【基礎編】パワポ資料を美しくするコツ3つ②｜カラーパレット・規定オブジェクト・ガイドの活用

今回は、前回に引き続き美しいパワーポイントを作成するコツのご紹介です。

前回は「図形の整列」「サイズ調整」「図形の複製」の3つのテクニックと具体的な使い方を解説しました。
図形の位置を等間隔に揃えたり、同じ図形を複製した上で平行移動させたりといったテクニックを紹介しましたね。
前回は同じページ内でのオブジェクトの整列度合いを高めるテクニックでしたが、今回はスライド全体の見た目を統一することに焦点を当て、
「カラーパレットの活用」「既定のオブジェクト設定」「ガイドの設定」の3つについて紹介していきます。

１．カラーパレットの活用

カラーパレットとは、下の図のようにパワーポイントで使用する色を選ぶ際の一覧のことです。

このカラーパレットを設定することで、自分好みのパワーポイントテンプレートを作成することができます。
設定方法については、「【手軽に業務効率UP！】パワポの配色テクニック3選」ですでにご紹介済みですので、知らない方は記事をご参照ください。

本記事では、カラーパレット設定による便利な効果を紹介します。
下の図のように、カラーパレットの「アクセント1」にネイビー、「アクセント2」にピンクを設定してみます。

ここでいう「アクセント1」は、全体を通じたイメージカラーになるような色にしておきます。
例えば、会社のコーポレートカラーなどを設定することが多く、パワーポイント作成においては、メインカラーとも呼ばれます。
色はスポイト機能を利用して厳密に合わせておきましょう。
スポイト＝画像や図形の色を忠実に再現する機能。
「アクセント2」は、重要度の高い要素を際立たせるために使用する色です。原則として、メインカラーの補色を選びます。

ここで注意するべきポイントは、彩度の高い標準色や原色は原則使用せず、トーンを抑えた落ち着いた色を使用することです。
「アクセント3」以降は、グレーなどの無彩色に設定し、重要度の低い要素に使用しましょう。

早速作成したパワーポイントがこちら。

メインカラーのネイビーを中心に、重要度の高いものをアクセントカラーで表現しています。
ここで、

「スライドマスター」
→「配色」
→「色のカスタマイズ」

で、カラーパレットのアクセント1とアクセント2の色を入れ替えてみます。
すると・・・

一つ一つのオブジェクトの色を変えなくても、一気に色の変更を行うことができました。

このように、制作後にメインカラーを変更することになったとしても、簡単にすべてのオブジェクトの色を変更することができます。
全体の統一感を出すためにも、のちの変更を簡単にするためにも、重要度に合わせてどの色を使用するかルール化しておくことがポイントです。

２．既定のオブジェクト設定

皆さんこんなパワーポイントを作っている人を見たことありませんか？

フォントがオブジェクトによって異なっていたり、図形に枠線がついていたり、ついていなかったりと全体的に統一感がない状態です。
パワーポイント初心者の方が、他のファイルからコピペしたテキストや図形を組み合わせたりしているうちにいつの間にかこうなってしまうことがあります。

ここでは、オブジェクトの統一感を出し、色やフォント調整を行う手間を省くために「既定のオブジェクト設定」を行いましょう。
「既定のオブジェクト設定」とは、図形やテキストボックスの背景色・枠線・フォント・文字色などを登録する機能です。
規定に登録しておくと、新しく図形を挿入する際に毎回同じ図形を呼び出すことができます。

まず、規定とする形を決めます。今回は、下の図の右側を規定とします。

規定としたい図形の上で、右クリック→「既定の図形に設定」を選択。
何も起こっていないように見えますが、ここで「図形の挿入」で丸や矢印などの図形を挿入すると・・・

このように、先ほど規定として設定した背景色・枠線・フォント・文字色と同じ図形が挿入できます。

３．ガイドの設定

最後に、「ガイド」について紹介します。これはパワーポイントを作る際に図形が既定の位置からはみ出さないようにするための目盛り線のようなものです。

スライド上の何もないところで右クリック

→「グリッドとガイド」をクリック
→「▶」にカーソルを合わせる
→「垂直方向のガイドを追加」

で、スライド上に縦線が出現します。これが「ガイド」です。
この縦上で左クリックを長押しすると、ガイドが移動します。「15.00」など数値が表示されますが、A4原稿であれば「13.00」がおすすめです。
左右の端、上下にガイドを置いておくと、スライド内のコンテンツを一定の幅に収められます。また、ガイドをスライドの中心に置いておくのもいいですね。

ガイドを扱う上での難点は、マウスで簡単に動かせるので、オブジェクトを動かそうとしたら誤ってガイドを動かしてしまった！ということが発生すること。
こういう場合は、「ガイド」ではなく
「表示」タブから、

→「スライドマスター」
→何もないところで右クリック
→「グリッドとガイド」をクリック
→「▶」にカーソルを合わせる
→「垂直方向のガイドを追加」

をすると、スライドマスター上にガイドを登録できるので、誤って消してしまうことはありません。