誰でも資料作成が得意になる！苦手意識を取り除くコツ6選

資料作成は始め方が重要

今回は資料作成が苦手で悩んでいる方に向けて、効果的な対策を紹介します。特に、資料作成の始め方が重要です。

資料作成が難しいと感じる理由の一つは、その作業の自由度の高さです。空白のページに情報を埋める作業は、自由度が大きすぎて、何から手をつけるべきか分からなくなることがあります。特に初心者にとっては、自由度が逆にプレッシャーとなり、作業が進まない原因になりがちです。この自由度を減らし、作業に制限をかけることで、資料作成を効率的に進めることができます。

本記事では、資料作成が苦手な方が克服するための効果的な6つの手順と、資料作成が苦手な理由について詳しく解説します。

資料作成が苦手だと感じてしまう人の特徴

資料作成やプレゼンテーションスライド作りに苦手意識を感じている方には、いくつかの共通したパターンがあります。以下に、代表的な6つのパターンを挙げていきます。

1. 何から手をつけていいのかわからない

資料作成に取り組もうとするとき、最初に何をすべきか分からずに手が止まってしまう人は意外と多くいらっしゃいます。

白紙のページを前にするだけでは、膨大な情報をどう整理し、どこから始めればよいのかがはっきりと見えてこないため、最初の混乱を招いてしまうのです。

2. デザインにこだわってしまう

内容よりも見た目（デザイン）にこだわりすぎてしまうと、資料作成がより苦手に感じることがあります。

分かりやすい資料を作成するのに見た目を整えることも重要ですが、その作業に時間をかけすぎると、本来の目的であるメッセージの伝達が後回しになってしまいがちです。

3. 上司から何度もダメ出しされる

上司から何度もフィードバックを受け、修正を繰り返していると、資料作成に対する苦手意識が強くなることがあります。資料が一通り完成し、いよいよ上司にチェックしてもらう段階で苦手意識が芽生えるのがこのケースです。

自分なりに工夫した資料の何が間違っているのか分からずに、同じような修正を繰り返すことで、資料作成が苦痛に感じるようになるのです。

4.コンセプトがはっきりしていない

資料のコンセプトや目的が明確でないと、作成過程で方向性を見失いやすくなります。

伝えたい内容がブレていると、途中で上司から修正指示がたくさん入ったり、分かりにくい資料が出来上がってしまったり、充実した結果にはなりません。

5. 資料内容のアイデアが浮かばない

構成やデザインのアイデアが思い浮かばず、どのように内容を展開すればよいか迷うことも、資料作成を苦手に感じる原因の一つです。

特にゼロから資料を作成する場合、発想の引き出しが乏しいと、作業が進まずにストレスを感じることが多くあります。

6. 構成のパターンがわからない

資料の構成方法が分からないと、どのように情報を整理して伝えれば良いのかが分からず、作成に時間がかかってしまいます。

構成が決まらないと、資料全体の流れが不明瞭になり、読み手にとって理解しにくいものになりがちです。

これらの特徴に心当たりがある方は、資料作成に対するアプローチを見直すことで、苦手意識を克服できる可能性があります。
それぞれの特徴について詳しく説明しながら、対策方法を考えていきましょう。

苦手な理由から解決する！資料作成が得意になるコツ

資料作成が苦手だと感じる理由には、さまざまな要因が関わっています。

何から始めればいいのかわからない、デザインにこだわりすぎてしまう、上司から何度もダメ出しされるなど、具体的な悩みを解決することで、資料作成の苦手意識を克服できます。

ここでは、資料作成を得意にするための実践的なコツを6つご紹介します。

解決法① 何から手をつけていいのかわからない場合

資料作成において最初に取り組むべきは、目的とゴールの設定です。
多くの人が資料作成に対して苦手意識を抱く理由は、この基本的なステップを飛ばしてしまうからです。

ビジネス資料の目的は、読み手に何らかの行動を促すことにあります。

例えば提案書であれば、そのゴールは「提案が採択されること」です。
このように「誰に何をしてもらいたいのか」を具体的にイメージし、それを明確に言語化することで、その後の作業がスムーズに進みます。目的が定まっていないと、必要な情報を整理するのに時間がかかり、伝えたいことが伝わらない資料になってしまうのです。

