【作成編】パワーポイント資料の文章の作成①

今回は、文章の作成・推敲について解説します。

パワーポイント資料の作成スキルの中で、文章を作成するスキルは中核を占めます。
要点を押さえて簡潔にまとめるスキル、限られた文字数の中で効果的な言葉を選び抜くスキル、前後の文脈から適切な文章を構成するスキル等、文章作成の総合力が問われます。
当然ですが、文章の上達は即座に叶いません。
ここでは、意識をするだけで改善できるポイントをご紹介していきます。今回は用語の取り扱いについてです。

1.読み手の視点に立った用語選び

専門用語や人によって解釈が異なる用語を乱用したプレゼンが、読み手に受け入れられないことがよくあります。
用語の選び方が独りよがりな資料は良い資料とは言えません。
そのような資料には、読み手の視点に立つという基本が欠けていることが背景にあります。
自身が身を置いている環境が標準的であるとは限りません。自身の博識を誇示しても読み手の理解を引き出すことには繋がりません。
読み手の視点に立って、一つ一つの用語を丁寧に選び出すことを意識してください。

2.用語の定義を統一

パワーポイント資料の作成側と読み手側で認識のズレを起こさないために、資料中の用語は一貫性を持って使わなければなりません。
文章を一通り作成し終えた後に、同義の異なる用語がないかをチェックしてください。わかりやすい用語に統一し、資料上は同じことを意味していることを明確にすることが大切です。
解釈が多様な用語を使わざるを得ない時は、パワーポイント資料の最後に用語集ページを用意することも有効です。

3.できる限り具体的に表現

読み手の解釈に左右されない文章にするためには、できる限り表現を具体的にすることが大事です。
曖昧で抽象的な表現を避け、定量的に示すことができる内容は数値を添えて説明してください。具体的であればあるほど、誤解を招くリスクは下がります。
特に読み手の意思決定に関与する内容は、ミスリードを起こさないよう具体化することを心がけてください。

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