成果を出す採用説明会資料とは？ポイント・作り方・注意点を徹底解説

説明会資料の役割

採用説明会における資料は、参加者に自社の魅力を伝えるだけでなく、説明内容を補完し、記憶に残るようにする重要な役割を担います。資料がうまく活用されれば、採用選考の入り口として、参加者の興味を引き、最終的には応募意欲を高めることができます。

具体的には、資料には次のような役割があります。

1.視覚的補完

口頭だけでは伝えきれない内容を視覚的に補完する役割です。例えば、会社の成長データや社内の制度を視覚的に示すことで、複雑な情報をより分かりやすく、印象的に伝えることができます。

2.疑問・不安の解消

就職活動をしている学生は多くの情報を持ち帰り、様々な疑問を抱えていることが多いです。資料にはよくある質問や不安に対する回答を含めることで、参加者が家に帰った後も不安を解消できるようにします。

3.リマインド効果

採用説明会後に学生が資料を見返すことで、企業への関心を再度呼び起こすことができます。手元に残る資料は、応募意欲を高めるリマインドツールとして機能します。

採用説明会の目的

採用説明会の主な目的は、参加者に自社への理解を深めてもらい、応募への意欲を高めることです。企業の価値観や働き方を伝えることで、求職者が自社にフィットするかどうかを判断できる材料を提供します。そのため、説明会は単に企業情報を提供する場ではなく、求職者の心を動かし、入社意欲を引き出す大切な機会です。

また、採用説明会では参加者との双方向のコミュニケーションが重要です。企業側は自社の強みや特徴をアピールするだけでなく、求職者が持つ質問や懸念に答えることで、理解を深めてもらいます。そのため、説明会の内容は、企業の魅力だけでなく、参加者のニーズや関心に合わせて適切にアプローチする必要があります。

資料準備の重要性

採用説明会の成功には、資料準備が欠かせません。資料がしっかりと準備されていると、説明がスムーズに進み、参加者が企業に対する理解を深めやすくなります。特に、視覚的に魅力的な資料は、情報を簡潔かつ効果的に伝える手段として非常に重要です。

資料準備では、企業の特長やビジョンを明確に表現し、参加者が企業に興味を持つきっかけを提供することが求められます。また、参加者の疑問や不安を予測し、あらかじめその内容を資料に盛り込んでおくことで、説明の中で足りない部分を補完することができます。このような準備を通じて、参加者が持ち帰りやすい資料となり、採用選考の次のステップへとつながる可能性を高めることができます。

資料作成のポイント① 読み手のニーズを押さえよう

採用説明会資料において、成功を収めるための第一歩は、読み手である求職者のニーズを正確に押さえることです。求職者のニーズに沿った情報を提供することで、企業に対する興味や信頼を引き出し、採用活動の効果を高めることができます。

採用活動は単に企業の魅力を伝えることではなく、求職者が自分の価値観やキャリアプランに合った情報を受け取ることができる場であるべきです。そのため、企業側が提示するメッセージは、求職者の状況や価値観に合わせた内容にする必要があります。

資料作成のポイント② 読み手の読み手の特徴を具体化しよう

採用説明会資料を作成する際には、求職者がどのような立場でどのような情報を必要としているのかを具体的にイメージすることが重要です。そのためには、求職者の特徴を明確にし、どんな情報を伝えるべきかを考慮することが必要となります。

以下の項目に分けて読み手の特徴を具体化し、資料作成に活かしましょう。

1. 現職での立場・役職

求職者が現在どのような立場や役職にいるのかを把握することで、その人がどのような視点で企業に対して関心を持つのかを理解できます。

例えば、マネジメント職の方はキャリアアップやリーダーシップに関連する情報に関心が高い可能性があり、現場で働いているスタッフであれば、仕事内容や職場環境の具体的なイメージを重視するかもしれません。このように、立場や役職に応じた情報を提供することが、求職者に響くメッセージとなります。

2. 業界や職種に関する知識レベル

求職者が現在の業界や職種にどれだけ詳しいかによって、資料の深さや内容を調整する必要があります。業界に精通している求職者には、業界の最新トレンドや企業の独自性を強調することが効果的です。逆に業界未経験者に対しては、業界全体の概要や企業の強みをわかりやすく伝えることが大切です。

求職者の知識レベルに応じたアプローチをすることで、興味を引き、信頼感を与えることができます。

3. 性格・価値観

求職者の性格や価値観を理解することも、採用説明会資料における重要なポイントです。

例えば、安定性を重視する求職者には企業の福利厚生や労働環境の良さをアピールする一方、チャレンジ精神を持つ人には企業が提供する成長機会や新しいプロジェクトへの参加機会を強調することが効果的です。

求職者の価値観に合わせた情報を盛り込むことで、より強い印象を与え、動機付けを行うことができます。

4. 今後のキャリアプラン

求職者が自分のキャリアにおいてどのような目標を持っているのかを想定することも、資料作成の重要な要素です。キャリアプランに応じて、企業が提供できる成長の機会やキャリアパスを示すことで、求職者に対して「ここで働くことが自分の目標に繋がる」という具体的なイメージを持たせることができます。

