最終更新日: 2024.08.27

資料作成を始める前にすべき4つのこと｜目的が明確になる資料作成術

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資料作成を始める前に知っておくべき4つのステップを徹底解説。目的を明確にし、読み手に適した資料を作るための実践的なテクニックを紹介します。効果的なプレゼン資料作成を目指すなら必見の内容です。

目次
・いきなり資料作成を始めるのはNG
　- 資料の目的を明確にしよう
・①資料の読み手を明確にする
・②読み手にどうなって欲しいか（狙い）を明確にする
・③自分の見られ方を分析する
・④「伝えること」をまとめる
・まとめ

いきなり資料作成を始めるのはNG

資料作成に取り掛かるとき、まず最初にやってしまいがちなミスは、いきなりプレゼンテーションソフトを開き、手当たり次第にスライドを作り始めることです。

資料作成は、ただ情報を詰め込む作業ではありません。目的や伝えたいメッセージが不明瞭なまま進めると、結果的に中途半端な内容になりがちです。

まずは全体像を把握し、計画を立てることが、効率よく質の高い資料を作成するための第一歩です。

資料の目的を明確にしよう

資料作成において、目的を明確にすることは最も重要なステップの一つです。
しかし、実際の業務では、明確な指示を受けずに資料を作成することが多く、結果として「何を伝えたいのか分からない」や「目的がズレている」という指摘を受けることが少なくありません。

ここでは、このような曖昧な指摘を避けるために押さえておくべき４つの重要なステップを解説します。
これらのステップをしっかりと理解し、実践することで、読み手に確実に伝わり、行動を促す効果的な資料を作成することが可能になります。

これから紹介する４つのステップを通して、効果的で分かりやすい資料作成を目指しましょう。

①資料の読み手を明確にする

資料作成において最も基本的かつ重要なことは、資料の読み手を明確にすることです。
なぜなら、誰に対して情報を伝えるかによって、資料の内容や表現方法が大きく異なるからです。
読み手がどのような立場にあり、何を求めているのかを理解することで、効果的な資料を作成することが可能になります。

このステップを怠ると、伝えたいメッセージがぼやけ、目的が達成されない資料となってしまいます。

誰に対する資料かを明確化にする

資料を作成する際、まず最初に取り組むべきは、誰がその資料を見るのかを明確にすることです。
読み手がどのような役職にあり、どのような権限を持っているのか、さらにはその人の性格や好みまでを把握することが求められます。

たとえば、同じ情報でも、経営層に対しては要点を簡潔にまとめるのが効果的であり、実務担当者に対しては詳細なデータを示すことが重要です。
こうした違いを認識し、読み手に合わせた資料作成を徹底することで、メッセージがより効果的に伝わるでしょう。

読み手を3つの観点から分析する

資料作成において、読み手を理解するためには、3つの観点から分析することが有効です。これにより、資料がより的確に、そして効果的に伝わるようになります。

1.インセンティブ

まず、読み手のインセンティブ。つまりその人が何にやる気を感じるのかを考えます。
昇進や昇給、チーム内での評価など、その人にとってのモチベーションを分析することで、資料の内容に反映させることができます。

2.バリアー

次に、バリアー。すなわちその人がやる気を失う要因を分析します。
新しい業務が増えることや、既存のやり方を変えなければならないことなどが、バリアーとなり得ます。
こうした要素を排除することが、資料の受け入れやすさを向上させます。

3.知識・興味・性格・立場

最後に、読み手の知識レベルや興味、性格、そして立場を考慮します。
たとえば、技術的な知識が豊富な人には詳細な技術データを示し、逆に時間が限られている人には要点だけを簡潔に伝えるといった工夫が必要です。

このように、読み手に合わせた情報提供が、資料の効果を高める鍵となります。

読み手の知りたい内容を明確にする

資料作成の際に重要なもう一つのポイントは、読み手が何を知りたいのかを明確にすることです。読み手によって関心のある情報や必要とするデータは異なるため、それに応じた内容を提供することが求められます。

たとえば、営業報告書を作成する際、営業部門が関心を持つのは販売実績や顧客の反応ですが、製造部門は製品の品質や納期に興味を持つでしょう。このように、資料の主な読み手が誰であるかを把握し、その人たちが知りたい情報を明確にすることが重要です。

読み手が知りたい内容をしっかりと把握することで、資料の目的を効果的に達成することができるのです。

②読み手にどうなって欲しいか（狙い）を明確にする

資料を作成する際に重要なのは、単なる情報提供ではなく、最終的に読み手にどう行動してもらいたいのか、その「狙い」を明確にすることです。

読み手に意思決定を促したいのか、特定の行動を取らせたいのか、もしくは既定の結論に賛同してもらいたいのか、その目的によって資料の構成や内容が大きく異なります。事前に狙いを定めておけば、資料作成中に方向性がぶれることも少なくなります。

