キックオフミーティングとは？ 種類から進め方、必要な資料や注意すべき点まで徹底解説！

キックオフミーティングとは

チームの認識を統一して、疑問点を解消するためのミーティング

キックオフミーティングとは、プロジェクト開始を迎えるに際し、チームが一体となって目標を共有し、疑問点を解消するための重要な場です。

これはいわゆるオリエンテーションのような説明会ではなく、プロジェクト開始前にメンバー全員が役割や目標について明確に理解する機会です。
キックオフミーティングでは、プロジェクトの目的や重要性、期待される成果について共有し、それぞれのメンバーがどのように貢献するかを明確にすることが重要です。

また、このミーティングではチームメンバー同士のコミュニケーションを促進し、信頼関係を築くことも重要な目的の一つとされています。
チーム全体が同じ方向を向いて進むためには、お互いの役割や期待について理解し合うことが不可欠だからです。

ミーティングとキックオフミーティングの違い

通常のミーティングはプロジェクト開始後も都度開催されます。
目的は様々ですが、主に進捗確認や共有事項の伝達が行われています。

一方、キックオフミーティングはプロジェクトの開始時に開催され、その目的はプロジェクトの目標と目的を確認することに限定されています。

このように、開催のタイミングと目的において両者には違いがあります。

キックオフミーティングを開催する６つの目的をご紹介

①プロジェクトを把握するため

1つ目の目的は「プロジェクトを把握するため」です。新たに始動するプロジェクトの内容をメンバー全員が事前に正確に把握しているとは限りません。
そのため、どのメンバーがプロジェクトに参加し、いつまでにどの目的を達成する必要があるのかを共有しておく必要があります。

②メンバーの顔合わせをするため

2つ目の目的は「メンバーの顔合わせをするため」です。プロジェクトによっては、参加メンバーの所属部門が複数にわたることや、社外メンバーが含まれることがあります。
このようなケースではメンバー同士が初対面となることも考えられるため、信頼関係を築くためにも顔合わせを実施する必要があります。

③プロジェクトの方向性の確認するため

3つ目の目的は「プロジェクトの方向性を確認するため」です。プロジェクトを開始する際に、各メンバーが異なる目的を目指していると、足並みが揃いません。
このような事態になると、プロジェクト目標の達成が困難になります。そのため、キックオフミーティングで方向性を確認し、共通のゴールを設定することが必要です。

④メンバーのモチベーションを上げるため

4つ目の目的は「メンバーのモチベーションを上げるため」です。プロジェクトメンバーにモチベーションを高めてもらうには、各自に当事者意識を持ってもらうことが必要です。
当事者意識をメンバーに持ってもらうために、キックオフミーティングを通して各メンバーに「このプロジェクトでこのような役割を担う」ことをしっかりと把握してもらうよう心がけましょう。

⑤節目を作るため

4つ目の目的は「節目を作るため」です。開始時期が不透明なプロジェクトは、別のプロジェクトの延長と誤解されることもあります。
その結果、プロジェクト立ち上げ時に、良い意味での緊張感が生まれず、タスクが思うように進まないことが起こる可能性があります。
このような事態にならないためにも、各メンバーがキックオフミーティングをきっかけに「プロジェクトが開始された」と明確に認識する必要があります。

⑥決定内容を今後のエビデンスにするため

最後の目的は「決定内容を今後のエビデンスにするため」です。プロジェクトが開始されたタイミングで決定された担当者や各タスクの期日、質疑応答で解消された疑問点は、プロジェクトを進める上で重要なエビデンスになります。

もし、進行中のプロジェクトでトラブルが発生した際には、上述で記載したエビデンスを参考にトラブルを解決する必要があります。

4種類のキックオフミーティングをご紹介

①“プロジェクトチーム向け”キックオフミーティング

プロジェクトチームに向けたキックオフミーティングは、主に社内メンバーの認識すり合わせを目的に開催されます。
こちらと併せて、プロジェクト開始段階で各メンバーが抱えている疑問点や不明点を洗い出して解消することが目的となることもあります。

②“役員やスポンサー向け”キックオフミーティング

プロジェクトの決裁権を持つ役員に対して、プロジェクト概要や各タスクへの理解を促すことを目的に開催されます。
プロジェクトのロードマップや各施策の詳細、達成した目標を共有することで、役員やスポンサーにプロジェクトの意義を理解して頂けるように取り組みましょう。

