資料作成代行サービスの9ステップ｜問合わせから納品までの流れを解説

対応可能な資料一覧

資料作成代行サービスでは、BtoB、BtoCの顧客に向けた資料から社内でのセミナー資料、ポスターまで、あらゆる資料を作成することが可能です。

弊社ではビジネス資料作成代行の「バーチャルプランナー」の他、IR資料の作成に特化したサービス「LEAD」も展開しております。

顧客向け資料	・提案書 ・営業資料 ・会社案内資料 ・媒体資料 ・ホワイトペーパー ・パンフレット
経理・事業の説明資料 （IR資料）	・事業計画書 ・企画書 ・中期経営計画書 ・決算説明会資料 ・経営方針発表資料 ・株主総会資料
講演会・研修会用資料	・講演（セミナー）資料 ・研修資料 ・マニュアル ・発表プレゼン資料 ・学会発表資料 ・学会ポスター
その他	・採用説明会資料 ・パワーポイントのスライドテンプレート ・資料のデザインガイドライン ・動画（パワーポイントを使用）

プロに依頼する価値とは？資料作成代行を活用する3つのメリット

企画書やホワイトペーパーといった資料は、ビジネスを前進させる重要な武器ですが、その作成自体が依頼の目的ではありません。
プロの代行サービスを活用することは、単なる外注ではなく時間と勝率を買う戦略的な投資です。

①コア業務に集中できる

人の手だけで質の高いスライドを1枚作るには、構成からデザインまで最低でも15〜30分はかかると言われています。

もし数十ページの資料を優秀な担当者が自作していたら、そこには莫大な見えない人件費（機会損失）が発生しています。

資料作成という作業をプロに任せることで、担当者は本来取り組むべき「顧客との商談」や「戦略の立案」といったコア業務に専念できます。

さらに、納品された資料は社内において横展開できるため、組織全体の生産性が底上げされるという副次的なメリットもあります。

②ブランドイメージが向上する

読み手は資料の見た目（デザイン）から無意識のうちにその企業のレベルを推測します。
「資料が素人っぽくて見づらい＝サービス品質も低いかもしれない」というノイズを与えてしまうデメリットがあります。

資料作成代行「バーチャルプランナー」では、お客様の課題や目的を徹底的にヒアリングし、1から完全オーダーメイドでデザインを構築します。

ご発注から納品までの全工程：資料作成代行の9ステップ

資料作成代行の外注を検討した際、どのような流れで進んでいくのか、イメージが難しい方も多いかと思います。

そこで、資料作成代行サービスにご依頼いただいた際の流れを9ステップでまとめました。サービス内容やプランによって変わってくる部分もありますが、大まかな流れをご理解いただけると思います。

【フェーズ1】ご相談・キックオフ（STEP 1〜3）

STEP1. お問い合わせ

代行会社の問い合わせフォームやメールにて「資料作成代行」を希望する旨を伝えます。

この際、「依頼内容（目的）」「想定ページ数」「素材の有無」「希望納期」「予算感」を記載しておくと、その後の見積もりや提案がスムーズに進行します。

【例】

• 依頼内容： 新規事業の営業用資料（パワーポイント）
• 作成目的： クライアントへの提案およびサービス紹介
• ページ数： 15ページ前後を想定
• 素材の有無： 構成案（ラフ）と既存のロゴ・画像素材あり
• 希望納期： 202X年〇月〇日
• 予算感： 〇〇円程度（もし決まっていれば）

問い合わせ後1~2営業日内に返信があるので、内容を確認して問題無ければ初回の打ち合わせ（WEB/対面）に進みます。

STEP2. 初回ヒアリング

Web会議や対面にて、代行会社の担当者（コンサルタントなど）が状況をヒアリングし、適切なプランやスケジュールを提案します。

この段階で、「企画構成（ストーリー作り）から依頼する」のか、「既存資料のデザインブラッシュアップのみを依頼する」のかをすり合わせます。
目的や予算に合わせて最適なプランを選択することが重要です。

【参考例】弊社でヒアリングさせていただく内容

提案内容について

「企画構成」も請け負っているサービスの場合、ヒアリングの中で資料の企画構成あり／なしも提案します。

そもそも、資料の企画構成とはどういったものなのか、イメージしにくい方も多いと思います。
基本的には、企画構成＝資料の内容　にあたる部分です。

弊社の場合、「どんなページ構成にするのか」「グラフを挿入するのか」「図解を作るのか」「文章を読みやすくするべきか」など、資料作成の土台となる大切なストーリー部分を考えさせていただきます。

企画構成ありのプランを契約した場合は、営業担当（コンサルタント）が企画構成を担当します。

企画構成なしの場合、デザインのみの作成となるので、元となる資料を用意しておく必要があります。
見栄えをブラッシュアップするだけでも、情報が伝わりやすくなり資料に説得力が出るので、予算や納期、資料を依頼する目的に合わせて適切なプランを相談しましょう。
スライド毎に「企画構成あり」「企画構成なし」を分けられるかを確認するのも重要です。

