資料を作成する上で必要な事前準備と作成のコツを紹介

資料作成前に意識する内容6つ

プレゼン資料を作成にあたり、まずは事前に意識するべき内容を見ていきましょう。

1. 「誰に」「何を」伝えるかを明確にする
2. プレゼン（資料）の目的を決める
3. 解決すべき課題を洗い出す
4. 聞き手に対し「何を期待するのか」を決める
5. 必要な情報を収集し整理する
6. 情報をもとに構成を組み立てる

1. 「誰に」「何を」伝えるかを明確にする

資料には必ず聞き手や読み手といった「相手」が存在します。
資料作成を始める前に、まずこの「相手」がどういった立場の人で、資料を通して「なに」を伝えたいのか、を明確にしましょう。

この点を明確にしておくことで、資料で伝えるべき情報やメッセージの軸が決まり、方向性をブレずに作成することができます。

最初に相手の立場や役職、年代、意思決定権の有無などを出来るだけ調べておきましょう。

2. プレゼン（資料）の目的を決める

次に、プレゼン自体の目的を決定していきます。
新しい提案をするのか、売上など数値の共有・報告の場であるのか、プレゼンの目的によって必要な情報が変わってきます。

時間が限られている中で正確に情報を伝え、意義のあるプレゼンにするためにも、目的を事前に確認し決めておきましょう。

3. 解決すべき課題を洗い出す

例えばプレゼンの目的が新サービスの提案である場合、そのサービスを必要とする課題が存在していることになります。

相手の課題を知らないままサービスを紹介すると、こちらがアピールしたいポイントと相手が知りたい情報がすれ違い、無意味な時間になってしまうおそれがあります。

今相手が困っていることは何か、提案することで解決できることは何かを事前に調べてから、資料を作成していきます。

4. 聞き手に対し「何を期待するのか」を決める

相手の課題を洗い出し、プレゼンの目的がはっきりと見えた後は、相手にどのような行動をしてほしいかを明確にしましょう。

資料の中ですぐに取り組める行動を示しておくと、相手も動きやすくなります。
たとえば「今月中にトライアルを申込んでもらう」など、期限や行動を明確にしておくと実行に移しやすくなります。

逆に「すぐに決裁がほしい」など、相手の行動を制限し誘導しすぎるような提示は避けましょう。

5. 必要な情報を収集し整理する

相手の課題や取ってもらいたい行動が決まったら、必要な情報を集めていきます。
新しい提案先であれば、会社情報や取引先、事業内容、会社のビジョンなど。既存の取引先であれば、上司や同僚からこれまでの経緯を聞くことも可能です。

また自社のサービスや商品、数値の裏付け、導入した際のメリットなど、様々な角度から情報を集めて整理していきます。

6. 情報をもとに構成を組み立てる

相手に何を伝えるか、プレゼンの目的や必要な情報が出揃ったら、最後に資料の構成を考えていきましょう。

この時点では、まだ手書きなどで資料全体の流れや論点を書き出していきます。
まずは目次のように簡単な概要を書き出すだけでも問題ありません。各スライドで伝えるべきテーマは何かを書き出しておけば、後からしっかりと肉付けすることが可能です。

この段階で全体の流れを決めておけば、途中で情報が増えたり変更になったりしても、焦らずに調整していくことが出来ます。

資料を作成するときのコツ

1. 全体のデザインルールを決めておく
2. テキストルールを統一する
3. 画像や図解、グラフは整列させる
4. 十分な余白をとる

1. 全体のデザインルールを決めておく

実際にパワーポイントを使って資料を作成しようとした際、真っ白なテンプレートに要素を埋め込んでいくのは非常に難しいでしょう。

まず、レイアウトやテーマカラーなどのテンプレートを決めておきます。
スライドのタイトルやリード文の配置、フォントは何を使うか、メインとアクセントの配色はどうするかなど、基本的なデザインルールを設定してからテキストやグラフなどの情報を埋めていきます。

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2. テキストルールを統一する

フォントには和文フォントと欧文フォントの2種類があります。
パワーポイントで資料を作成する際には、日本語と英語に各1つずつ設定しておくとよいでしょう。

また、テキストは配置する場所や情報の強弱によって、サイズを大きくしたり色を変更したりしますが、その場合もある程度ルールを統一しておくと見た目が整ったスライドになります。

例えばリード文のフォントサイズは16pt、文字を強調する際の色はコーポレートカラーを使う、などです。

3. 画像や図解、グラフは整列させる

スライドにはテキスト以外に画像なども掲載することがほとんどでしょう。

2枚以上並べる場合、並びの配置や高さなどをなるべく揃えておくと、視覚的に情報が散らばらず聞き手の混乱を避けることが出来ます。

4. 十分な余白をとる

スライド内に情報を詰め込みすぎると、聞き手はどの情報を優先すれば良いのか、今スピーチしているのはどの部分なのか、判断に迷ってしまう可能性があります。

スライドの周囲や要素と要素の間に、十分な余白をとるように心がけましょう。読みやすさを意識すると、格段に見やすいスライドを作成することが出来ます。

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資料の作成後にチェックするポイント

資料の一通り作成できたら、下記の点について問題が無いか最終チェックを行いましょう。

1. 表紙に必要な情報が入っているか

表紙は資料のテーマを一番最初に相手に伝える重要なスライドです。

そのため、タイトルやサブタイトル、作成日、制作者の情報など、資料における情報を分かりやすく配置する必要があります。

タイトルの付け方は適切か、日付は最新に更新されているか、など情報がアップデートされているかに気を付けましょう。

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2. 情報が詰め込まれ過ぎていないか

資料作成の中で「1スライド1メッセージの法則」というものがあります。

1つのスライドの中に情報を詰め込みすぎると、一番大切な情報が見逃され、相手に伝えられない可能性があります。

スライドの中にいくつも論点や伝えたいことを詰め込んでいないか、読み直しながら確認しましょう。

3. 図やグラフは見やすいか

図やグラフを見たとき、一目でその内容やポイントが理解できるようになっているかを確認しましょう。

図の中のフォントが小さすぎる。色のコントラストが低くて文字が読めない。グラフの数値が細かすぎる。など、見づらくなってしまう原因はさまざまです。

重要な数値のフォントを大きくする。背景の色を変える。など、直感的に理解できるようデザインを調整してみてください。

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4. 構成・ボリュームは適切か

最後にもう一度資料の構成とボリュームが適切かを確認してください。

資料作成前に意識した「資料の目的」や「課題」に対して、きちんと解決策が提示されているか。聞き手の行動を促すようなポイントはあるか。結論を述べることができているか。

実際にスピーチにまとめてみるのも一つの方法です。内容に不足が無いか、流れに滞りが無いかなどをチェックしておきましょう。

まとめ

わかりやすい資料を作成するためには、まず資料の目的と構成を意識していくことが重要です。

最初は難しく思えるかもしれませんが、一度作成した資料は次回からブラッシュアップして使用することが出来ます。

この記事で紹介したポイントとコツを押さえながら、説得力のある資料を作成していきましょう。