パワーポイントでフローチャートを作る方法を解説!見やすくするコツも紹介

手順や流れを示すとき、文章だけで説明するよりもフローチャートがあるとわかりやすくなります。パワーポイントでフローチャートを作る方法について解説しますので、ぜひマスターしてください。また、わかりやすいフローチャートを作成するためには、いくつか押さえておくべきポイントがあります。コツを押さえて資料の質を一気に向上させましょう。

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フローチャートとは

フローチャートとは流れや手順などを図示したものです。文章にすると長くなり複雑な内容であっても、フローチャートで示すと直感的に理解しやすくなることがあります。

また、選択肢がいくつかある内容を図示するときにも、フローチャートは便利です。条件分岐が多数発生する場合もフローチャートを用いると視覚的に理解しやすくなるでしょう。

パワーポイントを使ってフローチャートを作る方法

パワーポイントを使ってフローチャートを作る方法を解説します。フローチャートは以下の手順で作成します。

パワーポイントを使ってフローチャートを作成する手順

  1. 1.手書きで下書きを作成する
  2. 2.図形を挿入する
  3. 3.テキストを入力する
  4. 4.図形の配置を整える
  5. 5.矢印を挿入する

1. 手書きで下書きを作成する

まずは手書きでフローチャートの下書きを作成しましょう。内容が固まっておらず試行錯誤する場合は、始めからパワーポイントを使うと操作に時間がかかるため、紙面に手書きで下書きすることをおすすめします。

下書きでは、流れを示す図形の数と各図形に入力する説明文を決定します。

2. 図形を挿入する

下書きが完成したら、パワーポイントでの作成に移ります。

「挿入」タブを開き、「図」グループの「図形」から任意の図形を選択します。

図形の色などを変更する場合、図形を選択してから、「図形の書式」タブを開いて塗りつぶしの色や枠線の色を変えてください。

なお、フローチャートに用いる図形は、大きさを揃えることで統一感が出ます。図形を一つ作成したら、Ctrl+DやCtrl+ドラッグなどで必要数を複製しましょう。

3. テキストを入力する

次は各オブジェクトにテキストを入力します。Tabキーを押すとオブジェクトが順番に選択されるので、テキストの入力スピードが上がりやすくなります。

「ホーム」タブから「段落」グループを開き、左右揃えや中央揃えなど選ぶことでテキストの位置が整います。

なお、上の例のように上から下に向かって流れを示す場合は、左右中央揃えを選ぶとバランスよく見えます。

4. 図形の配置を整える

図形を整列させると見た目が美しくなる上、わかりやすさも向上します。

まずはCtrl+クリックなどで、位置を揃える図形をすべて選択します。

「書式」タブを開き、「配置」から「左右中央揃え」や「上下に整列」を活用して、各オブジェクトの配置を揃えましょう。

「左右中央揃え」は選択したオブジェクトの位置を中央に揃え、「上下に整列」では選択したオブジェクトの縦に並ぶ間隔が等間隔になります。

図形が整列しました。

5. 矢印を挿入する

「挿入」タブから「図形」を開き、矢印を挿入します。

図形同士を矢印でつなぐ場合には、コネクタを利用しましょう。始点となる図形にカーソルを合わせると各辺に表示される丸(●)が、コネクタです。

コネクタをクリックすると、矢印と図形が結合し、丸が緑色になります。

終点をドラッグし、もう一方の図形のコネクタと接合しました。

分岐が発生するフローチャートを作成する場合は、カギ型矢印を使用するとよいでしょう。

「挿入」タブ→「図形」よりカギ線矢印を選択します。

白い丸と黄色い丸のそれぞれのハンドルをドラッグして位置を調整してください。

調整したカギ線矢印を複製し、位置や向きを調整すれば、分岐を表現することができます。

後述しますが、三角形でも矢印と同様の意味を示すことができます。薄い色の三角形を使用することで各要素に意識が向きやすくなります。

わかりやすいフローチャートを作成するためのポイント

フローチャートは手順や選択肢をわかりやすくすることができますが、ポイントを押さえていないと作成者の意図が伝わりにくくなることがあります。一目で理解を促すためのコツを3つ紹介します。

わかりやすいフローチャートを作成するポイント

  • ・情報を詰め込みすぎない
  • ・情報量が多い場合は分割することも検討する
  • ・重要な部分を目立たせる

情報を詰め込みすぎない

情報を多く詰め込みすぎると、わかりにくいフローチャートになります。

フローチャートを作成する主な目的は、相手に全体の流れを理解してもらうことです。文章では長くなりやすいので、可能であれば一単語や体言止めで表現しましょう。見やすくなるように余白を確保することも大切です。

情報量が多い場合は分割することも検討する

スライドのスペースには限りがあるので、無理やり詰め込むと見づらい図になります。また、1ページの情報量が多すぎると、窮屈でわかりにくい印象を与えてしまいます。

情報量が多い場合は、ページを分割することでスペースに余裕が生まれます。

プレゼンテーションで使用する際は、「画面切り替え」の「プッシュ」を利用することで、2つのページが縦につながっているように演出することができます。2ページ目のスライドに「画面切り替え」タブの「プッシュ」を設定すると反映されます。

フローチャートが左から右に向かって流れる場合は、「効果のオプション」の「右から左」を選択してください。2つのページが横につながっているように演出できます。

重要な部分を目立たせる

フローチャートで示す内容の中でも特に重要な部分(要素)については、図形の色を変えたり文字の色を変えたりして目立たせましょう。

上の例では、強調したい成約の図形は濃い色にし、その他の図形は薄い色にします。

また、矢印には薄い色を使ったり、重要度が低い文字は小さなフォントを選んだりすることで、より強弱がつきます。

フローチャートを流す方向

時間の幅を表すときは横向き

内容や情報量にもよりますが、一般的にはフローチャートで時間経過を表す際は、横向きで作成し、図形と図形をつなぐ矢印の長さに差を持たせると、時間の長さを可視化しやすくなります。

手順を示したり比較したりするときは縦向き

手順を1つずつ踏んでもらいたい場合は、フローチャートは縦向きで作成することが一般的です。上から下に視線を誘導することで、順序を理解しやすくなります。ただし、内容や情報量によっては横向きが適していることもあるので、実際に作成してから直感的に理解しやすいか判断してください。

また、複数の要素を比較してフローチャートに表示する場合も、縦向きがおすすめです。

比較する要素を左右に並べることで、差分がひと目見ただけでわかるようになります。

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