【上級】パワーポイントのマクロを活用し業務効率化！①
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「マクロ」と聞くとExcel VBAのイメージが強いですが、パワーポイントにもマクロの機能があります。今回は、パワーポイントにある程度慣れてきたビジネスマンに向けて、業務効率をアップするパワーポイントのマクロ機能をご紹介します。
今回は、【上級】パワーポイントのマクロを活用し業務効率化！①のご紹介です。
１．「マクロ」とは
「マクロ」とはマイクロソフトのOfficeシリーズに標準装備されている、複数の手順を記憶して、自動的に実行させる機能のことを言います。
「マクロ」という単語は本来「大きい」「巨大な」といったような意味の単語ですが、コンピュータ用語では、アプリケーションソフトウェアなど、プログラミング言語と比較して粒度が大きい操作の総称を「マクロ」と呼んでいます。
一般的には、マクロはExcelで扱われることが多く、何度も繰り返される数値計算やシート操作をマクロ上に記憶させ、作業の効率化を図るために利用されています。
今回は、パワーポイントで「マクロ」を扱うことができるということを紹介します。
２．パワーポイントの「マクロ」の使い方
まず、「マクロ」がパワーポイント上のどこに設置されている機能なのか確認していきましょう。
リボンの「開発」タブをクリックします。
「開発」タブは標準で表示されない設定になっているので、「開発タブがない！」という方は「ファイル」→「オプション」→「リボンのユーザー設定」で「開発」にチェックを入れてください。
開発タブ内の、「マクロ」をクリックすると、下のような画面が開きます。
まだマクロを何も設定していないので何も表示されませんが、今後作成したいマクロを呼び出すときは画面を開きます。
３．パワーポイントのマクロの実行方法
では、早速簡単なマクロを実行してみましょう。
例えば、選択した図形のフォントを「メイリオ」に変更したい場合、下図のように毎回「ホーム」タブからフォントをメイリオに設定するのは面倒ですよね。
そこで、今回はこの作業を自動化するサンプルマクロを実行してみましょう。
まず、マクロを新規作成するために「開発」タブの「Visual Basic」を開きます。
「Visual Basic」とは、マイクロソフトが1990年代に開発していたプログラミング言語のことを指します。通常はVisual Basic for Applicationsを省略して「VBA」と呼ぶこともあります。
パワーポイント上での「Visual Basic」はプログラミングコードを書いておく場所だと覚えていただければ問題ありません。
ここに、「スライド上のすべてのテキストをメイリオにする」という内容のコードを書けば、パワーポイント上でVisual Basicが自動で行ってくれるという仕組みです。
コードの書き方は今回の記事では割愛し、下記のサンプルコードを貼り付けてみましょう。
Sub フォントをメイリオに変更()
Dim sld As Slide, shp As Shape
For Each sld In ActivePresentation.Slides
For Each shp In sld.Shapes
If shp.TextFrame2.HasText Then
With shp.TextFrame2.TextRange.font
.NameFarEast = “メイリオ” ‘※要入力 日本語用フォントの設定
End With
End If
Next shp
Next sld
End Sub
貼り付け方法は、「開発」タブ→「Visual Basic」で下記の画面を開いた状態で、下図のエリアで右クリックをします。
「挿入」→「標準モジュール」の順にクリックします。
標準モジュールとは、「ファイルに対する命令のひとかたまり」のようなもののことで、新しい命令を挿入するためにこの操作を行います。
標準モジュールを挿入すると、このような画面に移りました。
赤い四角内に、テキストを入力することのできるエリアが出現します。
ここに、先ほどのサンプルコードを貼り付けましょう。
「Option Explicit」という文言が標準で表示されるので、これは消さずにOption Explicitの1行下に貼り付けます。
※「Option Explicit」が記入されていない状態の場合、サンプルコードの1行目に「Option Explicit」を追記してください。
貼り付けた状態で、もとのパワーポイントファイル画面に戻り、「開発」→「マクロ」の順にクリックすると、下図のような画面が開きます。
「フォントをメイリオに変更」はサンプルコード上で指定したマクロ名です。
選択し、「実行」をクリックします。
すると、パワーポイントファイル上のすべてのテキストがメイリオに変更されるはずです。
これまでは[Ctrl]＋Aで全選択してからフォント設定で「メイリオ」と打ちこむ作業を全スライドに対し行っていた作業が、マクロ実行までの数クリックで行えるようになりました。
以上が「マクロ」の概要から実際の使い方までの基礎的なご紹介でした。次回記事（【上級】パワーポイントのマクロを活用し業務効率化！②）より、もう少し踏み込んだマクロの使い方をご紹介していきます。