作成する資料の目的が明確であれば、その目的を念頭において、資料の内容を精査し、最も効果的な伝え方を設計することが可能です。これにより、読み手の理解や行動が促進され、資料の効果が高まるでしょう。

相手に具体的な行動を求める

資料を作成する際には、相手に具体的にどのような行動をとってほしいのかを明確にすることが重要です。曖昧な指示では、相手が行動に移す確率が低くなってしまいます。

例えば、「ご検討ください」といった表現は広義すぎて、具体的な行動につながりにくいでしょう。一方、「次回の会議までに承認可否の回答をお願いしたい」というように、具体的な行動を示すことで、相手が取り組みやすくなります。相手に期待する行動を明示する際には、「すぐに実行可能なアクション」を提案することがポイントです。

これにより、相手がその場で行動に移しやすくなり、意図した成果が得られる可能性が高まります。

3W1Hを考えて狙いを明確にする

資料作成時には「3W1H」（Who、What、When、How）を考えることが効果的です。これにより、読み手が具体的にどのような行動を取るべきかを理解しやすくなります。

「Who（誰が）」「What（何を）」「When（いつ）」「How（どのように）」を明確にすることで、資料の狙いが具体的になります。特に、3W1Hを活用すると、資料の目的や伝えたいメッセージがクリアになり、プレゼンテーションの効果も高まります。

この手法はシンプルですが、実際に活用することで、資料の構成を整理し、より狙いに沿った効果的なコミュニケーションを実現できます。

③自分の見られ方を分析する

資料作成の成功には、相手が自分をどのように見ているかを理解することが欠かせません。ここでいう「自分」とは、自分自身が思っている「自分」ではなく、相手が感じ取っている「自分」のことです。

過去の仕事の経験や相手との関係を振り返り、相手があなたに抱いている強みや弱みを客観的に分析しましょう。

相手から見た「自分」を考える

相手が自分をどのように見ているかを考えることは、資料の信頼性や効果を高めるために重要です。自分の立場や役割、これまでの仕事の成果や失敗を通して、相手があなたに抱いている印象を推測してみましょう。

例えば、あなたが過去にプロジェクトを成功させた経験があるならば、その成功体験をアピールすることで、資料の提案に対する信頼感が増します。逆に、あなたを「ミスが多い」と感じている場合、その懸念に対処するために、資料には綿密な計画やリスク管理策を盛り込むことが効果的です。これにより、相手に「ミスを防止する努力をしている」という印象を与えることができます。

相手の視点に立って自分を評価することが、資料作成の戦略を練る上で大きな助けとなります。

客観的な意見を取り入れる

自分の見られ方を正確に理解するためには、客観的な意見を取り入れることが不可欠です。

自分一人で考えると、どうしても主観的なバイアスがかかりやすくなり、相手からの本当の評価を見誤ることがあります。そこで、信頼できる同僚や上司、または第三者からフィードバックを求めましょう。彼らからの意見は、自分が気づいていない強みや改善点を教えてくれる貴重な情報源です。

こうした客観的な視点を取り入れることで、自分の立ち位置を正確に把握し、資料作成においても適切なアプローチを取ることができるようになります。フィードバックを素直に受け入れ、資料の質をさらに高めるために活用しましょう。

④「伝えること」をまとめる

資料作成において重要なのは、伝えたい内容をシンプルかつ効果的にまとめることです。

特に次の二つを意識することで、時間のないクライアントや上司に対しても、効果的にメッセージを伝えることができます。

提案内容を150文字以内にまとめる

提案内容を150文字以内にまとめることで、短時間で相手に要点を伝えることができます。

これは、多忙なクライアントや上司にとって非常に有効であり、資料全体の一貫性を維持するのにも役立ちます。この150文字の要約には、以下の要素を含めるようにしましょう。

課題	目標達成を阻む原因
解決策	その課題を解決するための具体的な手段
効果	解決策を実行した場合の期待される成果
行動	提案を受けた相手に求めるアクション

このように構成することで、相手が必要な情報を短時間で理解し、次のステップに進むための指針を提供できます。

読み手が好む構成を組み立てる

資料の構成は、読み手の好みに応じて最適化することが重要です。一般的に、トップダウン型とボトムアップ型の論理構成があります。

トップダウン型	最初に結論を示し、その後に詳細な情報や根拠を提示する方法です。管理職や意思決定者など、結論を早く知りたい人に適しています。
ボトムアップ型	最初に詳細な情報や根拠を示し、最後に結論を提示する方法です。実務担当者や分析を重視する人に向いています。

読み手の立場やニーズに合わせて、適切な論理構成を選ぶことで、資料の効果を最大限に引き出すことができます。管理職にはトップダウン型、現場スタッフにはボトムアップ型が効果的であることが多いですが、個々の好みを理解することが成功の鍵です。