伝わりやすい提案書の書き方!作成方法や構成・流れを紹介

ビジネスパーソンであれば多くの人が作成を経験する提案書。
重要なビジネス資料にも関わらず、作成方法を十分に教わらないまま、過去の提案書を見様見真似で作成している方も多いのではないでしょうか。

提案内容が採用されるためには、伝わりやすく説得力のある提案書を作成することが重要です。この記事では、伝わりやすい提案書の作成方法について、解説します。

提案書とは

まずは、提案書の定義や役割についてお伝えします。

相手の課題の解決策を提案するビジネス資料

提案書は、提案先が持つ課題に対し、解決策や取り組むべきことなどの提案を記したものです。提案先が内容を理解・精査し、提案を採択するべきか否かを判断します。

社外向けに提案書を作る場合は、顧客の課題解決に向けて自社サービスを紹介する場合が多いです。また、社内向けに提案書を作る場合は、業務改善・プロセス改善などの課題を解決し、業務の生産性を上げることが目的である場合が多いです。

提案書と企画書など似た資料の違いは?

提案書と似た資料に企画書などがありますが、違いについての厳密な定義はなく、業界や企業によって使い分け方が異なります。
一般的には、提案書は課題が存在することが前提となり、課題を解決する方向性や施策を記した資料を指します。一方、企画書は課題の有無は問わず、新たな製品やサービスなどの企画を落とし込んだ資料を指します。

その他の類似資料に稟議書や報告書があります。稟議書は、会議を開いて決裁を得るほどではないものの、決裁権者から承認を受け捺印をもらうための資料です。報告書は、日常的な業務において進捗状況や結果をまとめた資料です。

提案書を作成する上で意識すること

提案する内容や相手が違っても、提案書の作成で意識すべき共通のポイントがあります。
今回は、社外(顧客)に向けた提案書を作る際の、重要なポイントを解説します。

提案書の目的を常に意識する

提案書は、提案を行う相手の何らかの課題に対し、解決策を提案する資料です。つまり、提案書の究極の目的は「解決策を採用してもらう」ことです。 

そのためには、読み手にとって魅力的な内容でなくてはなりません。また、複数の競合他社の提案書と比べられる場合もあるため、自社(自分)が解決策を実行する者として相応しいことをアピールしましょう。 

提案先の課題を把握しておく

提案書は、課題を解決する方法を提案する資料なので、提案先の課題をしっかり把握しておくことが大前提です。
提案書を作る準備として、提案先が「何に困っているのか」「何を改善したいのか」という課題の情報収集を行うようにしてください。課題設定が間違っていると、その解決のための提案も的外れなものになります。

特に、課題は「提案先の事情」であるため、粗い情報収集やあてずっぽうで定めたりすると、印象が悪くなります。提案書の質を高めるためにも、課題設定の作業には時間と手間を惜しまずに取り組みましょう。

提案内容の裏付けをきちんと行う

提案内容の根拠があやふやな提案書は、説得力がありません。この提案でなぜ課題が解決できるのかという、内容の裏付けをきちんと行う必要があります。
また、提案内容に説得力があり魅力的な内容であっても、「スケジュールがタイトすぎる」など実現可能性が感じられないと、採用はされません。
明確な根拠を客観的なデータなどで示しながら、実現可能性を示すようにしてください。

提案を採用するメリットを明確にしておく

提案を採用した暁には、提案先にどのようなメリットがあるのかを明確にしてください。提案を受ける側としては、提案の中で最も期待している内容でもあるので、できるだけ具体的に記載しましょう。

漠然と「今より改善します」という表現ではなく、「売上〇%アップが期待できます」「〇〇人月の工数が削減します」と定量的に示してください。
具体的な内容であれば、読み手の担当者がそのまま意思決定者に説明することができ、採用の確度も高まります。

伝わりやすいデザインを心がける

パワーポイントで提案書を作成する場合は、デザインにも気を配ります。パワーポイントは視覚情報の占める要素が大きい媒体です。デザインが良くないと提案書全体の印象が悪くなるだけではなく、内容も伝わりづらくなってしまいます。

なお、パワーポイント資料のデザインのコツは下記記事で紹介しているので、こちらも参考にしてみてください。

【関連記事】
良いパワーポイント資料のデザインとは?正しく情報が伝わるコツを紹介

提案書の構成例

提案書の構成にはおおよそのパターンがあります。ここでは提案書のオーソドックスな構成例を紹介します。今回は「社外向け(顧客向け)に、パワーポイントで作る数ページの提案書」を例に解説をしていきます。