例えば、キャリアアップを目指す求職者には、昇進やスキルアップに繋がる研修制度を強調するなど、個々の求職者のキャリア目標に応じた提案を行いましょう。

5. 理想とするライフスタイル

求職者が理想とするライフスタイルを理解することも、採用説明会資料を作成する際に重要なポイントです。ライフスタイルは、仕事とプライベートのバランスや働き方、勤務地、福利厚生など、求職者の価値観に大きく影響を与えます。

例えば、柔軟な勤務時間やリモートワークを希望する求職者には、そのような働き方を実現できる企業文化や制度をアピールすることが効果的です。また、積極的にキャリアを重視する求職者に対しては、スピード感のあるキャリアアップのチャンスや多様なプロジェクトに関わる機会を強調することが重要です。

求職者が自分の理想とするライフスタイルに合わせて働ける環境が整っていることを伝えることで、企業への興味を引き、求職者をその気にさせることができます。ライフスタイルに関するニーズを理解し、それに合ったメッセージを発信することが、成功する採用活動には欠かせません。

資料作成のポイント③ ページネーションを策定しよう

ページネーションとは

ページネーションとは、資料の内容をどのページにどの情報を載せるか、つまり「どこに何を書くか」を計画することです。これを策定することで、資料全体の流れがスムーズに、そして読み手にとって理解しやすい構成になります。

ページネーションのポイントは、「大きな範囲に関わる情報から、少しずつ小さな範囲に関わる情報」へと順番に並べていくことです。最初に全体像を掴んでもらい、その後に詳細に踏み込むことで、情報が効率よく伝わります。

説明会資料で答えるべき質問例

採用説明会資料では、参加者の論理的な欲求と感情的な欲求を満たすための質問に答えることが求められます。具体的な質問例としては以下のようなものがあります。

1.論理的な欲求を満たす質問

・どんな業界なのか？
・どんな価値を提供する会社なのか？
・業界の中でのポジショニングは？
・入社すればどのような生活基盤やスキルが獲得されるのか？
・入社の方法はどのようなものか？

2. 感情的な欲求を満たす質問

・会社が大切にしている価値観は何か？
・社員が大切にしている価値観は何か？
・社員は顧客の状況にどのような変化を与えているか？
・社長や役員、管理職、社員はそれぞれどんな人物か？
・今後どのような会社を目指していくのか？

これらの質問をマッピングすると図1、図2のようになります。

これらの質問に明確に答えることで、説明会資料は参加者にとって説得力のある内容になります。

説明会資料に入れるべき項目

以上の図から、仮のページタイトルにして並べるときは、下記の項目が入ります。

1	自己紹介	資料の最初に配置し、参加者に向けて簡潔に自分の経歴や役職を伝えます。 これによって、参加者はあなたがどの立場で話しているのかを理解し、 信頼感を持ちやすくなります。
2	会社概要	会社の基本情報を簡潔に説明する部分です。 業務内容や歴史、規模などを紹介し、企業の背景を理解してもらいます。
3	業界について （論理1）	まず大きな視点で業界全体の動向や特性を伝え、 その後で自社の位置づけを示すことで、参加者が業界に対する理解を深めます。
4	事業について （論理2）	具体的に自社のビジネスモデルや主力事業を説明します。 どのような事業を展開しているのか、どの市場に焦点を当てているのかを 明確に伝えましょう。
5	売上やポジショニング （論理3）	業界内で自社がどの位置にいるのか、競合との差別化要素を説明します。 これにより、企業の競争力や市場での立ち位置が明確になります。
6	顧客価値 （感情3）	会社がどのように顧客のニーズを満たしているかを説明します。 具体的な事例や成果を交えて紹介することで、参加者は自社がどのような 影響を与えているのかを理解できます。
7	今後のビジョン （感情5）	企業の長期的な目標や成長戦略を示します。 会社が目指す未来像を描き、その実現に向けた道筋を示すことで、 参加者の未来への期待感を高めます。
8	経営理念、ミッション （感情1）	企業が大切にしている価値観や社会的責任を伝える部分です。 会社の社会的意義を強調し、参加者に共感を呼び起こします。
9	バリュー （感情2）	企業文化や社員が日々実践している価値観を紹介します。 社内でどのような行動基準があるのかを示すことで、 参加者は企業の文化をより深く理解できます。
10	社員紹介 （感情4）	実際に働いている社員の声や事例を紹介します。 これにより、参加者は企業の雰囲気や働く環境をイメージしやすくなります。
11	職種、業務内容紹介 （論理4）	各ポジションの仕事内容や求められるスキルについて具体的に説明します。 求職者は自分に合った職種を見つけやすくなります。
12	選考フロー （論理5）	採用プロセスについて説明します。 応募から内定までの流れを明確に示すことで、参加者が自分のステップを 理解しやすくなります。

