プレゼンを成功に導くためのコツとは? 資料作成の方法から話し方まで網羅的に解説！

わかりやすいプレゼン資料を作成するための４つのコツ

ここでは、プレゼンテーション資料作成の4つのコツを解説します。

1. プレゼンテーションの目的を意識する

プレゼンテーションの目的は、自分の主張や提案によって聞き手の行動を促すことです。資料を作成する際も、プレゼンテーションによって誰にどんな行動をとってほしいか、その「目的」を常に意識することが大切です。

あなたはプレゼンテーションによって、聞き手にどのような行動を期待するのでしょうか？常に聞き手の目線を意識しながら準備を進めましょう。意識することで、資料の作成方針に一貫性が生まれます。

2. 1スライド1メッセージの法則を守る

プレゼンテーション資料の作成の際には、パワーポイントやキーノートを使う場合が多いと思います。その場合、原則として「1スライドに1メッセージ」を意識しましょう。
熱意があるほど伝えたい情報があふれてくることがあります。しかし、1つのスライドにあまりに多くのメッセージを詰め込みすぎると、聞き手にとってはどの情報が一番重要なのか、かえってわかりづらくなります。

プレゼンテーション資料は「1スライドに1メッセージ」の法則を守ることで、聞き手のスムーズな理解につながります。

3. デザインのルールに従ってスライド作成する

伝わりやすいプレゼンテーション資料のデザインには一定のルールがあります。たとえば、多くの色を使いがちですが、プレゼンテーション資料で使う色は3色が目安です。文字の色を黒とし、全体のテーマカラーとなるメインカラー、強調に使用するアクセントカラーの3色に絞って色を使います。一定のルールに従ってデザインすることで、重要箇所を際立たせることができます。

色の他にも、レイアウトのルールや見やすいフォント選びなど、基本的なデザインルールを理解しておくことで、見やすいスライドを作成することができます。

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4. あいまいな文章・表現を使わない

わかりやすいプレゼン資料を作成するには、明確で具体的な表現の使用が不可欠です。「たくさん」「少し」「非常に」のようなあいまいな表現は、結論や要点をぼやけさせ、聞き手の理解を妨げる可能性があります。
そのため、これらの表現はなるべく避け、代わりに具体的な数字や例を用いることで、メッセージを正確に伝えるようにしましょう。

例えば、「売上が非常に伸びている」という表現の代わりに、「売上が前年比20%増加し、業界平均の2倍の成長率を達成した」と具体的に述べることで、聞き手に明確な情報を提供できます。

プレゼンをスムーズに進めるための3つの取り組み

プレゼンテーションをよりスムーズに進めるために押さえておきたい3つのコツに触れていきます。

1. 聞き手をよく分析しておく

この記事の前半でもお伝えしたように、プレゼンテーションの目的は、自分の主張や提案によって聞き手の行動を促すことです。したがって、聞き手の属性（年齢、性別、立場など）や、ニーズ、前提知識などをできる限り事前に把握しておくことで、プレゼンテーションがよりスムーズになります。

たとえば、専門用語を使用するか否かなど、聞き手の前提知識レベルに合わせて使う言葉を変えることが、伝わりやすさは大きく左右されます。また、聞き手の立場や年齢性別、役職などを分析して、たとえ話や事例紹介などのエピソードを変えるのも有効です。聞き手が興味を持ちやすいテーマを選定しましょう。

さらに、同じテーマでプレゼンテーションをする場合も、聞き手はざっくり全体感を知りたいか、各要素を詳しく掘り下げてほしいかなど、聞き手のニーズに寄り添った構成を意識することが大切です。

2. 事前に十分に練習をしておく

当然ながら、プレゼンテーションの練習やリハーサルは入念におこないましょう。十分にプレゼンテーションの練習を積んでおくことで、本番に自信をもって臨めます。

効果的な練習方法としては、下記が挙げられます。
・プレゼンテーションの練習風景を録画して見返す
・上司や同僚などの第三者相手に見てもらい、フィードバックをもらう

このように、客観的な視点で自分のプレゼンテーションを振り返り改善していくことが、プレゼンテーションの質を確実に向上させる秘訣です。プレゼンテーションの練習方法については、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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3. スライドショー時にショートカットキーを活用する

パワーポイントを使ってプレゼンテーションをする場合には、ショートカットキーを有効活用することで、スライドショーをスムーズに進行できます。以下、プレゼンテーションに役立つパワーポイントのショートカット（Windows版）を挙げておきますので、ぜひ参考にしてみてください。

・スライドショーを開始する：F5
・現在選択しているスライドからスライドショーを開始する： Shift+F5
・スライドショーの終了：Esc
・次のスライドに移動：Enter（→、↓）
・前のスライドに戻る：Backspace（←、↓）
・スライド一覧を表示する：Ctrl+ -（マイナス）