表紙

「表紙」は提案書の顔とも言える重要な位置づけです。
特に提案書タイトルは、提案内容とメリットを端的に伝えられるようにしてください。その際、なるべく提案先が用いている言葉を使用し、目指すべき姿を魅力的に表現するようにしてください。

挨拶(はじめに)

「挨拶(「はじめに」や「まえがき」)」には、提案する機会を貰えたことへの感謝や挨拶、提案内容のサマリ、提案に至るまでの背景などをシンプルに記載してください。

挨拶は枚数の少ない提案書や、関係性が既に構築されている顧客への提案書の場合は、省略することもあります。ケースバイケースで、挨拶を入れるかどうかは検討してください。

アジェンダ/目次

「アジェンダ」は提案全体の内容や流れを示すスライドです。忙しい顧客がざっと内容を理解したい場合に有効です。
必須項目ではないので、提案資料のボリュームや提案相手の性格なども加味して、採用を検討してください。

与件整理

与件とは「他から与えられること」という意味ですが、提案書においては「解決されるべき課題の前提として与えられたもの」と理解してください。
「与件整理」のスライドには、事前にヒアリングした要件や、納期などの制約事項などを整理して示すようにしてください。

課題の定義

提案先の抱える課題を整理してまとめるスライドです。
顧客側の現状と、あるべき姿・ゴールとのギャップを図式で示すと分かりやすいでしょう。

提案内容

「提案内容」は、定義した課題を解決する方法を提示する、提案書の本題です。後の項目で提案の詳細に触れるので、ここでは「提案の方針」や「概要」などの全体像を分かりやすく示しましょう。

仮に、提案先で提案書の資料が一人歩きした際にも、このスライドだけを見ても内容の大枠が理解できるように作成しましょう。

提案を採用するメリット

提案を採用することで提案先が得られるメリットを示し、提案を後押しします。前述したように、メリットは漠然と示すのではなく数値を用いて具体的に示すことで、より明確にイメージできるよう心がけてください。数値で示しにくい場合も、「未開拓のターゲットにアプローチができる」や「〇〇層の認知を拡大できる」など、提案を採用した後の状態を、なるべく具体的に示しましょう。

つい陥りがちなのが、自分たちの提案の特徴だけを列挙してしまうことです。特徴だけではなく、提案先の目線から見たメリットを記載するようにしてください。

提案の詳細

「提案の詳細」は、前述した「提案の内容」をより詳細に説明するスライドです。
提案の具体的な実行方法など、より詳細な内容を記載してください。
逆に曖昧な点が残ると顧客から指摘され、提案が不採用となりかねません。

事例

「事例」は、提案先にイメージを補強するためのスライドです。
これまで同様の提案を採択した他社が、どのような流れで課題を解決してメリットを得たのかというエピソードは、提案先の背中を押す効果があります。また、自社の実績や提案内容の信頼性もアピールすることができます。

体制

「体制」は提案内容を実行する組織の役割や人員配置を示すスライドです。顧客と自社の共同プロジェクトの場合は、双方の体制を入れるようにしてください。

費用

「費用」は、提案内容を採択した際に発生する金額を記載するスライドです。見出しは「お見積り」「予算」「ご利用料金」など、資料の内容や提案先に応じて適宜変更しましょう。

総額と合わせて内訳が確認できるようにしておきましょう。複数の提案をする場合には、選択肢ごとに費用を提示し、大きいプロジェクトの場合は、フェーズごとに費用を提示すると、内訳がわかり安心できたり、予算に応じた選択がしやすくなります。

スケジュール

「スケジュール」は、提案内容について「いつ頃」「誰が」「何をするのか」を示すスライドです。
体制と同様、提案先と自社との共同プロジェクトの場合は、双方のスケジュールや担当するタスクを明記してください。

会社概要・実績

提案書の最後に、自社の事業紹介や過去の取引実績について記載した「会社概要・実績」のスライドを入れてください。
提案書が提案先の社内で稟議に上がることなども考慮し、社外向けの提案書には必ず盛り込むようにしてください。

【関連記事】
パワーポイントの資料を構成する方法を解説!資料別構成例も紹介

社内向けの業務改善提案書に記載する内容

社内向け提案書は、業務の効率化や改善などを提案する内容が多いです。
盛り込む内容は社外向けとほぼ同じで、「課題、提案内容、実施にかかる費用、期待される効果」などです。
なお社内向けの提案は、各社で決まったフォーマットがあることも多いので、その場合はフォーマットに従って内容を記載するようにしてください。

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