上記はあくまで仮のページネーションや考え方であり、内容を詰めていく中で構成は変動していくものです。

他にも、社員登壇コンテンツや動画、グループワークなど、会社の状況や採用ターゲットに合わせて追加コンテンツを入れることになるかと思います。あるいは会社概要の次に経営理念やミッションを入れるなど、いろいろな構成のパターンがあって良く、正解は一つではありません。

企業や採用ターゲットごとに最適な構成が存在するので、上記のような考え方を活用して、あなたの会社に一番合った構成を検討してみてください。

採用説明会で意識すること

採用説明会は、求職者が企業の魅力を感じ、入社意欲を高めるための重要な場です。特に学生たちの目線で見たとき、魅力的な内容や構成が求められます。採用説明会資料の作り方を改善することは、選考へと進むための第一歩です。学生が企業説明会で「満足度の低い採用説明会」と感じることを避けるためには、どのようなポイントに気をつけるべきなのでしょうか。

印象の悪い個別企業セミナーの理由とは

こちらのデータをご覧ください。

2023年5月に株式会社マイナビが公開しているモニター調査データで、2024年卒の学生が、就職活動中に最も印象の悪かった個別企業セミナーの理由上位10位を挙げたものです。

URL：https://career-research.mynavi.jp/wp-content/uploads/2023/06/s-monitor-24-4-001.pdf
調査方法：WEB上のアンケートフォームより入力
調査期間：2023年4月25日～2023年4月30日
調査対象：2024年卒業予定の全国大学4年生及び院2年生
　　　　　（文理男女別）文系男子315名、理系男子487名、文系女子580名、理系女子562名
　　　　　（地域別）関東768名、東海229名、関西409名、その他538名

ご存じの通り、昨今売り手市場化が続き、「会社を説明し、求める人材像を伝えれば応募が来る時代」から、「あの手この手で自社の魅力を伝え、たくさんの会社の中から学生に選ばれなければならない時代」となりました。

詰めの甘い会社説明では学生たちに「満足度の低い採用説明会」と評価されてしまい、選考に進む意思を持ってもらえなくなる可能性が高いのです。

特に以下の箇所では改善の余地があると思います。

・対面式で実施する必要がない内容だった 30.9%
・HPを見ればわかるような内容だった　　 30.1%
・社員のプレゼンテーションが下手だった 29.6%
・不要な話を長々とされた 　　　　19.8%

それではどのようなことを心掛けるべきかポイントを紹介していきます。

ポイント1. メリハリをつける

採用説明会資料で最も重要なのは、内容にメリハリをつけることです。

学生が飽きずに説明会に参加し続けるためには、情報量を適切に配分し、重要な部分には力を入れる必要があります。マイナビの調査でも「社員のプレゼンテーションが下手だった（29.6%）」や「不要な話を長々とされた（19.8%）」が問題として挙げられており、これらは資料やプレゼンテーションにメリハリがないことに起因している場合があります。

重要な内容は詳しく説明し、不要な部分は簡潔にまとめることで、学生の集中力を保つことができます。また、長時間のプレゼンテーションの場合、軽い休憩やインタラクションを挟むことで、学生の関心を引き続き維持することができます。

ポイント2. 根拠を持たせる

「自社は成長性があります」や「やりがいのある仕事です」といった言葉だけでは、学生の納得を得るのは難しいです。説得力のある根拠を提示することで、学生が企業に対してより強い興味を持つことができます。具体的なデータやエピソードを交えて説明することが大切です。

例えば、「○○事業は約30億円の市場規模があり、当社の強みを活かせる領域です」など、数値や具体的な成功事例を紹介することで、学生はその説明に信頼感を抱きやすくなります。このような具体的な根拠を示すことは、学生が企業に対して感じる期待感を高め、採用選考に進む意欲を引き出す効果的な方法です。

ポイント3. 自社の採用に関わらず、学生たちにとって本当に必要な情報を渡す

採用説明会資料は、必ずしも自社の宣伝に終始するべきではありません。学生が実際に知りたがっている情報を提供することで、信頼感を得ることができます。

例えば、「商社・メーカー志望だった4年目社員の就活中の悩みとその克服方法」や「面接前にやっておくべき準備」など、学生が直面している悩みに対する具体的なアドバイスを提供すると良いでしょう。

こういった情報は一見、自社に直接的な利益をもたらさないように思えますが、学生たちにとって非常に価値のある内容です。このようなサポートを通じて、「この会社は学生を大切にしている」と感じてもらい、選考に進みたいという気持ちを引き出すことができます。

まとめ

採用説明会資料は、企業の魅力を視覚的に伝え、求職者の疑問や不安を解消し、最終的に応募意欲を高める重要なツールです。成功する資料作りには、参加者のニーズに合わせた情報提供が不可欠であり、資料の構成やデザインにも工夫が求められます。求職者の特徴を理解し、その価値観やキャリアプランに合わせたメッセージを伝えることが、効果的な採用活動の鍵となります。

説明会資料で参加者の興味を引き、参加者の応募意欲を高めさせていきましょう。