企画構成はお客様のお悩みに合わせて依頼するかを決めていきましょう。

STEP3. 構成の打ち合わせ（キックオフ）

契約完了後、担当チームと具体的な打ち合わせに入ります。

事前に社内の関連資料などを共有しておくと、構成案の作成がより的確に進みます。

【フェーズ2】企画・構成の策定（STEP 4〜5）

STEP4. 構成の作成

ヒアリング内容をもとに、代行会社側で構成案（ページごとの要素やストーリー展開）の作成が進められます。基本的にはPowerPointデータで初校が提出されます。

初校データが提出されるタイミングや構成が全て完了する納期などは先に確認しておきましょう。

STEP5. 構成・文章の修正

提出された構成データを確認し、修正希望を担当者に伝えます。
複雑な修正がある場合は、PowerPointに直接コメントを書き込むなどの方法が効果的です。

なお、構成段階での修正回数制限はサービスによって異なるため、事前の確認が大切です。

【フェーズ3】デザイン制作・ブラッシュアップ（STEP 6〜8）

STEP6. デザインの打ち合わせ

構成が固まった後（あるいはSTEP 3と同時に）、デザインの方向性を打ち合わせます。

「スタイリッシュ」「あたたかい」など、読み手に与えたい印象やトンマナ（デザインのトーン＆マナー）をヒアリングによって明確にしていきます。

資料作成代行サービス「バーチャルプランナー」では完全オーダーメイドで資料デザインを作成しますので、イメージに悩んでいる・方向性が決まっていないといった場合でもデザイナー主体のご提案が可能です。

STEP7. デザインの作成・提出

すり合わせたイメージをもとに、デザイナーが実際の資料を作成します。

全体の方向性にズレがないかを確認するため、まずは表紙やメインとなる数ページのみが先行して提出されるケースが一般的です。

STEP8. デザイン修正

初校データを確認し、デザインの微調整や修正を依頼します。

デザインの修正回数（無制限か、2回までか等）もサービスによって規約が異なるため、契約前にチェックしておくべきポイントです。

【フェーズ4】納品（STEP 9）

STEP9. 最終データ納品

すべての修正対応が完了すると、最終的な資料が納品データとして送付されます。

納品後は、スライド外のやり取り（メモ書き等）など不要なデータが残っていないかを確認してから実務で使用します。

以上が、一般的な資料作成代行サービスのフローです。どのサービスにおいても、専門のコンサルタントやデザイナーがチーム体制で作成をサポートする仕組みがほとんどです。

疑問を解消！資料作成代行サービスに関するよくあるご質問（FAQ）

資料作成代行の一般的な流れはお伝えしましたが、「実際に依頼するとなると、自社の場合はどう進むの？」「準備するものが全くないけれど大丈夫？」といった具体的な疑問や不安は尽きないものです。

ここでは、弊社サービス「バーチャルプランナー」をご検討いただいているお客様から、実際によく寄せられるご質問に率直にお答えします。ご依頼前の不安を解消するための判断材料として、ぜひお役立てください。

①打ち合わせまでに何を準備すればよいですか？

まずお見積りにあたり、

• ご希望の業務範囲
• 資料の用途や目的
• 大まかなページ数
• 構成やデザインにおける課題
• ご希望納期など

をヒアリングさせていただきます。

原稿がお手元にある場合は共有いただいておりますが、原稿が無い場合もヒアリング内容からお見積りさせていただいております。

②デザインはどのようなテイストで作成されますか？

お客様のご希望に合わせて完全オーダーメイドでデザインいたします。
お打ち合わせの際までに、具体的なイメージが決まっていなくても問題ございません。
資料の内容や目的、読み手の特性などを踏まえ、最適なデザインをご提案いたします。

③納品までどのくらいの期間がかかりますか？

プラン内容（構成作業の有無など）やページ数、ご確認の頻度やスピードによって作成期間が変動いたします。

バーチャルプランナーではお急ぎの場合、最短2日の納品が可能です。特急料金などは設けておりません。
なるべくお客様のご希望の納期に合わせることを心がけ、作成させていただいております。

④納品物の著作権は誰に帰属しますか？

納品物の著作権はお客様に帰属いたします。
弊社では、納品と同時に納品物である資料の著作権をお客様に譲渡いたします。

納品後は資料を自由に編集・使用いただき、他の資料やデザインにご活用いただいても問題ございません。
ただし、有償の画像素材を使用した場合、各画像素材サイトとの契約による利用制限が発生いたします。

まとめ：資料作成の課題を解決し、コア業務に集中できる環境を

情報が充実し、きちんと解説されている資料であっても、読み手に「どこを見ればいいのか分からない」と思われてしまうと、資料の説得力や魅力は半減することになります。

内容を精査しレイアウトや文章を整え、デザインをブラッシュアップすれば資料は圧倒的に読みやすくなります。

構成やデザインが洗練された資料を使用することで、情報を伝えやすくなるだけでなく、他の競合会社との差もつきやすくなるでしょう。

まだご検討中の方も、是非お気軽にバーチャルプランナーまでお問い合わせください。

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