最初に説明することによってプレゼンに興味を持ってもらうことが出来、最後まで話を聞いてもらいやすくなります。
プレゼンの構成が長くなる場合には、目次（アジェンダ）のスライドを作成しておきます。

本論（ボディ）

プレゼンの中で「最も伝えたいこと（要点）」を話す部分です。
序論で挙げた課題や論点に対し、本論の中では具体的なデータや事例を用い、サービスの紹介や解決策の提案を伝えていきます。

結論（クロージング）

最後にプレゼンの「まとめ」「締めくくり」を行います。
結論では、序論で伝えていたプレゼンの目的や課題を再度振り返り、本論で提案した内容を簡潔にまとめて伝えましょう。
今後の流れについての説明やプレゼン後の質疑応答への導入にもなります。

この3つの構成を意識することで、相手に伝わりやすいプレゼンを行うことが出来ます。

目的とターゲットを明確にする

それではまず、「何のためのプレゼンなのか」「誰に向けて提案するのか」を明確にしていきましょう。
あやふやな目的のまま作成を進めても、適切な解決策を提案することは出来ません。
また、誰に向けてのプレゼンなのかをきちんと意識すれば、どんな情報が必要か・どういった表現であれば伝わりやすいかなどを考えることが出来ます。
目的とターゲットを最初に明確にしておくことで伝わりやすい内容で構成を考えることができ、また序論部分でプレゼンのテーマや目的をはっきり示すことが出来ます。

必要な情報を洗い出す

目的とターゲットが確認できたら、次に必要な情報を洗い出すプロセスに入ります。
相手の抱えている課題や現状によって、必要な情報やデータは変わってきます。
適切な情報を掲載し不要な部分を省くことで、見やすく分かりやすいプレゼン資料を作成することが出来ます。

情報を整理する

課題や目的、必要な情報が洗い出せたら、次はそれらを整理していきます。
手に入れた情報を単純に羅列すればよいというものではなく、伝えていく順番や必要な情報の見せ方を考えなければいけません。
表現を言い換える・グラフや図解を使うなど、情報の種類を一番伝わりやすい方向へ整理していきましょう。

スライドのアウトラインを考える

整理した情報を元に、スライドのアウトラインを考えていきましょう。
主張や根拠から結論をスムーズに伝えられるよう、概要・章やスライドのタイトル・掲載する文章などを考えスライドの構成を設計していきます。
こうした骨組みを考えていくことで、スライドの枚数や必要な時間が見えてくると思います。

スライドのデザインを調整する

最後に、スライドのデザインをより見やすくなるよう調整しましょう。
デザインというと難しい・専門的な技術が必要だと思われがちですが、下記の項目で紹介する6つのポイントを意識すれば、どなたでも統一感のある見やすいプレゼン資料を作成することが出来ます。

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▶ 【プロの伝わる資料作成術】構成4ステップとデザイン7原則を徹底解説！

プレゼン資料を作成（デザイン）する際の6つポイント

①1スライド1メッセージを意識する

1枚のスライドに置く情報は1メッセージとなるように意識します。
情報をいくつも詰め込んでしまうと、重要な情報が見つけにくくなってしまいます。
出来る限り1枚のスライドに載せる情報量を減らし、読み手にストレスを与えないようにしましょう。

②読みやすいフォントの種類にする

読みやすい資料にするためにも、視認性の高いフォントを選んで使用しましょう。
WindowsPCに掲載されているフォントなら「BIZ UDPゴシック」「メイリオ」「游ゴシック」などの和文フォント、「Segoe UI」や「Arial」の英文フォントを組み合わせるとサイズや文字の太さが不自然にならず、オススメです。

③読みやすい配色にする

使用する色の数は、出来るだけ3色に押さえてみましょう。あらかじめ色の数を決めておくことで、情報の強弱や重要度を判別しやすくします。
たとえば見出しなどに使うメインカラーはコーポレートカラー、目立たせるポイントで使用するアクセントカラーはその補色などとルールを決めると、全体で統一感のあるデザインに仕上がります。

④図やテキストのバランスを整える

スライド上に複数の図やテキストがある場合は、バラバラに配置せず左右や上下の位置を揃えるように意識してください。
オブジェクトが整列されていることで、情報の強弱や関係性が格段に理解しやすくなります。

また、スライド内では上下左右の余白をきちんと取りましょう。オブジェクト同士の距離も適切に離すことで、空間の余裕が生まれ情報が頭に入りやすくなります。
同じく文章も詰め込まずに、フォントのサイズを適切にする・行間や字間を広げる・読みやすい改行を意識するなど、適切な余白と区切りで調整すると一段と読みやすい資料になります。

⑤効果的なレイアウトで配置する

情報をスムーズに理解してもらうために、オブジェクトは読み手の視線の流れに沿って配置しましょう。
基本的にスライドは上から下、左から右の順番に読まれていきます。
また複数のオブジェクトがある場合、Z字の順番で読まれるように配置すると読み手にストレスを与えません。

⑥グラフや図表を活用する

データや数値を具体的に示したい場合、グラフや図表を活用する手段もあります。
重要なポイントを視覚的に示すことで、よりスライドのメッセージが伝わりやすくなります。
目的によって使用するグラフや図表の種類も異なるので、適切なものを選んで使いましょう。

プレゼン資料作成の際のよくある悩みと解消方法について

プレゼン資料を作成するときのよくあるお悩みについては「とにかく時間がかかってしまう」「社内のリソースが足りない」「どうやって作ればいいのかわからない」「デザインがいつも同じになってしまう」などの声をよくお聞きします。

資料作成に時間がかかってしまう

資料作成に時間がかかってしまう要因として

・スライドから作り始めてしまう
・作成ツール（パワーポイントなど）の扱い方に慣れていない
・デザインにこだわり過ぎてしまう
などが考えられます。

まずは目的を明確にした上で、構成を紙に書き出していくことから始めてみましょう。
ツールに慣れていない方は、ショートカットを覚える・Microsoftが提供する無料のテンプレートなどを使用するなど、無理のない範囲で出来ることを増やしてみてください。

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資料作成のノウハウがない

資料作成のノウハウが無いと悩んでいる方でも、上記の6つのポイントを意識すれば見やすいスライドを作ることは十分可能です。
ですが、苦手なことに時間をかけて他の業務を圧迫してしまうなどの状況であれば、専門の業者に代行を依頼するといった手段もあります。
資料作成代行サービスの特徴や料金相場・選び方などを下記の記事にまとめておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

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