【発展編】パワーポイント資料の印刷テクニック3選

今回は、パワーポイント資料を印刷する際のテクニックを3つご紹介します。

多くのビジネスマンが、パワーポイント資料を印刷しようとした時に、思うようにいかずイライラしたご経験をお持ちではないでしょうか。
資料の印刷に手間取ると、大事な時間を浪費してしまうばかりか、ミスプリントのコストもばかになりません。

今回は、パワーポイント資料特有の印刷場面の中から、あまり認知されていないテクニックをピックアップしてご紹介していきます。

1.スライドの余白をなくすテクニック

本ブログでは、パワーポイント資料の背景色は白を推奨しています。
その理由の一つに、印刷時の扱いやすさがあります。
背景が白であれば紙の色と同じであるため、印刷時の見栄えを意識する必要がなくなります。

ただ、中には何らかの事情で背景が白以外のパワーポイント資料を印刷するケースも出てきます。
その時によくあるパターンとして、紙の上下左右の白い余白が邪魔になり、スライドの余白の調整が必要になることがあります。
パワーポイント資料の印刷設定で余白を0にしただけでは、余白が残ってしまいます。

以下に、A4サイズ横向きでパワーポイント資料を印刷をする場合の対応方法をご紹介します。
まずは「デザイン」タブのスライドのサイズ指定で、 「幅」を29.7 cm、「高さ」を21.0 cmに変えます。
次に、プリンタのプロパティーから「ふちなし印刷」を選択します。(手順はプリンタによって違います)

こうすることで、パワーポイント資料の余白は消すことができます。

2.グレースケール印刷の図形の枠線を消すテクニック

パワーポイントの編集画面では図形を枠線なしに設定しているにも関わらず、白黒で印刷すると図形に枠線が付いていることがあります。
この現象は、パワーポイント資料を印刷するときに 「印刷」 のダイアログで「グレースケール」をオンにした場合に発生します。
PowerPoint では、モノクロプリンタに印刷を行う場合、自動的にこのグレースケールがオンになります。

以下に、グレースケールでパワーポイント資料を印刷する場合の対応方法をご紹介します。
まずは、「表示」タブの「グレースケール」をクリックします。
グレースケールで印刷する際の表示に切り替わり、各スライドの想定していない枠線を確認することができます。
次に、枠線を消したい図形をクリックし、以下のように適切な表示方法を探して、設定を調整していきます。

こうすることで、カラーで印刷してもモノクロで印刷しても、作成したパワーポイント資料が想定外の表現で出力されることはなくなります。

3.Wordで配布資料を作成するテクニック

プレゼンの配布資料を用意したい時に、PowerPointの機能ではなくWordで配布資料を作成するという選択肢があります。

PowerPointにはノートという機能があります。
ノートとは、パワーポイントの各スライドに対して、スライド下部にメモ書きを記入する機能です。
使い方は自由ですが、スライドには書けない台本や補足事項を記入したい時には非常に便利です。
このノートの情報をWordの編集機能や書式設定機能を使用して印刷したい場合に、Wordで配布資料を作成する方法が有効です。

PowerPoint2013の場合は、「ファイル」タブの中の「エクスポート」をクリックします。
「配布資料の作成」を選択し、クリックします。

以下のように、ページレイアウトと貼り付けの方法を選択して「OK」を押すと、Wordファイルが出力されます。

元のパワーポイント資料の内容が更新されても変わらないようにするには、「貼り付け」 を選択し、元のパワーポイント資料の更新が Wordに反映されるようにするには、「リンク貼り付け」を選択します。

以上が、パワーポイント資料を印刷する際のテクニック3選です。
印刷は時間を割くべき業務ではありません。そつなくこなせるようにしてください。

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