【入門編】パワーポイント資料作成の3つの基本的な考え方

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公開日 2015年12月1日 最終更新日 2020年6月19日

パワーポイントのビジネス文書を作成するにあたり、基本的な考え方として押さえておくべきポイントを3つお伝えします。
いずれも基本中の基本ですが、基本から逸脱したパワーポイント資料はあまりにも多いものです。
基本なくして良い資料は望めません。そして、基本に忠実であることこそなかなか難しいのです。

一度基本に立ち戻り、日々のスタンスを点検してみてください。

1.成果を出すことが最終目的

パワーポイント資料を作成する際に陥るパターンとして、資料作成の目的から外れ、美しいパワーポイントを完成させることに夢中になってしまうということがよくあります。
ビジネスの場面において資料の作成は手段に過ぎず、パワーポイント資料はクライアントの説得であったり、社内での決裁獲得であったり、その先の何らかの成果を実現するためのコミュニケーションツールです。
パワーポイントは表現力に優れていて、こだわればこだわるほど資料の質が上がっていくため、途中から自己満足に浸ったり、必要以上に時間をかけてしまったりしがちです。

成果を実現するために何をすべきか?を常に意識することが重要です。

2.読み手の立場に立つことが大前提

パワーポイント資料のあり方として最も重要なことは、読み手の立場に立って作成されていることです。
パワーポイント資料を作成していると、自分の頭の中の整理も進むため、ついつい自分の思考の流れに沿って全体を構成したり、記憶に留めるためにあらゆる情報を盛り込んだりしがちです。

資料を独りよがりで作ってはいけません。

資料は読み手のためのものであり、構成・文章・見せ方は読み手に正しく理解してもらったり、ストレスを感じさせなかったり、魅力を感じさせたりするために設計されるべきなのです。
そのため、読み手のタイプ・関心等をよく理解しておくことや期待値をすり合わせておくことも非常に重要です。

3.シンプル is the best

多くの場合、装飾にこだわってカッコよく見せることよりも、わかりやすく整理してシンプルに伝えることの方が読み手に評価されます。
わかりにくさは大きなストレスになるからです。(もちろん、中には内容やわかりやすさよりも、カッコ良さやインパクトが評価のポイントになることもあります)
同じ労力をかけるのであれば、装飾にこだわることもよりも、内容を十分に詰め、わかりやすく整理することに注力をする方が本質的には生産的です。
そして、わかりやすく整理してシンプルに伝えることに試行錯誤するプロセスが、本番のプレゼンテーションの質を引き上げることにも繋がります。

無駄を極力取り除き、シンプルなパワーポイント資料に仕上げることを目指してください。

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