【入門編】パワーポイント資料の作成前に、問いかけるべき3つのこと

パワーポイント資料を作成する前に、一度立ち止まって確認しておきたい3つのポイントについてご紹介します。

突き詰めてみると、今やるべきことがパワーポイント資料を作成することではなかった、ということは往々にしてあります。

時間がかかるパワーポイント資料の作成に無駄は許されません。3つのことを必ず問いかけ、必要に応じて業務を見直すことができるかどうかで、生産性は大幅に変わってくるのです。

1.そもそも、資料を作る必要があるのか?

その資料がなければ本当に目的を果たせないのか?

この問いに一度向き合う価値は非常に大きなものです。なぜなら、資料を作成しなくても同等の成果を得られる場合、資料作成に予定されていた労力(コスト)が丸々浮くためです。

口頭では伝わらないのか?ホワイトボードや簡単なメモで代替できないのか?

簡易的な手段は、成果の面においてパワーポイント資料に劣ることが多いものですが、成果が小さくなること以上に労力(コスト)が減る場合もあるのです。

もちろん、ここ一番のプレゼンでは資料を作り込んで失点をしないことが重要ですが、費用対効果を意識して不要な資料を作成しないという考え方も決して忘れてはなりません。

資料の必要性を問う勇気をぜひ大切にしてください。

こちらの例ではメモで代用できれば、コストは1/6です。

2.パワーポイント資料である必要があるか?

資料を作成することが決まっても、パワーポイント以外の選択肢にも考えを巡らせてください。
パワーポイント資料が適している用途は、複雑な表現を伴う資料、動きで見せた方が効果的な資料、デザイン性の高さそのものが効力を持つ資料等です。
表現力を要するか、プレゼンテーションを効果的に見せる必要があるか等が判断基準と言えます。
逆に、この条件に該当しない時は必然性がなく、ワードやエクセルの方が適しているのかもしれません。用途に合わせ、適切なツールを選択してください。

3.資料の内容は固まっているか?

内容が固まっていない段階でパワーポイント資料を作り出したために、論理が破綻して混乱していたり、時間が必要以上にかかっていたりするケースをよく見かけます。
パワーポイント資料は、あくまでコミュニケーションツールです。読み手に伝えるべき内容が固まっていなければ、資料を完成させることはできません。

資料作成の前に内容が先です。

もちろん、パワーポイント資料を作成するプロセスが内容の検討に役立つという側面はありますが、構成・文章・見せ方は本来内容に応じて設計されるものであるため、内容をしっかり固めた上で資料を作成し始めるのが正しい順序と言えます。

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