文章推敲のチェックポイント【作成編④】表記ゆれを防ぐ3つの方法

今回も、前回（文章推敲のチェックポイント【作成編③】表現を正しくする3つの視点）に引き続き文章推敲のチェックポイントのご紹介です。
第4弾は「表記ゆれ」です。

「表記ゆれ」とは、同じ意味の語句が2通り以上の文字表記にばらつくことを言います。
Wordには表記ゆれが起きている語句に自動で下線が付き、注意が促される機能がありますが、パワーポイントにはありません。
パワーポイント資料は、残念ながら人の目でチェックしていくしかありません。

１．同じ意味の場合に同じ言葉に統一しているか

以下はよくある表記ゆれの例です。

・「サーバー」「サーバ」
・「御社」「貴社」
・「2019年」「平成31年」
・「か月」「ヵ月」「ヶ月」

表記ゆれが目立つと、資料そのものの品位が問われます。
1つの資料内では、同じ意味の語句の表記を必ず揃えるようにしてください。また、表記ゆれが発生しないよう、日頃から使用する言葉を統一することも重要です。

なお、表記ゆれの解消には「置換」機能が便利です。
ただし、対象外の語句も変換してしまうことがありますので、注意してください。

２．漢字とかなの使い分けを統一しているか

1つの資料内で、同じ語句が漢字表記であったり、かな表記であったり、漢字とかなが混在していることが多々あります。
資料内での統一を図るとともに、語句ごとの使い分けルールを定めていくことが有効です。

以下に一般的なルールをご紹介します。
本来の意味から離れた漢字は、原則かなにしてください。

漢字とひらがなを使い分ける言葉

・言う／いう
逆に言うと・言うまでもなく／そういえば・どちらかというと

・所／ところ
近い所・所構わず／今のところ・帰ってきたところ

・行く／いく
学校へ行く／うまくいく・変えていく

・見る／みる
現地を見る／言ってみる・仕事してみる

・物／もの
物を捨てる／早いもので・たいしたものだ

・事／こと
事細かに・大変な事が起きる／帰ることにする・そんなことはない

・来る／くる
スタッフが来る／見学してくる・雑草が生えてくる

・通り／とおり
家の前の通り／そのとおり

・欲しい／ほしい
子供が愛情を欲しているということを知ってほしい

原則漢字を避ける言葉

・助動詞の「下さい」→「ください」
・補助動詞の「頂く」「致す」→「いただく」「いたす」
・「殆ど」「僅か」「全て」→「わずか」「ほとんど」「すべて」
・「何時」「何処」「何故」→「いつ」「どこ」「なぜ」
・「等」「毎」→「ごと」「など」
・「有る」「有り」「無い」「無し」→「ある」「あり」「ない」「なし」
・「又」「且つ」「更に」「但し」「故に」「及び」→「また」「かつ」「さらに」「ただし」「ゆえに」「および」
・「出来る」「分かる」→「できる」「わかる」
・「一月一日」「五万人」「十点」→「1月1日」「5万人」「10点」

３．全角と半角を統一しているか

最後は全角と半角の統一についてです。
カタカナと英数字と記号の全角・半角の使い分けは、資料全体の統一ルールです。

以下が推奨です。

カタカナ

原則全角

英数字

原則半角、ただしタイトルや行頭記号には全角を使用した方が良いケースあり

記号

文中の記号は原則全角

パワーポイント資料では括弧の全角と半角の識別がしにくいため、全角の括弧と半角の括弧が入り混じっていることがよくあります。文中で括弧を使用する場合は、原則全角にしてください。

次回の記事では、引き続き文章を遂行する際のポイント「見た目やリズムを調整する」ついてご紹介します。
▶文章推敲のチェックポイント【作成編➄】読みやすいリズムを生む3つのポイントポイント