提案書でのスケジュールのビジュアル化方法5選!マイルストーンやガントチャートなど種類別徹底解説

顧客や社内の社員に対して新規事業や新企画などを提案するために作成する提案書。採用されやすい提案書を作るためには、「誰が、いつまでに、何を達成するか」といった情報を出来るだけ具体的に、イメージしやすい形で表現することが重要です。そのためにおすすめしたいのが、スケジュールのビジュアル化です。

この記事では、効果的なスケジュールのビジュアル化方法を5つ紹介します。マイルストーンやガントチャートといった差がつく表現方法についても詳しく解説するので、スキルアップを目指すビジネスパーソンは必見です。

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公開日 2021年2月1日 最終更新日 2021年9月29日

提案書におけるスケジュールの役割

提案書におけるスケジュールの役割の一つは、実現可能な方法や工程を記載して、提案内容に説得力を持たせることです。工程を視覚的に表現することで期日が明確になるため、その提案が実際に実現できそうなのか、どのくらいの期間で何ができるのかを読み手がイメージしやすくなります。

提案書に記載するスケジュールは、関係者間で合意を図るためにも重要です。後述する「ガントチャート」を活用すれば、特定の担当者に作業が偏っていないかを一目で確認することができます。

スケジュール作成にはマイルストーンを活用する

マイルストーンとは

マイルストーンとは、作業の進捗を確認するために設定する中間目標地点のことです。
プロジェクトが長期化する場合や工程が複雑化する場合には、マイルストーンを設定すると効果的です。

次に、マイルストーンを設定する具体的なメリットを紹介します。

マイルストーンを設定する理由

マイルストーンによりスケジュールの進捗を確認しやすくなります。

長期間にわたるプロジェクトでは、最終的な完成形に至るまでに様々な途中工程があるはずです。そのような途中工程にマイルストーンを設定しておくことで、「大きなゴール」に至るまでにクリアすべき「小さなゴール」がビジュアル化され、進捗管理がしやすくなります。

マイルストーンを設定するときは、マイルストーンと日付を関連付けて、「何をいつまでに完了させるのか」をはっきりさせることがポイントです。万が一トラブルや遅延があっても、次のマイルストーンまでに必要な工程やリスケジューリングなどの軌道修正がしやすくなります。

提案書におけるスケジュールの表し方

ここでは、提案書でスケジュールを示す5つの方法を紹介します。

文章

最もシンプルかつ手軽な方法は、文章で示す方法です。
以下の情報を箇条書きなどで簡潔に記載するとよいでしょう。

日時:やるべき作業
(例:〇月〇日:△△完了)

小規模のプロジェクトなど、簡素なスケジューリングで済む場合はこの方法で十分です。 

提案書 スケジュール 作成方法1

スケジュールを表で示す場合は、行と列に「日時」と「やるべき作業」をそれぞれ記載します。

さらに複数の人で作業を分担する場合には、「担当者」の列を加えるとさらに効果的です。担当者名は表頭に記載し、中身は記号や色で表現するのがおすすめです。担当者ごとに列を分けることにより、各人の業務範囲や締切が把握しやすくなるので、認識ミスを防ぐことにもつながります。

線表(フロー)

提案書 スケジュール 作成方法2

線表は「フローチャート」という名前でも呼ばれていますが、作業工程や期間をビジュアル化するのに適した方法です。縦軸に作業内容や資源、横軸に期間を線で置き、作業期間を帯の長さで示す方法が一般的です。

線表を使うメリットは、帯の長さによって期間を直感的に把握できる点です。一方、デメリットは、制作や修正に手間がかかる点です。

メリットとデメリットの双方を考慮すると、線表は複雑なスケジュールのビジュアル化には向いていないといえます。複雑なスケジュールで線表を使用する場合は、あくまでスケジュールの全体像を提示するだけに留め、詳細はガントチャートに記載するなど、他のビジュアル化ツールとの併用・使い分けが必要になるでしょう。ガントチャートについては後ほど詳しく解説します。

カレンダー

スケジュールをカレンダー形式で管理するという方法もあります。特に、月単位のカレンダーは週単位の作業と日単位の作業の両方を即座に把握しやすいです。日をまたぐ作業は矢印を使って表現することもできます。

