構成を理解してプレゼン力を磨こう！｜スキルを向上させる方法も紹介

プレゼンテーション力とは？

プレゼンテーションの目的は、プレゼンテーションを受けて聞き手に望んでいる行動をとってもらうことです。
そのため、プレゼンテーション力とは、聞き手の行動や心理を話し手の意図に沿った方向に変化させられる力ということになります。

ここでは、プレゼンテーション力を、「コミュニケーション力」と「構成力」の面から考えてみます。

聞き手のニーズを汲み取り、情報を的確に伝えるコミュニケーション力

コミュニケーション力とは、聞き手のニーズを汲み取りながら、伝えたいことを的確に伝える能力のことを指します。

聞き手のニーズを汲み取ることは、プレゼンテーションの内容を考え始める準備段階から必要です。
プレゼンテーションでは、聞き手の知りたいことや求めていること、抱えている課題や悩み、知識や関心の度合いなどを把握した上で、構成を検討する必要があるからです。
伝えたい情報を一方的に伝えるだけではひとりよがりとなり、聞き手の関心を惹くことは難しいです。聞き手のニーズも反映させることで、聞き手が意欲的に話を聞き、意図した行動をとってくれる可能性も高まります。

また、同じことを伝えるにしても、伝え方によって聞き手の反応は変わってきます。聞き手を意識して伝わりやすく話す力や、資料を伝わりやすくデザインする力を磨きましょう。

情報を的確に組み立てる構成力

どれほど聞き手にとって有益な情報であっても、話し方や資料の構成が支離滅裂では、聞き手は内容を理解することができません。
辛うじて理解できても聞き手側に負担をかけることになるため、そうした場合は聞き手の印象が悪くなります。
その結果、聞き手を目的の行動に導けなかったり、次回以降のプレゼンテーションの機会を失ってしまうことにもなりかねません。

構成力とは、相手や時と場などの状況に応じて情報を的確に組み立てる力です。
聞き手が理解しやすい順序となっているか、情報の過不足はないか、筋道が立っているかなど、「聞き手や状況に合わせる」観点と「伝えたい情報を意図した通りに伝える」観点の両方のバランスを考慮しながら構成を検討します。

プレゼンテーション力が求められる理由3つ

プレゼンテーション力が求められる理由は、主に3つあります。
以下で、3つの理由について解説していきます。

①ビジネスで必要不可欠なスキルであるため

ビジネスにおいて、プレゼンテーション力は必要不可欠です。なぜなら、ビジネスでは、自社の提案を相手に効果的に伝えて納得してもらうことが必要になるためです。

②自らの成果を正しく認識してもらう必要があるため

プレゼンテーション力は、自己アピールの協力なサポートにもなります。
このスキルを通して、自身の能力や成果を的確に伝えることで、自身が思い描くキャリアを形成することが可能となります。

例えば、面接や会議などの場で、自分の経験や成果を明確に伝えることができれば、同僚や上司からの評価が得やすくなります。その結果、昇進や新たな機会獲得につながるでしょう。

③自社やサービスの魅力を十分に伝える必要があるため

プレゼンテーション力は、自社やサービスの魅力を効果的に伝えるための重要なスキルです。このスキルを通して、自社の強みや独自の価値を明確に示すことができるためです。

プレゼンテーション力を構成する3つの要素とは

①構成力

プレゼンテーション力を構成する1つ目の要素は、構成力です。
構成力は、聞き手に情報を効果的に伝え、行動を喚起するために重要な要素となります。
プレゼンの構成力を身につけるためにも「結論→理由→補足」という基本構成を最初に理解しましょう。

プレゼンテーションの冒頭は結論を明確に示すことが重要です。
なぜなら、背景や経緯から話し始めると、聞き手が最終的な目的を理解できず、疑問を抱えたまま聞くことになるためです。

さらに、最初に聞き手がプレゼンに疑問を抱いた場合、それ以降に発表する理由や補足を理解してもらえない可能性もでてきます。そうならないために、この点には充分に注意を払いましょう。

②姿勢

プレゼンテーション力を構成する2つ目の要素は、姿勢です。プレゼンテーション力の向上には、内容だけでなく「姿勢」も重要です。
その理由は、適切な立ち方、視線、表情といった部分が、聞き手のプレゼンターに対して抱く印象に影響を与えるためです。

