【実例付】生成AIを活用して資料作成を効率化する方法｜導入のメリットやAIツールを解説

資料作成における主な課題

1. 作成に時間がかかる

プレゼン資料や営業資料など、ビジネス資料の作成に時間がかかってしまうことは、多くのビジネスマンが抱える課題の一つです。
また、「どこから手を付けたらいいか分からない」と感じる方も多いでしょう。

質の良い資料を作るためには、ただソフトやツールを使いこなせれば良いというものではありません。
資料を見せる相手は誰なのか、何を伝えるべきなのか、どのような流れにするのか、などストーリーを考える必要があります。

また、どのようなデザインが適しているのかをゼロから考えたり、参考資料を探す時間が発生すると余分な労力を使ってしまうことになります。

見やすい資料を作成しようとして、他の業務を後回しにしてしまったり残業時間が増えてしまったりと、本来集中すべき業務が疎かになってしまう状況や課題を改善するための手段として、生成AIを活用することができます。

2. デザインが統一できない

一つの資料を作成するのに、何人もの社員が関わることも珍しくありません。

デザインのルールが明確に決まっていて、全員がそのルールを守って作るのであれば、資料のデザインは統一すること出来ますが、なかなか難しいのが現状だと思います。

生成AIの中はデザインを提案し、構成や文章を自動的に埋め込んでくれるものもあります。詳しくは下記の項目で紹介いたしますので、業務や要望に合ったツールを選択してみてください。

3. 社内のリソースを十分に割くことができない

そもそも繁忙期には社内のリソースを資料作成に割くことができない、という状況もあり得るでしょう。

構成の作成からデザインまでを一つの資料に落とし込むには、どうしてもまとまった時間が必要になります。
生成AIで作業の一部をサポートすることで、本来注力すべき業務に集中できるようにしていきましょう。

資料作成に生成AIを活用するメリット

1. 資料作成作業の効率が向上する

資料作成の準備段階から生成AIを導入することで、資料作成全般の作業効率の向上が期待できます。

詳しくは生成AIを活用して資料作成を効率化する2ステップで解説しますが、構成や文章の作成から生成AIを使用することで、タイトルから全体の構成（ストーリー）までの提案を求めることが可能です。

また資料デザインを生成できるAIを活用すれば、ゼロからデザインを起こす必要が無く、テキストなどを当てはめていくだけで整った資料を作成することが出来ます。

2. コツを理解すれば誰でも使いこなすことが出来る

生成AIに対し、難易度が高い印象をお持ちの方も多いかと思います。

しかし、この記事で紹介する生成AIは初めての方でも簡単かつ直感的に使用することが出来るような設計になっているので、是非挑戦してみてください。

生成AIはChatGPTなどのチャットサービス型が多く、質問や依頼内容をテキスト化しチャットに入力するだけで、AIが回答を生成してくれます。
最初はプロンプト（命令文）の作り方に戸惑うこともあると思いますが、状況に応じた例文などもネット上でたくさん紹介されているので、探しながら適切な文章の入力を試してみましょう。

生成AIを活用して資料作成を効率化する2ステップ

ここからは、生成AIを活用し資料作成業務を効率化する方法を「構成」と「デザイン」の2段階に分けて紹介いたします。

STEP.1 資料の構成や文章を作成する生成AIを使う

①ChatGPT

ChatGPTはOpenAI社によって開発された、文章生成のAIチャットサービスです。ChatGPTの持つ機能は文章の作成だけでなく、長文の要約から多言語の翻訳、プログラミングコードの生成など多岐にわたり、今ではさまざまな業務の効率化に使用されています。

また「ChatGPT-4o」ではテキストだけでなく音声や画像データの生成も可能となりました。
素早い応答速度や高い精度、洗練された文章生成能力がChatGPTの主な特徴です。

