研修資料の作り方は?パワーポイントで作成するコツを紹介

研修で配布された資料が分かりにくくて、肝心の内容が頭に入ってこなかったという経験はないでしょうか。研修資料の出来が悪いと、内容が定着せずに研修の目的が果たせない可能性もあります。

この記事では、参加者の理解を促す伝わりやすい研修資料を作成する方法を紹介します。研修資料づくりが上手くいかず悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

研修資料作成前の準備

研修資料を作成する前に、行うべき準備について紹介します。

目的とテーマの設定

まずは研修の目的とテーマを具体的に言語化します。
参加者が研修を終えた後にどのような状態になっていてほしいか、というゴールイメージの設定です。具体的には、参加者がどのような内容を期待していて、研修参加後にどのような行動を取れればいいのか、などを明確にすると良いでしょう。

また、研修参加者の知識レベルに合わせることも重要です。
「新入社員」、「中堅社員」、「特定部署の専門職」など、参加者の知識レベルに応じて内容を取捨選択してください。
社外向けに研修を行う場合は、主催者に研修の目的や参加者の情報を丁寧にヒアリングしたうえで、内容を検討すると良いでしょう。

全体の構成を作成する

研修資料を作る際はいきなりスライドを作成するのではなく、まずは資料の構成を検討してください。
スライドの作成から始めると、情報の抜け漏れが発生したり、論理が破綻したりすることがあります。デザインを作り込んでからこれらのミスに気がつくと、修正にかかる時間が多くなるため、必ず構成を固めてからスライド作成に着手するようにしてください。

研修で取り上げるトピックやキーワードを箇条書きでメモし、項目の精査や順番の整理をしてください。この段階では詳細情報の肉付けを行う必要はなく、メインメッセージ程度の粒度で問題ありません。
スライド作成に着手してから構成が変更になることを避けるために、可能ならばメインメッセージの構成が出来上がった時点で第三者(例:研修を主催する担当者など)にチェックしてもらいましょう。

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メインメッセージを補足する情報を集める

次に、メインメッセージを補足する情報収集を行います。
メインメッセージを支えるための、根拠や事例などの裏付けと捉えてください。

自分の持っている情報だけで足りなければ、インターネットや書籍などで適宜情報収集するようにしてください。メインメッセージがしっかり補強されていれば、参加者の納得感につながります。

研修資料のデザインのコツ

参加者の理解を促すためには、デザインも重要です。
ここでは、パワーポイントを用いた研修資料のデザインのコツを紹介します。

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良いパワーポイント資料のデザインとは?正しく情報が伝わるコツを紹介

フォントは統一する

テキストを読みやすくするには、資料を通じてフォントを統一するようにしてください。
明朝体は読みづらいため、スライドではゴシック体を使用するのが無難です。中でも、研修資料は遠くからでも読みやすいメイリオがおすすめです。

また、スライドには「タイトル」「見出し」「本文」「注釈」などの情報がありますが、それぞれのフォントサイズを統一すると見栄えがよくなります。
スクリーンの大きさや参加者との距離によって、適切なサイズを選びましょう。

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パワーポイントのおすすめフォント!選び方から設定方法まで解説

色を使用しすぎない

スライドで色を多用すると、乱雑な印象になるうえに情報の重要度が伝わりにくくなるため、避けてください。
資料を配布する場合は、背景は白、文字色は読みやすい黒もしくは濃いグレーにしましょう。それ以外には資料全体のテーマカラーとなるメインカラーと、特に強調する箇所に使うアクセントカラーのみを使用してください。

メインカラーは、自社や研修先の企業のコーポレートカラーを使用することが多いです。その場合、アクセントカラーはメインカラーの補色を選ぶとメリハリがついて見やすくなります。

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余白をとる

見やすさや伝わりやすさを考慮し、余白を十分にとるようにしてください。
テキストや画像、図表などのオブジェクトを隙間なく敷き詰めると、窮屈な印象を与え見づらいスライドになってしまいます。

オブジェクトの位置は揃える

スライドの中にあるオブジェクトの位置は厳密に揃えて配置します。
オブジェクトが複数のスライドをまたぐ場合も、位置は必ず揃えるようにしてください。スライドによって位置がずれていたり配置のルールが異なっていたりすると、読みやすさが低下します。また、手抜きの印象も与えてしまいます。

関連する情報は近くに配置する

スライド内の関連するオブジェクト同士は、近くに配置しましょう。たとえば、図表とその説明文は接近して配置させることで、対応関係が明確になります。
距離に気を配ることで、参加者は直感的に情報の関連性を理解しやすくなります。

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メモのスペースを残しておく

配布資料には、参加者がメモを取るスペースを設けると良いでしょう。
参加者が能動的にメモを取ることで、主体的に研修に参加する意識が芽生え、内容の定着が期待できます。また、自らメモする要素の比率が上がることで、参加者独自の資料ができあがり、研修終了後に復習しやすくなるというメリットもあります。

配布資料を印刷する場合は、あらかじめメモ専用のページを用意しておけば、参加者はメモを取りやすくなるでしょう。

完成後は資料を推敲する

研修資料が一通り完成した後は、さらに完成度を上げるために細部の推敲を行います。

間違いがないかセルフチェックする

完成後の資料に、誤字脱字や表記間違いがないかをチェックしてください。
チェック方法としては、下記などが挙げられます。

・プリントアウトしてチェック
・音読してチェック
・時間を空けてチェック

複数のチェック方法を組み合わせると、よりミスを回避できるでしょう。
チェックは必ず、必要部数の印刷前に行ってください。全て印刷してから、ミスに気がついても遅いです。

ダブルチェックする

自分以外の第三者の力を借りるダブルチェックも効果的です。
より確実にミスが防げるだけではなく、第三者の客観的な視点が入ることで、より伝わりやすい表現へブラッシュアップすることにもつながります。

タイプ別研修資料作成のポイント

研修資料は、参加者の知識レベルや立場に合わせて作成する必要があります。代表的な2つの社内研修資料についてポイントを説明します。

新入社員研修資料

新入社員研修の資料は、情報を詰め込み過ぎず、最低限のポイントに留めるようにしてください。予備知識のあまりない新入社員に対して情報を詰め込み過ぎてしまうと、消化不良を起こす可能性があります。

また、一方的に講師の話を聞いているだけでは、新入社員の集中力が途絶えたり飽きてしまったりしがちです。
適宜メモを取らせたり、議論をする時間を設けたりして、能動的に新入社員が参加できる工夫を心がけましょう。

コンプライアンス研修資料

コンプライアンス研修では、法令や社内ルールの理解に加えて、社員がコンプライアンスを遵守した行動を取るように意識づける目的があります。
しかし、法令や社内ルールの説明は、抽象度が高いと参加者が理解しづらく当事者意識を持ちづらくなることがあります。

そのため、コンプライアンス研修では、最初に具体的なビジネスシーン(自社事例が望ましい)の事例を紹介すると、参加者の当事者意識が高まります。
事例の後に根拠となる法令を解説し、最後にまとめとして一般化する流れにすると参加者が理解しやすいでしょう。

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