プレゼンテーション力とは？定義・必要性・鍛える方法を解説
Share:
多くのビジネスシーンで必要とされるプレゼンテーション力。成果に直結する仕事も多いのではないでしょうか。本記事ではプレゼンテーション力とは何かの定義から、必要性、そして鍛える方法を解説します。
プレゼンテーション力とは？
プレゼンテーションの目的は、プレゼンテーションを受けて聞き手に望んでいる行動をとってもらうことです。そのため、プレゼンテーション力とは、聞き手の行動や心理を話し手の意図に沿った方向に変化させられる力ということになります。
ここでは、プレゼンテーション力を、「コミュニケーション力」と「構成力」の面から考えてみます。
聞き手のニーズを汲み取り、情報を的確に伝えるコミュニケーション力
コミュニケーション力とは、聞き手のニーズを汲み取りながら、伝えたいことを的確に伝える能力のことを指します。
聞き手のニーズを汲み取ることは、プレゼンテーションの内容を考え始める準備段階から必要です。プレゼンテーションでは、聞き手の知りたいことや求めていること、抱えている課題や悩み、知識や関心の度合いなどを把握した上で、構成を検討する必要があるからです。伝えたい情報を一方的に伝えるだけではひとりよがりとなり、聞き手の関心を惹くことは難しいです。聞き手のニーズも反映させることで、聞き手が意欲的に話を聞き、意図した行動をとってくれる可能性も高まります。
また、同じことを伝えるにしても、伝え方によって聞き手の反応は変わってきます。聞き手を意識して伝わりやすく話す力や、資料を伝わりやすくデザインする力を磨きましょう。
情報を的確に組み立てる構成力
どれほど聞き手にとって有益な情報であっても、話し方や資料の構成が支離滅裂では、聞き手は内容を理解することができません。辛うじて理解できても聞き手側に負担をかけることになるため、そうした場合は聞き手の印象が悪くなります。その結果、聞き手を目的の行動に導けなかったり、次回以降のプレゼンテーションの機会を失ってしまうことにもなりかねません。
構成力とは、相手や時と場などの状況に応じて情報を的確に組み立てる力です。聞き手が理解しやすい順序となっているか、情報の過不足はないか、筋道が立っているかなど、「聞き手や状況に合わせる」観点と「伝えたい情報を意図した通りに伝える」観点の両方のバランスを考慮しながら構成を検討します。
プレゼンテーション力が求められる理由
プレゼンテーション力は、ビジネスのさまざまな場面で求められます。曖昧さを残さない、論理的で納得感を得られる説明ができるかどうかがカギとなります。
顧客がインターネットなどから既に知識を得て商品を吟味している場合もあります。曖昧さが残る説明では、顧客は他社に流れてしまうでしょう。相手を納得させるだけの優位性やメリットなどを論理的に説明することが必要です。
また、人事評価などの場面でもプレゼンテーション力は重要です。成果報酬型の評価体系が導入されはじめたことで、根拠に基づいて自身の成果を的確にアピールすることが一層必要になってきました。
上記のように、社内外に問わずビジネスの多くの場面で、プレゼンテーション力の必要性が高まってきています。
コミュニケーション力を上げる3つのポイント
①聞き手へのヒアリングと気配りを怠らない
準備段階では、聞き手へのヒアリングや情報収集を怠らないようにしましょう。日々の営業活動を通じて、クライアントの本音や考え方を理解するように努めることが重要です。複数人相手にプレゼンテーションをする場合には、最もメッセージを届けたい相手（キーパーソン）はついて特によくヒアリングしておきましょう。特に決済権を持つ人物はキーパーソンになります。
プレゼンテーションの最中には、常に聞き手に気を配り、反応を見ながらプレゼンテーションを行います。
好意的な反応の人には話を振ってみる、反応が悪い場合には話の切り口を変えるなど、聞き手の反応を見ながら対話を心がけたり伝え方を変えていくことで、プレゼンテーションの成功確率は高まります。
また、そうした聞き手を理解する努力や気配りを怠らない姿勢が伝われば、聞き手に好印象を与えることができ、今後の信頼関係を築く一歩となるかもしれません。
②伝わりやすい話し方を意識する
話し方で伝わりやすさや説得力が大きく変わります。聞き取りやすいよう大きな声でゆっくりと話すことが重要です。「えー」や「あー」などの口癖をなくし、自信を持ってはっきりと話しましょう。