③“社外や顧客向け”キックオフミーティング

社外の方に社内プロジェクトチームの構成や社内でのみ共有していた方向性を伝えることで、プロジェクトの透明性や意義を把握してもらうことを目的に開催されます。

また、このキックオフミーティングには社外の関係者が参加するため、フォーマルな形式や装いが求められる場合があります。

④“アジャイルププロジェクト向け”キックオフミーティング

アジャイルプロジェクトにおける現状確認やゴール設定を行うことを目的に開催されます。

こちらに加えて、プロジェクトに新たなメンバーが参加した場合は、新メンバー紹介を目的に開催されることもあります。

キックオフミーティングで必要な資料とは

アジェンダを記載した資料

キックオフミーティングを円滑に進める上で、アジェンダを記載した資料の用意は必須となります。
キックオフミーティングの目的や流れを項目として記載しましょう。
一般的なアジェンダを記載した資料では、次の6つの項目と各項目の開催時間が記載されています。

1.挨拶
2.プロジェクトの説明
3.プロジェクトの詳細説明
4.各タスクとスケジュール
5.メンバー紹介と自己紹介
6.質疑応答と追加の確認事項の確認

プロジェクトの概要と目標を記載した資料

プロジェクト概要と目標（目的）を簡潔にまとめた資料も必要となります。
プロジェクトメンバーがどんな目標を目指すのか、そのためにどのような成果物が必要なのかを具体的にイメージしてもらえるようにしましょう。
この部分が曖昧なまま進んでしまうと、各メンバーの意思が統一できず、プロジェクトの進行に支障が出てしまう可能性もあります。

プロジェクトの体制図を記載した資料

プロジェクトの体制図も必要な資料の1つです。
キックオフミーティングが開催されるタイミングで、誰がどのような役割を担うのか明確にする必要があります。

作成する際、体制図を一目見ただけで「誰に報告、相談すればよいか」が把握できるように簡潔に仕上げることを心掛けましょう。

スケジュールを記載した資料

スケジュールを記載した資料も必須の資料です。
もしキックオフミーティングのタイミングでプロジェクト開始日や完了日、実施する必要があるタスクが把握できている場合はWBS（Work Breakdown Structure）を作成しましょう。

WBSの形式、粒度のスケジュール表を共有しておくことで、各メンバーが自身のタスクとスケジュールをはっきりと理解することが可能です。
結果、プロジェクト開始のタイミングで各タスクのスケジュールに無理がないかを互いに確認することができます。

キックオフミーティングを進める3つの方法とそれぞれのメリットとデメリット

①対面式で行う

会議室等の特定の場所にプロジェクトのメンバーを招集して、実際に顔を合わせて行う方法です。

この形式で行う際のメリットは、メンバーと直接コミュニケーションがとれるため、プロジェクトに対し一体感を持つことができるところにあります。
反対に、特定の場所かつ特定のタイミングで招集する必要があるため、スケジュール調整に手間を要するというデメリットもあります。

②ビデオ会議システムで行う

ビデオ会議システムを使って顔合わせを行う方法です。

この場合のメリットは画面を介した形式とはなってしまいますが、場所にとらわれず参加メンバーの顔を見ながらコミュニケーションできるところにあります。
一方のデメリットは、プロジェクトの規模が大規模になるとビデオ会議システムに接続可能な人数の上限を超えてしまい開催が困難となるところにあります。

③チャットツールで行う

テキストのチャットツールを用いて開催される方法です。
メリットは、メンバーの所在地やタイミングを問わず開催できるところにあります。
一方、非同期かつメンバーの顔を見ながら開催することができないため、プロジェクトの一体感を醸成することが難しいところがデメリットとして挙げられるでしょう。

キックオフミーティングの進め方を解説

スケジュール共有とコミュニケーションを行う

最初にスケジュール共有と、コミュニケーションの促進は必ず行いましょう。
プロジェクト開始のタイミングで今後のスケジュールがある程度明確になっていると、各メンバーが自身が担うタスクの優先度を決めた上で作業を進められるようになります。
またミーティングの段階でメンバー同士のコミュニケーションを密にとっておくことで、メンバー間での協力がスムーズとなり、キックオフミーティング以降の対応を円滑に進めることができます。

プロジェクトの目的（ゴール）を定める

続いて、定めたプロジェクトの目標や目的を定めましょう。
各メンバーがプロジェクトの方向性に悩んだ時、共通設定した目標を指針とすることで各タスクの方向性を修正することにつながります。

プロジェクト体制を共有する

目標や目的が定められた段階で、改めてプロジェクト体制の共有を行いましょう。
この時に共有する基本的な内容は、各メンバーの役割、各タスクの責任の所在は誰か、トラブルが発生した際のエスカレーションの流れの3つです。