多くの企業が商品開発やオペレーションの業務効率化に取り入れている実績があります。

②Gemini

GeminiはGoogle社が開発した対話型のAIチャットサービスです。

文章生成から翻訳、プログラミングコード生成、画像認識など様々な機能が備わっています。

Googleサービスの連携が出来るのも大きな特徴です。

③Copilot

CopilotはMicrofost社が提供するデジタルアシスタントです。

ChatGPTやGeminiと同様、AIチャットツールの機能というだけでなく、多様なアプリ・ソフトウェアとの連携が可能なサービスの総称として使われています。

テキストでの質問への回答や画像生成などが可能な他、WordやPowerPointといったMicrosoftのアプリケーション業務を支援する機能もあります。

【実例】Chat GPTを使った構成案の作成

ChatGPTにプロンプトを入力する

ChatGPTにプロンプト（指示／命令文）を入力します。

プロンプトの記載によって、AIが出力する精度は大きく変わってきます。
曖昧な表現は避け、なるべく具体的に指示を出すようにしましょう。

ChatGPTの回答例

プロンプトに従って資料構成が生成されます。

追加の指示を出すことで、スライド用のテンプレート構成に変換することも可能です。

そこからさらに『PowerPoint用の雛形のファイルも作成してください』という指示を与えることで、実際のスライド（.pptx）に落とし込んだデータも作成することが出来ます。

ダウンロードしたパワーポイントファイル

これでChatGPTを使った資料の構成案（骨子）が出来ました。
ここから必要な情報を付け足す、生成AIを使って詳細な文章を作成するなど、調整を行っていきます。

STEP.2 資料デザインを作成する生成AIを使う

①Canva

Canvaは初心者でも直感的に画像などの作成・編集が行えるデザインツールです。

デザインのテンプレートが豊富で、無料プランでも25万点以上のテンプレートを使用することが可能になっています。
画像だけでなくプレゼンテーション資料のテンプレートも多種多様に揃えられているため、ビジネスシーンでCanvaを利用する方も増えています。

スマートフォンやタブレットのアプリでも利用できるため、ビジネス利用だけでなくInstagramに掲載する画像などを作成している方も多いツールです。

canvaでデザインを作成する方法については【実例】Canvaを使ったスライドデザインの作成で詳しく解説しています。

②Elucile（イルシル）

イルシルは株式会社イルシルが提供する、生成AIを活用したスライド資料作成サービスです。

1,000種類以上のスライドデザインが用意されており、デザインスキルが無くても見やすい資料を作成することが可能です。

日本人向けのサービスとして提供されている為、他サービスに比べ直感的な操作が可能という特徴もあります。

基本は有料ですが、無料プランやトライアルを利用して使い心地を確かめることもできます。

③Gamma

Gammaはプロンプトを入力するだけで構成からプレゼンテーション資料までを自動生成できる、非常に便利な生成AIツールです。STEP1で紹介した文章・構成の生成も兼ねているといえます。

下の図のようにプロンプトを入力すると、アウトラインを自動で生成してくれます。

アウトラインの生成後、スライドテーマを選択します。

選択したテーマに合わせ、アウトラインの内容を入力してくれます。
テキストやブロックなどは画面上で編集することが可能です。

有料プランもありますが無料でも使用することが出来ます。

【実例】Canvaを使ったスライドデザインの作成

デザインの生成に特化したCanvaを使った資料スライド作成の手順を解説します。

テンプレートを選ぶ

Canvaにログインし、ホームを開きます。

①今回はプレゼン資料を作成する為、メニューから「プレゼンテーション」を選択します。

②プレゼンテーション作成画面の左メニューから「デザイン」をクリックします。

③デザインのテンプレートがいくつか表示されるので、好きなものを選択します。今回は青と白のシンプルなテンプレートを選びました。

④右側の画面で必要なテキストを変更していきます。PowerPointと同じように直感的な操作が可能です。

ページを追加する

⑤テンプレートメニューから任意のスライドを選択すると、新しいページとして追加することが出来ます。

図形や素材を追加・変更する

⑥既存の図形やアイコンを変更したり、追加するには左メニューの「素材」をクリックします。
様々な素材から選択することが出来ます。

保存とダウンロード

⑦Canvaで生成したプレゼンテーションは自動で保存されます。
ダウンロードする際は上部メニューの「ファイル」を開き、「ダウンロード」を選択します。

さいごに

プレゼンテーションやサービス提案はビジネスシーンの中でも非常に重要な業務ですが、関連する資料作成に時間をとられ、本来集中すべきである業務が疎かになってしまっているという話をよく聞きます。

また、資料を作成しても上手く社内で共有が行えず、人によって資料の作業時間や品質にバラつきが出来てしまうという課題もあります。

生成AIはこれらの課題を解消するサポート役となります。
近年主流のものはチャット型で使いやすく、デザインにおいても品質の安定したテンプレートが供給されています。

生成AIは難易度が高い、敷居が高いと思われがちですが、プロンプトを適切に入力しさえすれば資料の枠組みやレイアウトまでを簡単に生成することが出来ます。
生成AIを活用して資料作成の効率化を向上させていきましょう。