まずは目的を明確にし、その達成に向けたゴールをしっかり設定しましょう。

解決法② デザインにこだわってしまう場合

資料作成に時間がかかってしまう原因の一つが、デザインに対するこだわりです。
パワーポイント資料は視覚的な要素が大きな影響を与えるため、デザインの基礎を理解することが欠かせません。
伝わりやすいデザインには一定のルールがあり、それを知らずに作成を進めると、時間ばかりがかかり、結果として品質も安定しません。

まずは、見やすいフォントの選び方や色の使い方、オブジェクトの配置など、基本的なルールを押さえることから始めましょう。
また、良質なサンプルを積極的に参考にすることで、デザインの知識を蓄積し、効率的な資料作成が可能になります。多くのサンプルを見て、デザインのアイデアをストックしておくと、迷うことなく資料作成を進められるでしょう。

▶︎【見るだけで伝わる】優秀なパワーポイントデザインの極意！デザインのコツも解説

解決法③ 上司から何度もダメ出しされる場合

そもそも、資料作成の途中で上司や同僚からのフィードバックを受けることは非常に有効な手段です。

特に初心者の場合、作業の各段階でフィードバックをもらうことで、完成後の大幅な修正を避けることができます。
例えば、「目的とゴール設定」「全体構成」「最初の数枚のスライド作成」などの初期の段階で確認を受けると、修正にかかる手間を減らすことができ、精神的な負担も軽減されます。

ただし、フィードバックを受ける際には、一度指摘された内容をしっかり記録し、同じミスを繰り返さないように心がけましょう。
上司の時間を有効に使い、効率的な資料作成を目指すためには、このプロセスが欠かせません。

解決法④ コンセプトがはっきりしていない場合

コンセプトが不明確だと、どの情報を盛り込むべきか迷ってしまい、資料全体が曖昧になってしまいます。

コンセプトとは、資料の中心となるテーマやメッセージです。例えば、化粧品のプレゼンを行う際、「専業主婦向け」と「働く女性向け」では、同じ製品であっても訴求するポイントが全く異なります。

コンセプトが明確であれば、必要な情報を適切に取捨選択し、伝えるべきメッセージを効果的に構築することができます。逆に、コンセプトが不明確な資料は、伝えたいことがぼやけてしまい、結果的に何も伝わらない資料になりがちです。

構成の段階で「製品について担当者にヒアリングする」「読み手に取ってほしい行動を再度洗い出す」など、まずはしっかりとコンセプトを固めるための手続きを踏み、その軸に沿って資料を作成していきましょう。

解決法⑤ 資料内容のアイデアが浮かばない場合

アイデアが浮かばないときは、リサーチを行うことが効果的です。
まず、聴き手の理解を深めるために、WebサイトやSNSなどを活用して「どんな人が対象なのか」「相手はどのようなことに悩んでいるのか」をリサーチしましょう。

これにより、プレゼンスライドを構成するための材料が集まり、作業がスムーズに進むようになります。
また、自社製品を扱う場合でも、新たな視点を得るために再度リサーチを行うことで、思わぬアイデアが浮かぶことがあります。

アイデアが出ないときこそ、リサーチを通じて新しいインスピレーションを得ることが重要です。

解決法⑥ 構成のパターンがわからない

スライド作成を始める前に、まず全体の構成を考えることが重要です。構成が決まらないまま資料作成を進めると、情報が抜け落ちたり、論理の整合性が取れなくなったりする恐れがあります。

構成を考える際には、パワーポイントを使用せずに手書きのメモやワードを使い、一枚のシートで全体像を把握できる形式にまとめましょう。
構成が固まってからスライド作成に取りかかれば、後から大きな修正を加える必要がなくなります。

また、プレゼン資料の構成パターンとしては、主に「提案パターン」と「報告パターン」の2つがあります。
これらのパターンを適切に活用することで、効果的なプレゼン資料を作成することが可能になります。

資料作成がスムーズになる6ステップ

資料作成は、誰にとっても少しハードルが高く感じられるものです。しかし、適切な手順を踏むことで、その過程は驚くほどスムーズになります。

以下では、具体的な手順を順を追って解説します。この手順を実践すれば、資料作成の効率が上がり、結果的にクオリティの高い資料を作成できるようになるでしょう。

STEP1. 読み手が知りたい内容をリストアップする

資料作成においてまず初めに行うべきは、資料を受け取る「読み手」がどのような情報を求めているかをリストアップすることです。

例えば、コピー機の営業マンとして顧客向けのプレゼン資料を作成する場合、商品の機能や特長を伝えたいと思うのは自然なことです。
しかし、それは書き手の視点であり、顧客の関心とは異なるかもしれません。顧客は、導入によるコストメリットや、他社製品との比較を重視するかもしれません。