カレンダー形式にはこのようなメリットもありますが、記載スペースに限りがあるので、複数の担当者の作業を同時に管理するには不向きなツールでもあります。カレンダーを使って複数担当者の作業を表現したい場合には色分けをするなど、文字は極力少なくする必要があります。

ガントチャート

提案書 スケジュール 作成方法3

ガントチャートとは表の一種で、縦軸に作業項目や担当者名、横軸に時間軸を置き図式化したものです。ガントチャートでは作業工程と時間軸が連動していて、スケジュールを直感的に把握することができるので、工程管理に頻繁に用いられます。

ただし、ガントチャートでは横軸が時間軸に対応しているため、常にスケジュールの長さを意識しながら作成する必要があります。たとえば、総期間が数年間におよぶような長期プロジェクトの場合は、横幅の関係で日単位や週単位のスケジュールを同時に載せることは難しくなります。

このように、ガントチャートを使う場合、表現したいスケジュールの総期間と、それぞれの作業工程に必要な時間単位(日、週、月、年など)のバランスを考慮する必要がある点には注意しましょう。一般的には、ガントチャートは、総期間が数ヶ月程度、長くとも1年程度の短期間のスケジュール管理に向いているといえるでしょう。

マイルストーンを設定するならガントチャート形式を用いるのがベスト

表形式は手軽だが項目の重複には不向き

スケジュールを表で一覧にする方法は、特別なスキルを必要とせず、手軽に情報が整理でき、かつ単に箇条書きの文章で表現するよりも情報の構造が伝わりやすい点がメリットです。

ただし、表形式の場合は基本的に日程と作業内容が一対一の構造となるため、日程が部分的に被る作業が複数ある場合などは直感的に理解しづらくなります。表の中で作業期間を表す部分とマイルストーンを表す部分との区別がつきづらい点もデメリットといえます。

提案書 スケジュール 作成方法4

線表形式はビジュアル化できるが複雑な日程には不向き

先述の通り、線表は一つの線を時間軸として定めて、作業項目や期間は帯を使って表します。線表を使えば、全体のプロセスをビジュアル化できるので、スケジュールの全体像を一目で把握できるというメリットがあります。また帯を使うことで、作業・日程の重複を簡単に表現できる点もメリットです。

作業項目とマイルストーンに異なる記号を使うことで、両者を区別して表現することができます。ただし日程や作業項目が複雑化する場合には記号が増えるので、かえってわかりにくくなる場合があります。そのため、線表とマイルストーンを組み合わせる場合には、できるだけ簡潔にまとめることが重要となります。

以下の例では、作業項目には帯を使用し、マイルストーンには☆を使用しています。

提案書 スケジュール 作成方法5

ガントチャート形式なら進捗が瞬時に把握できる

先述の通り、ガントチャートではスケジュールを表と線の組み合わせで表現します。

作業項目だけでなく、期間と時点を同時にビジュアル化できるので、マイルストーンの設定には特に適しているといえます。

ガントチャートにマイルストーンを設定する手順

ここからは、ガントチャートにマイルストーンを設定するための具体的な手順について2ステップに分けて解説します。

全体のスケジュールをガントチャートに落とし込む

まず、作業項目数、作業順序、担当者、全体スケジュールをガントチャートに落とし込み、ビジュアル化します。ガントチャートを作成する場合には、先述のように、表現したいスケジュールの「総期間」と、それぞれの作業工程に必要な「時間単位」(日、週、月、年など)のバランスを考慮し、時間軸の目盛が細かくなり過ぎないように配慮しましょう。

マイルストーンを設定する

ガントチャートに必要情報を落とし込んだら、ガントチャート内の各項目にマイルストーンを設定します。マイルストーンを設定するときは実務担当者に確認を取り、作業ボリュームやリソース状況、作業スピードを考慮したものにします。

この段階で作業項目に漏れがあると、進行に影響が出てマイルストーンの達成が難しくなります。そのため、実務担当者にも全作業項目が揃っているかを確認することをおすすめします。

ガントチャートに先述のマイルストーンを組み合わせることで、

・何を
・どのくらいの期間でいつまでに達成すべきか

が明確になります。

以下が完成例です。

提案書 スケジュール 作成方法6

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