また、ただ声を大きくゆっくり話すだけでなく、情報の重要度などに応じて抑揚をつけましょう。そうすることでメリハリが生まれ、聞き手の興味を引きつけることができます。また、適切なタイミングで間を取ることもを意識してください。
伝わりやすい話し方を身につけるには、事前練習を積み重ねることが重要です。その際、上司や同僚にチェックしてもらうと客観的なアドバイスを受けることができ、改善に役立ちます。
③上手な人を真似してみる
身の回りにいるプレゼンテーションが上手な人のやり方を観察して、真似をすることもおすすめです。真似する際のコツは、細かい仕草まで徹底的に真似をすることです。完璧に真似するくらいの気持ちでやることで、自分の悪い癖から脱却できます。
また、本人に意識しているポイントを聞いてみるのも良いでしょう。プレゼンテーション上級者はどのような考えで発表に臨んでいるのかを理解することで、一層真似しやすくなるかもしれません。
身の回りの人だけでなく、TEDやYoutubeなど動画で共有されているプレゼンテーションを見ながら真似してみるのもおすすめです。
構成力を上げる2つの方法
①既存のフレームを学ぶ
伝えるべき情報を取捨選択し、伝える順序を検討するにあたり、既存のフレームが有効な場合があります。また、フレームをストックしておくことで、「今回はこのフレームとこのフレームを組み合わせると良いかもしれない」というアイデアを生み出す材料にもなります。
下記の記事で基本的フレームから汎用的なものまで解説していますので、関心のある方は是非一度読んでみてください。
②聞き手や状況に応じて情報を取捨選択する
コミュニケーション力でご説明した「聞き手を良く理解すること」は、構成力を上げるためにも重要です。ヒアリングや情報収集を踏まえて、聞き手の知識や興味関心の度合い、魅力を感じるポイント、意欲を失うポイント、役職・立場などをしっかりと把握した上で、これらを構成に反映しましょう。
聞き手の知識度合いによって、扱う語彙や必要な説明の量などが変わります。聞き手の知見が豊富な場合に基本的な説明ばかりをしては、聞き手にとって有益なものとはなりません。また逆に、聞き手の予備知識がほとんどない状態で専門用語ばかりを使ってしまうと、聞き手が理解できない可能性があります。
その他にも、聞き手の関心や魅力を感じやすいポイントによっても、どのような情報を伝えるべきか、どのような切り口で説明するかが変わってきます。聞き手が欲する情報には時間を割いて説明し、既に知っている情報は簡潔に触れる程度にとどめます。
どうしても顧客の情報を収集できない場合でも、仮説は立てておきましょう。たとえば、聞き手が下記AIDMAモデルのどの段階かに応じて、伝えるべき内容を想定することができます。
Attention：注目
Interest：興味
Desire：欲求
Memory：記憶
Action：行動
AIDMAモデルとは商品の購買プロセスの頭文字をとったフレームワークです。たとえば、Desireの段階、すなわち商品が欲しいと感じている段階の顧客には、過去の事例や他社商品との比較などの情報を多めに盛り込むと良いでしょう。
また、聞き手のパターンに応じた情報の取捨選択方法や構成について、同僚と議論してみてはいかがでしょうか。これまでの経験からある程度類型化できるかもしれません。
【関連記事】
▶【プロの伝わる資料作成術】プレゼンの基本3構成・8つの汎用フレームを解説
プレゼンテーション力を最大限に発揮するための準備
これまで、プレゼンテーション力についてコミュニケーション力と構成力の面から考えてきました。それでは、今あるプレゼンテーション力を最大限に発揮するために必要なことは何でしょうか。練習はもちろんですが、伝わりやすい資料を作ることが重要です。
十分に練った構成を資料に反映していれば、プレゼンテーションの当日に緊張して頭が真っ白になってしまっても、資料に沿って説明することで問題なくプレゼンテーションを進めることができます。
また、プレゼンテーション資料は、見た目も情報の伝わりやすさに大きく影響を与えます。それゆえに、資料のデザインが良くなれば成果が出る可能性も高まります。
伝わりやすい資料のデザインには一定のルールがあります。デザインのルールを理解するだけでも、一定レベルの分かりやすい資料を作成することができるようになります。