したがって、読み手の立場になって、どのような情報が本当に必要とされているのかを慎重に考え、それをリストアップすることが、資料作成の最初のステップです。

STEP2. 書き手が伝えたいポイントを整理する

次に、資料の書き手であるあなたが伝えたいポイントを明確にすることが重要です。
これには、商品の詳細な説明や、提案の背景にあるストーリー、そして顧客に取ってほしい具体的な行動などが含まれます。

例えば、コピー機の営業の場合、商品の魅力だけでなく、それを導入することで得られる長期的なメリットや、契約に至るまでのプロセスも重要なポイントです。

これらをしっかりと整理し、読み手に伝えるべき内容を明確にしておくことで、資料全体の構成がより一貫性を持ち、伝えたいメッセージがしっかりと伝わるようになります。

STEP3. 読み手と書き手のポイントを踏まえて目次を作成する

読み手が知りたいことと書き手が伝えたいことが明確になったら、それらを組み合わせて資料の目次を作成します。目次は、資料の全体像を把握するための重要な要素です。

例えば、先述のコピー機の資料であれば、商品の概要、導入メリット、コスト、比較検討など、重要なトピックを整理し、適切な順序で並べて目次を作ります。

この段階で、どのトピックをどの順序で配置するかを決定することで、資料の流れが自然でわかりやすくなり、読み手が情報を受け取りやすくなります。

▶ パワーポイント資料に目次を入れる方法

STEP4. 各項目ごとの主張、理由、具体例を整理する

目次が完成したら、それぞれの項目について、主張、理由、具体例を整理します。これは、資料の説得力を高めるための重要なステップです。

例えば、コストメリットを伝える項目では、具体的な数値や事例を挙げることで、主張がよりリアルに伝わります。
各項目ごとに、何を伝えたいのか（主張）、なぜそれが重要なのか（理由）、そしてそれをどう証明できるのか（具体例）を明確にすることで、資料全体が一貫したメッセージを持ち、説得力が増します。

STEP5. 必要な情報を収集する

手順4で整理した内容が正確であるかどうかを確認するために、必要な情報を収集します。
この段階での情報収集は、仮説を立てた後に行うため、非常に効率的です。

例えば、ランニングコスト削減の具体的な数値を得るためには、開発部門や技術部門に問い合わせることが必要かもしれません。情報収集を行う際は、資料の目的と仮説を常に念頭に置き、必要なデータや証拠を集めることで、資料の信頼性を高めます。

STEP6. 図やグラフを適切に追加する

最後に、資料に図やグラフなどのビジュアル要素を追加します。これにより、資料の内容が視覚的に理解しやすくなり、読み手の理解を深めることができます。

ただし、注意すべき点は、図やグラフが文章の内容と一致しているかどうかです。
論理構成がしっかりとできていれば、それに沿った図やグラフを作成し、資料に追加するだけで、内容がより一層明確になります。視覚的な要素を加えることで、資料全体がバランスよく仕上がり、説得力が増します。

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無理に苦手を解消しなくても大丈夫

「どれだけ努力しても、資料作成は苦手だ…」「時間をかけたくない…」と感じている方も多いのではないでしょうか。

そんな方には、無理にその苦手を克服する必要はありません。資料作成はあくまで手段の一つ。無理に克服しようとするよりも、得意分野に時間と労力を注ぐ方が、結果的に良い成果を生むこともあります。

もし資料作成に苦手意識が強く、どうしても手が進まない場合は、専門の資料作成代行会社に依頼するのも一つの手です。プロに任せることで、クオリティの高い資料が手に入り、あなた自身は他の業務に集中できるため、効率的かつ効果的です。

「自社で資料制作する人的リソースを割けない」「クオリティが高い資料を用意したい！」という方は、弊社の資料作成代行サービス「バーチャルプランナー」にぜひご相談ください。

まとめ

資料作成に苦手意識を持つ方が多い中で、適切な対策を講じることで克服することが可能です。

この記事では、資料作成が苦手な理由やその対策を6つのコツとして紹介しました。
初めに目的を明確にし、デザインの基本ルールを押さえ、上司からのフィードバックを活用することが重要です。
また、コンセプトをしっかりと固め、リサーチを行い、構成パターンを理解することで、より効率的に資料作成を進めることができます。

これらのコツを実践し、自信を持って質の高い資料を作成できるようになりましょう。