資料作成の苦手意識を取り除く5つのコツを紹介!

資料作成は、社会人にとって避けて通れない業務の一つです。報告書や社内プレゼンなど、資料を作成しなければならない場面は数多く存在します。メールやワードなどでテキスト文章を書くことはできても、図表を入れデザインを整えたパワーポイント資料を作ることに苦手意識がある方は多いようです。

今回は、資料作成に苦手意識をもってしまう理由と、苦手意識を取り除くための5つのコツを分かりやすく解説します。資料作成があまり得意でないと感じる方はぜひ参考にしてみてください。

資料作成が苦手だと感じてしまう理由

資料作成が苦手という方は、まず自分が何に苦手意識を感じているかを把握することが大切です。ここでは資料作成が苦手と感じる方によくある理由を紹介します。
なお、本記事ではパワーポイントを使った資料作成を対象としています。

1. 何から手をつけていいのかわからない

資料作成をする際に、いきなりパワーポイントを開いて作業を開始していませんか?
気合が入る時ほど、「よし!作成しよう」や「早く着手しなければ」と気が急いてしまうものです。

しかしパワーポイントを開いたはいいものの、何から手をつけていいかわからず作業が進まないと、途方に暮れてしまいます。そうした経験が積み重なると、資料作成への苦手意識が芽生えてしまいます。

2. 作成に時間がかかってしまう

作成に着手したはいいものの、見当以上に時間がかかってしまったという経験を重ねてきた方も多いかと思います。

「PCやパワーポイントの操作が不慣れ」や「シナリオや構成が練り切れてない」など、時間がかかる理由は人によりさまざまです。いずれの理由にしても、予想以上に多くの時間を資料作成に費やしてしまうと、本来やるべき業務に遅れが出てしまったり、残業が増えてしまったりします。

そうした経験が積み重なると、次第に資料作成は時間がかかる業務だと認識してしまい、着手しようとしても気持ちが億劫になってしまうこともあります。

3. 上司から何度もダメ出しされる

資料が一通り完成し、いよいよ上司にチェックしてもらう段階で苦手意識が芽生えるのがこのケースです。
自分なりに工夫した資料であっても、上司から猛烈にダメ出しをされた経験はありませんか?「何を伝えたいのか分からない」「話にまとまりがない」「全体像が見えない」「文字が多すぎて、ぱっと頭に入ってこない」などのダメ出しです。上司に何度もダメ出しをされ続けると、自信を失ってしまいます。

さらに、修正版の確認を取るたびにこの手のダメ出しをされることもあります。何度も修正を重ねると、資料作成の苦手意識も増してしまいます。

資料作成への苦手意識を取り除くコツ

ここからは、資料作成の苦手意識を取り除くコツをお伝えしていきます。一つずつでもいいので、自分が「これならできそう」と思ったものから取り入れてみてください。

1. まずは目的とゴールを設定する

資料作成の第一歩は、目的とゴールを設定することです。資料作成に苦手意識を感じる方の多くは、目的とゴールの設定をしていないことが多いです。

ビジネス資料の目的は、資料の読み手に何らかのアクションを取ってもらうことです。提案書であれば、ゴールは「読み手がその提案を採択する」ことになります。したがって「誰にどんなアクションを取って欲しい」というイメージを、できるだけ具体的かつ明確にしてください。

目的を定義することで判断の基準ができるため、その後の意思決定や作業もスムーズになります。

2. いきなりスライド作成せず構成を考える

いきなりパワーポイントを開いてスライドを作成し始めるのは、避けてください。
完成後の資料に情報の抜け漏れが生じたり、論理の破綻を起こしたりするおそれがあります。

スライド作成の前に「構成」という、全体を貫くシナリオを考えるようにしてください。
構成を検討する段階ではパワーポイントは使用せず、手書きやワードなどで構いません。一枚で全体構成が把握できる形式がおすすめです。必要な要素を抜け漏れがないようしっかり洗い出し、先ほど決めた目的やゴールに沿っているか確認しながら、適切な流れを検討していきましょう。

構成を考えてからスライド作成に着手すれば、作成途中に「あの内容を入れ忘れた」「論理が破綻している」などの理由で作り直すことを防げます。

【関連記事】
パワーポイントの資料を構成する方法を解説!資料別構成例も紹介

3. 各段階でフィードバックをもらう

途中段階で、上司などの第三者のフィードバックをもらうこともおすすめです。
上級者であれば、一人で完成まで作成し切ってもよいですが、初心者の場合は途中段階で都度フィードバックをもらうようにしてください。

上司が協力的であれば、「目的とゴール設定」、「全体構成」、「数枚のスライド作成」などの各段階でフィードバックをもらうと良いでしょう。デザインまで作り込んだ状態から大量の差し戻しを受けるよりも修正にかかる時間が減り、精神的にも楽になります。

ただし、いつまでも細かいフィードバックをもらえるわけではありません。また、当然のことながらフィードバックをもらっている間は上司の時間を奪うことになります。一度フィードバックを受けたポイントはしっかりと記録し、同じ指摘は受けないように心がけましょう。

4. デザインの基礎を学ぶ

わかりやすい・見やすいパワーポイント資料を作成するためには、デザインの基礎を理解する必要があります。ワードなどとは異なり、パワーポイントの資料は視覚的な要素が情報の伝達に大きく影響します。

伝わりやすいデザインには一定のルールやパターンがあります。そのルールを把握せずに資料を作成すると、時間がかかるうえに品質が安定しません。良いデザインが浮かばない、しっくりこないといった悩みは資料作成で手が止まってしまう原因の1つです。

まずは、見やすいフォントの種類、配色の決め方、オブジェクトの配置の仕方など、基本ルールから押さえるようにしてください。デザインのルールに関する知識を徐々に増やしていけば、より一層資料作成の時間が短縮できるはずです。

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良いパワーポイント資料のデザインとは?正しく情報が伝わるコツを紹介

5. 良質なサンプルに目を通す

資料作成を上達させるためには、多くの良質なサンプルに目を通しましょう。自己流で資料作成を行っているだけでは、いつか上達の限界も来ますし、効率化できなくなります。

社内で仕事ができる人の報告書や、成功を収めた案件の企画書など、「良い」と言われる資料には、すべて目を通すと資料作成のスキルが上達するでしょう。その際、ただ見るだけではなく、「なぜこの資料で成果が出ているんだろう」「自分の資料との違いはなんだろう」と要点を確認することで、徐々にノウハウが蓄積されていきます。

また、社内資料だけでは「社内の暗黙のルール」や「コーポレートカラー内での表現」などの制約があるかもしれません。
そのような制約を設けずにデザインする場合には、「スライドシェア」などのサイトに掲載されている資料に目を通すこともおすすめです。

サンプルのストックが多いほど、手早く資料を作れるようになります。さらにストックをある程度パターン化しておくと、「このケースならこのフォーマットを応用しよう」などと判断できるようになります。

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