③資料

プレゼンテーション力を構成する3つ目の要素は、資料です。プレゼンテーションにおいて、資料は内容理解と説得力を高める重要な要素です。

綿密な準備に基づいた資料は、聞き手の納得感と信頼感の獲得につながり、プレゼンテーションの成功に直結します。

プレゼンテーションの構成力を上げる2つの方法

①既存のフレームを学ぶ

伝えるべき情報を取捨選択し、伝える順序を検討するにあたり、既存のフレームが有効な場合があります。
また、フレームをストックしておくことで、「今回はこのフレームとこのフレームを組み合わせると良いかもしれない」というアイデアを生み出す材料にもなります。
下記の記事で基本的フレームから汎用的なものまで解説していますので、関心のある方は是非一度読んでみてください。

②聞き手や状況に応じて情報を取捨選択する

「聞き手を良く理解すること」は、構成力を上げるためにも重要です。
ヒアリングや情報収集を踏まえて、聞き手の知識や興味関心の度合い、魅力を感じるポイント、意欲を失うポイント、役職・立場などをしっかりと把握した上で、これらを構成に反映しましょう。

聞き手の知識度合いによって、扱う語彙や必要な説明の量などが変わります。
聞き手の知見が豊富な場合に基本的な説明ばかりをしては、聞き手にとって有益なものとはなりません。
また逆に、聞き手の予備知識がほとんどない状態で専門用語ばかりを使ってしまうと、聞き手が理解できない可能性があります。

その他にも、聞き手の関心や魅力を感じやすいポイントによっても、どのような情報を伝えるべきか、どのような切り口で説明するかが変わってきます。
聞き手が欲する情報には時間を割いて説明し、既に知っている情報は簡潔に触れる程度にとどめます。

どうしても顧客の情報を収集できない場合でも、仮説は立てておきましょう。
たとえば、聞き手が下記AIDMAモデルのどの段階かに応じて、伝えるべき内容を想定することができます。

AIDMAモデルとは商品の購買プロセスの頭文字をとったフレームワークです。
たとえば、Desireの段階、すなわち商品が欲しいと感じている段階の顧客には、過去の事例や他社商品との比較などの情報を多めに盛り込むと良いでしょう。

また、聞き手のパターンに応じた情報の取捨選択方法や構成について、同僚と議論してみてはいかがでしょうか。これまでの経験からある程度類型化できるかもしれません。

【関連記事】
▶プレゼンの基本3構成・11個の汎用フレームワークを解説

プレゼンテーション力を上げるためのポイント3つ

①コミュニケーションスキルを身につける

プレゼンテーション力を上げるための1つ目ポイントは、コミュニケーション力を身につけることです。
効果的なプレゼンテーションの実現には、コミュニケーションスキルが必要です。
このスキルは、積極的なリスニングと明確な意見表明の2つの行動で構成されます。つまり、この2つの行動を磨くことが上述のスキルを身につけることに繋がっていきます。

②資料作成の技術力を向上させる

プレゼンテーション力を上げるための2つ目のポイントは、資料作成の技術力を向上させることです。
優れた資料は、プレゼンテーションの効果を大きく高めてくれます。その理由は、優れた資料は、聞き手の理解を促す効果があるためです。

では、優れた資料を作成するための「技術力」とは何でしょうか。
それは、情報の整理力とデザイン能力です。これらの技術を磨くことで、聞き手の理解を深めてくれる優れた資料を作成できるようになります。

③課題解決力を高める

プレゼンテーション力を上げるための3つ目のポイントは、課題解決力を高めることです。
効果的なプレゼンテーションは、単なる情報伝達の枠を超えて、聞き手が直面する課題への解決策を提示しています。そのため、課題解決力を高めることが、プレゼンテーション力の向上につながります。

プレゼンテーション力を最大限に発揮するための準備

これまで、プレゼンテーション力について考えてきました。
それでは、今あるプレゼンテーション力を最大限に発揮するために必要なことは何でしょうか。
練習はもちろんですが、やはり伝わりやすい資料を作ることが重要です。

十分に練った構成を資料に反映していれば、プレゼンテーションの当日に緊張して頭が真っ白になってしまっても、資料に沿って説明することで問題なくプレゼンテーションを進めることができます。

また、プレゼンテーション資料は、見た目も情報の伝わりやすさに大きく影響を与えます。
それゆえに、資料のデザインが良くなれば成果が出る可能性も高まります。

伝わりやすい資料のデザインには一定のルールがあります。
デザインのルールを理解するだけでも、一定レベルの分かりやすい資料を作成することができるようになります。

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