その他資料作成時にも使えるパワーポイントのショートカットキーは、こちらの記事で解説しています。

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聞き手を惹きつけるためのプレゼンの話し方

ここからは、プレゼンテーションの話し方の5つのコツについて解説します。

1. 大きな声でゆっくりと話す

プレゼンテーションで緊張すると小さい声で早口になってしまいがちなので、大きな声でゆっくりと話すことをいつも以上に心がけましょう。声のボリュームを維持しつつ、スピードをコントロールすることがコツです。

また普段よりも口を大きく開けることを意識しましょう。これによって、聞き慣れない固有名詞や専門用語なども聞き手に正確に伝わりやすくなります。1分間に話す文字数の目安などは、こちらの記事でより詳しく解説しています。

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2. 身振り手振りを交えながら話す

プレゼンテーションでは、身振り手振りを交えながら話しましょう。要所で身振り手振りを交えることで、聞き手に伝えたい内容を強く印象づけられます。たとえば、3つのメリットを紹介する場面では、指を3本立てながら話す、といった具合です。

ただし、身振り手振りが多すぎると、聞き手はかえって集中できなくなってしまいます。ポイントを絞って効果的に使いましょう。

また、表情もプレゼンテーションの印象に影響を与えます。口角が下がり、俯きがちに話すと自信がなさそうな印象になりますが、口角を上げてまっすぐ前を向いて話すことを意識することで、自信に満ちた印象を与えることができます。

3. 緩急をつける

緩急をつけることで、より伝わりやすい話し方になります。たとえば、重要な箇所ではゆっくり話す、声のトーンを変化させる、適切な間を取るなど、メリハリのある話し方を心がけましょう。

また、プレゼンテーションの途中で聞き手の集中力や興味が途切れてきたと感じた場合には、聞き手に対して問いかけを挟み、数秒の間を取ってみましょう。これによって聞き手の関心を再びひきつけられることがあります。

4. 結論から伝える

プレゼンテーションは、結論から伝えることを推奨します。結論を先に伝えることで、聞き手はプレゼンテーションの全体像をイメージしやすくなります。

意図的に結論を最後にする場合もありますが、結論が見えないまま話し続けると、結論に達する前に聞き手の気持ちが離れてしまうことがあるので注意しましょう。　

5. 熱意を持って話す

熱意を持って話すことで、プレゼンテーションに聞き手を引き込みやすくなります。自信を持ち、熱意を持って語りかけましょう。

ただし、誇張は信頼性を損ねたりマイナスの印象を与えることもあるので注意しましょう。聞き手の温度感やプレゼンテーションの内容も考慮しつつ、あなたの熱意を最善の形で出してみてください。話し方のコツはこちらの記事で詳しく解説しています。

6. できる限りつなぎ言葉を使わないようにする

聞き手を惹きつけるプレゼンを実現するには、つなぎ言葉の使用を最小限に抑えることが重要です。
「えーと」「まぁ」といったつなぎ言葉は、話し手の自信のなさを印象づけてしまいます。その結果、聞き手の集中力を削ぐ可能性があります。

さらに、これらの言葉が頻繁に使われると、聞き手はプレゼンの内容よりもつなぎ言葉に注目してしまい、重要なメッセージが適切に伝わらないリスクも発生してしまいます。

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プレゼン後の質疑応答に対応するための4つのコツ

プレゼンテーションの質疑応答に苦手意識を感じている人も多いのではないでしょうか？
質疑応答では、臨機応変な対応力が求められます。ここでは、質疑応答にうまく対応する4つのコツについて解説していきます。

1. 想定される質問には答えを用意しておく

あらかじめ質疑応答で聞かれるであろう質問を想定して答えを用意しておくと良いでしょう。これによって、本番で落ち着いて対応することができます。

また質問を想定しその答えを用意するということは、聞き手目線でプレゼンテーションを考えることにもつながっているので、プレゼンテーション全体の質を向上させられるというメリットもあります。

2. 相手の意見も尊重する

質疑応答時には、肯定的な反応だけでなく、自分の意にそぐわない意見が出ることも往々にしてあります。たとえ納得できない意見が出たとしても感情的にならず、質問者の意見を尊重した上で自分の意見を真摯に伝えることが大切です。
「たしかに、そのようなご意見もありますよね。」といったように、いったん相手の意見を肯定した上で、自分の意見を述べると、角が立ちにくいです。

3. 答えられない場合には後日回答するようにする

質疑応答では、想定外の質問をされる場合もあり得ます。すぐには答えられない質問の場合、その場で無理に答えようとすると不十分な回答や誤った回答になる可能性があります。

現時点ではその質問に答えられないという旨を誠意を持って質問者に伝え、熟考の上で後日回答するという姿勢を見せることが大切です。

4. 質問がない場合はよくある質問の例を挙げる

先ほど挙げた「質疑応答で想定外の質問が出て焦ってしまう」というケースとは逆に、「質問がまったく出ずに、会場に気まずい沈黙が続く」というケースもありえます。この場合には、プレゼンターが質問の例を挙げることで質問しやすい雰囲気を作りましょう。