プロジェクトの現状の課題や必要事項の共有を行う

スケジュールや目的、体制といった基本的な共有が済んだ段階で、プロジェクトの課題や必要事項の共有を行いましょう。
特に課題は状況次第でプロジェクト進行を妨げる要素となります。そのため、早期解決を行うためにもプロジェクト開始のタイミングで共有しておくことが重要です。

メンバー間で自己紹介を実施する

上記の4つの流れが終了した段階で、キックオフミーティングで取り組むべきことの大半は完了です。
ここからはプロジェクトを円滑に進めるために実施しておきたいことになります。その中の1つが、メンバー間の自己紹介です。

特に複数の部門や部署からメンバーが集まっていたり、社外の人が多数いる場合は、自己紹介の場を作っておくことをおすすめします。
初対面のメンバーが大半だったとしても、メンバー同士が顔を合わせ、互いの人となりを知ることで親近感や安心感を得る機会となりますので、結果としてプロジェクトを良い雰囲気で進めることができるでしょう。

質疑応答、追加の確認事項がないか確認する

最後に、質疑応答と追加の確認事項がないか確認しましょう。
もちろんプロジェクトが実際に開始された後でもこの点は確認することができると思われますが、不明点や疑問点は可能な限り早い段階で解決されていることに越したことはありません。

キックオフミーティングで注意したい７つのこと

①開催時期に注意する

1つ目に注意したいことは、開催時期です。開催時期が早すぎたり、遅すぎたりすることは推奨されません。
早すぎるとメンバーのプロジェクト内容に関わる記憶が薄れてしまい、モチベーションに影響が出てしまいます。
一方で遅すぎた場合、プロジェクト開始までに準備が終えられない可能性があります。
おすすめの開催タイミングは、プロジェクト開始の約1週間前が目安とされています。（プロジェクト次第で異なります。）

②必ず事前に資料を準備する

必ず事前に資料を準備しましょう。キックオフミーティングで必要な資料が用意されていない場合、メンバー間の意識疎通に影響が出てしまう可能性があります。

開催タイミングから逆算して、余裕のあるスケジュールで必要な資料を用意しておきましょう。準備しておきたい資料については記事の上の方でご紹介しているため、参考にしてみてください。

③ミーティング案内を事前に出す

3つ目に注意したいことは、ミーティングの案内を事前に出しておくことです。キックオフミーティングの開催日時や場所の詳細が決定したら、可能な限り早い段階で参加メンバーに案内文を出しましょう。
もし出し忘れてしまった場合、メンバーが揃わずにリスケジュールが求めれることもあるため注意しましょう。

④目的に沿った方法を選択する

4つ目は目的に沿った方法を選択することです。例えばキックオフミーティングに初対面のメンバーがいる場合、直接顔を合わせられる対面式かビデオ会議形式を選ぶとスムーズに進むでしょう。
一方、既に顔見知りのメンバーのみの場合はチャット形式で手短に済ませてしまう方法でも問題ありません。

⑤専門用語をできるだけ使わないようにする

5つ目に注意したいことは、専門用語をできるだけ使わないようにすることです。特に複数部門や社外メンバーが参加するプロジェクトの場合はこの点を心がけてください。
その際、口頭で話す内容だけに気を配るのではなく、共有資料においても専門用語を可能な限り使用しないことがおすすめです。わかりやすい資料がメンバーのプロジェクト理解を促します。

⑥質疑応答や追加の確認事項の確認は短めにする

6つ目に注意したいことは、質疑応答や追加の確認事項の確認は短めにすることです。ミーティングにて、自らに関係がない質疑や話題が続いてしまうとメンバーの興味関心は薄れる傾向があります。
このような事態を避けるため、質疑応答の時間は決められた時間だけ済ませたり、プロジェクト全体にかかわる質疑応答を優先して回答する等の工夫を行いましょう。

⑦議事録を作成して内容を記録する

最後に、議事録を作成して内容を記録してください。
キックオフミーティングで話し合った内容はプロジェクトを進める際のエビデンスとなるため、詳細まで記録しておくことが求められます。
記録するにあたり、誰がどんな発言を行ったのか、最終的にどんな決定がなれされたのかをきちんと記載することを意識しましょう。

効果的なキックオフミーティングでプロジェクトを成功に導こう

効果的なキックオフミーティングはプロジェクトの成功の鍵となります。明確な目的や目標設定、役割分担の共有を行うことで、プロジェクトに対するメンバーの意識を一つにすることができます。
意識することがスムーズなスタートを切ることにつながります。メンバー全員が同じ方向を見据えてプロジェクトに挑めるよう、今回お伝えしたキックオフミーティングの進め方や必要となる資料を参考にミーティングを開催してみてください。