【作成編】パワーポイント資料の情報の図解①

今回は、図表を使って情報を図解する作業について解説します。

パワーポイントは情報を図表に置き換えてわかりやすく伝えることに長けたツールです。
文章中心の資料は読み疲れるため、読み手の理解意欲をそぐ傾向にありますが、図解が効果的に使われている資料は読み手の理解度を高めます。
ただし、図解作業には手間がかかります。
短時間で効果的な図解を作成できるようになるために、まずはプロが使っている図解の基本パターンを習得してください。
図解のスキルが向上すれば、パワーポイント資料作成の上級者の仲間入りです。

1.ロジックの図解

パワーポイント資料で要素を細分化してロジックの構造を明示したい場合は、階層図が有効です。
階層図とは上位に置いた要素を一定の条件で下位の要素に分岐させてツリー状に整理したもので、問題解決の手法として有名なロジックツリーが例として該当します。
以下は、企業の売上を構成する要素を分解して関係性を明示した図解例です。

ここでは最初の分岐を「顧客数UP」と「顧客単価UP」としましたが、分解のパターンは様々ですので、内容に応じて適切な構造を検討してください。
階層図においては、モレやダブリがなく、構造的に正しいかどうかが重要なポイントになります。
また、同じ階層の要素は並列の関係にありますので、各階層で粒度が揃っていることも重要です。

最後に、パワーポイントでの階層図の作成方法をご説明します。
「ホーム」タブの「図形描画」の中の「正方形/長方形」と「カギ線コネクタ」を使います。「正方形/長方形」で要素を作り、上位の階層の要素とその下の階層の要素を「カギ線コネクタ」で繋げていきます。
「カギ線コネクタ」の折れ曲がる位置がずれて見栄えが悪くなるため、各要素の辺の位置は「配置」機能を使って揃えるようにしてください。

2.グループ分けの図解

パワーポイント資料で複数の要素をいくつかのグループに分けて整理したい場合は、集合図が有効です。
集合図とは各要素を分類して集めたもので、複数のグループにまたがる要素を洗い出して整理する際に便利です。
以下は、ビジネス文書のフォーマットをわかりやすく分類した図解例です。

1種類の円の領域、2種類の円が重なった領域、3種類の円が重なった領域があり、それぞれの要素がどのように分布しているかを容易に視認することができます。
分類する要素が多ければ多いほど、集合図による効果は大きくなります。

最後に、パワーポイントでの集合図の作成方法をご説明します。
「ホーム」タブの「図形描画」の中の「円/楕円」を使います。
上に乗せる円の透過性を調整して下の円が透けて見えるようにすることで、重ね合わせをわかりやすくする方法も有効です。

3.関係性の図解

パワーポイント資料で複数の要素間の関係を示したい場合は、相関図が有効です。
相関図とは要素の間にある関係を関係線で結んだもので、情報の流れや機能の相互作用をわかりやすく把握する上で有用です。
以下は、顧客対応のコミュニケーションのフローを示した図解例です。

最後に、パワーポイントでの相関図の作成方法をご説明します。
「ホーム」タブの「図形描画」の中の「正方形/長方形」と「カギ線矢印コネクタ」を使います。要素同士はカギ線コネクタを使って接続することで、各要素の位置を調整しても線が繋がり続けるようにします。

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