その他にも下記に挙げるような事前対策をすることで、聞き手がプレゼンテーションの内容を思い出しやすくなり、質問がしやすい状況を作ることができます。

・配布資料を用意する
・配布資料にメモ欄を用意しておく
・質疑応答時には内容を総括する1スライドを投影しておく
・事前に質問を募っておく

配布資料の作り方はこちらの記事で詳しく解説しています。

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▶プレゼンの成功には配布資料も重要？作り方＆使い方を徹底解説！！

プレゼン力向上に向けた練習方法５選

事前に繰り返し練習を行う

プレゼン力を向上させるためには、事前に繰り返し練習を行うことが不可欠です。
優れたプレゼンターは例外なく、本番前に何度も練習を重ねています。なぜなら、この繰り返しの練習には、次のような複数の利点があるためです。

まず、プレゼンの流れを体に染み込ませることができます。その結果、自信を持って発表に臨めるようになります。さらに、原稿の内容や話し方に迷いがなくなり、より堂々とした態度でプレゼンを行うことが可能になります。

発声練習を行う

プレゼン力を向上させるためには、明瞭で聞き取りやすい声を身に着けることが不可欠です。
声の出し方や発声に不安を感じる方は、実際に声を出す練習を重ねることで改善していきましょう。

撮影・録音して自分のプレゼンを客観的に見る

プレゼン力を向上させる上で、自らのプレゼンを撮影・録音して客観的に分析することは非常に重要です。実際に映像や音声を確認してみると、普段気づかない癖や改善点が明らかになることがあるためです。撮影した映像を分析する際は、以下の点に注目してみてください。

1. 声の明瞭さと大きさ
2. 話すスピードとリズム
3. 姿勢や身振り手振り
4. スライドとの連携

同僚などの第三者に聞いて貰う

プレゼン力の向上に向けて、同僚などの第三者からフィードバックを得ることは非常に重要です。
なぜなら、客観的な視点で評価してもらうことで、自己分析だけでは気づきにくい改善点を明らかにできるためです。その改善点に向き合うことが、プレゼンの効果を大きく高めてくれる近道となるはずです。

プレゼンが上手い人・参考にしたい人の真似をする

プレゼン力を向上させるにあたり、優れたプレゼンターをロールモデルにすることは効果的です。
まずは、職場の同僚や上司など、身近な環境で印象的なプレゼンを行う人物に注目してみてください。彼らのプレゼンスタイルを観察する際は、以下のような点に着目してみましょう。

• 話の構成や論理の組み立て方
• 聞き手との関係性の築き方
• プレゼン資料の使い方
• プレゼン中の声の抑揚やボディランゲージの取り組み方

プレゼンを成功に導く身だしなみと佇まい

「清潔感」を意識した服装を心がける

「清潔感」のある身だしなみは、聞き手に好印象を与えます。この清潔感は、プレゼンの信頼性を高める上で欠かせない要素です。清潔感のある服装を心がけるためにも、以下の点に注意を払いましょう

1. 適切な服装選び： 場面に合わせた適切な服装を選択しましょう。
   　　　　　　　　 ビジネススーツが基本となりますが、業界や状況次第では
   　　　　　　　　 その他のタイプも許容されます。
2. 細部への配慮：シャツやスーツは、しっかりとアイロンをかけることでシワを防ぎましょう。
   これらの細部への配慮が、全体的な清潔感を大きく左右します。

「笑顔」を意識して柔らかい表情を心がける

プレゼンでは内容の質と同様に、プレゼンターの表情も重要な役割を果たします。特に「笑顔」は、聞き手との良好な関係を築くための強力なツールとなります。
ただし、過度な笑顔や不自然な表情は逆効果になる可能性があるため、自然で誠実な笑顔を心がけることが大切です。

胸を張って背筋を伸ばした「姿勢」で取り組む

適切な姿勢を心がけることは、プレゼンターの自信と専門性を視覚的に表現することにつながります。正しい姿勢を意識した上でプレゼンの練習を行い、より説得力のあるプレゼンテーションを実現できるようにしておきましょう。

プレゼンのコツと練習方法を参考に、プレゼンを成功させよう

本記事では、プレゼンを行うための様々なコツから練習方法まで紹介してきました。これらのテクニックやコツは、プレゼン成功のためだけでなく、日常の商談や会議でも活用できる汎用的なスキルです。特に、話し方や資料作りのコツは、ビジネスコミュニケーション全般で役立つでしょう。

このようにプレゼン力は現代のビジネスパーソンにとって必須のスキルです。この記事を参考にプレゼン並びにビジネスでの成功につなげていきましょう。