「忙しい」「まとまらない」「垢抜けない」を解決。企業が資料作成を外注する5つの決定的理由

なぜ多くの企業がコストをかけてまで「資料作成の外注」に踏み切るのでしょうか？

弊社がこれまでのお客様の声を分析すると、「組織の生産性」や「経営リスク」に関わる、より切実な課題が見えてきました。

本記事では、実際に弊社の資料作成代行サービスを体験されたお客様の声と合わせ、「資料作成を外注する5つの決定的理由」を紐解いていきます。

【理由1】時間確保｜コア業務に集中するため

資料作成はビジネスにおいて不可欠な業務ですが、様々な角度からの負担が発生し、ビジネスパーソンの時間を奪う「作業」の一つでもあります。

「伝えたい内容は決まっているのに、適切なレイアウトが分からない」
「グラフの体裁を整えるだけで数時間が過ぎてしまった」

多くの企業が資料作成業務を外注する最大の理由は、こうしたデザインやレイアウト調整といった「ノンコア業務」を手放し、社員が本来注力すべき「コア業務」に時間を割くためです。

事例1：「作業」から解放され、優先度の高い「議論」の時間を捻出できた

資料作成を内製していると、どうしても手を動かすこと（資料作成ツールの操作など）に意識と時間が奪われがちです。
しかし、代行業者を活用することで、その時間を「戦略の立案」や「ステークホルダーとの対話」といった、社員にしかできない業務に充てることが可能になります。

実際、弊社に長期経営構想資料の作成を依頼した阪急阪神ホールディングス株式会社様では、資料作成に関わる作業を委託したことで、時間が捻出されより優先順位の高い議論に集中できたと実感されています。
また社内の業務フローの見直しにも繋がるなど、成果物としてだけでなく、実業務への付加価値を感じていただいています。

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このように、資料作成の専門家へのアウトソースは単なる時短や業務効率化だけでなく、社内外のコミュニケーションの「質」そのものを向上させる投資となります。

事例2：リソース不足を解消し、組織のパフォーマンスを最大化

資料の作成を他業務と兼任しているケースも少なくありません。
限られた人員の中で締め切りに追われる状況は、本来の業務を圧迫することで組織全体のリスクとなる可能性あります。

資料作成を外部へ委託することで、企画構成やデザインといった作業を全て任せることが出来るため、リソース不足が解消し、組織全体のパフォーマンスの向上が図れます。

経理部がIRを兼任している大幸薬品株式会社様では、決算前に十分な時間を割けない状態が続いていました。
弊社のIR資料作成支援サービスを導入後はリソースが一人分増えたようで、業務負担が非常に軽くなったと評価しています。

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また、ホワイトペーパーの作成を依頼いただいたUnipos株式会社様では、担当者が兼任でリソース不足に陥っていましたが、外注によって「これまで資料作成に時間を取られていた状況が解消され、本来取り組むべき業務に注力することができるようになった」とのお声をいただいてます。

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社内確認などの「見えないコスト」も削減

外部へ資料作成を委託する効果は、作成時間の短縮だけにとどまりません。社内調整や確認作業といった資料作成プロセスの効率化としてのメリットもあります。

「資料作成」というノンコア業務を手放すことは、単なる時短テクニックではなく、組織の人的リソースを最適化するための「経営判断」ともいえます。

「VIRTUAL PLANNER（バーチャルプランナー）」は、営業資料や提案書など、あらゆるビジネス資料に対応したパワーポイント専門の資料作成代行サービスです。
プロフェッショナル集団が企画構成からデザインまでワンストップで担い、資料の価値を最大限に高めた完全オーダーメイドのアウトプットを提供いたします。

【理由2】構成・言語化｜「言いたいこと」を整理するため

自社の事業や戦略に精通しているからこそ、伝えたい情報が溢れてしまい、「文字ばかりのスライドになる」「結局、何が言いたいのか分からない資料になってしまう」——。 これは、熱意ある担当者ほど陥りやすいジレンマです。

資料作成を外注するメリットは、単にデザインがブラッシュアップされるだけありません。
膨大な情報をプロの目線で編集し、読み手が理解しやすいロジックへと変換する構成力にこそ本質があります。

事例3：「第三者目線」での情報の取捨選択でメリハリのある資料に

社内では「どれも重要」に見えて捨てきれない情報も、客観的な視点が入ることで劇的に整理されます。

日産化学株式会社様の事例が象徴的です。
同社はアピールしたい要素が多く、資料のボリューム過多に悩んでいました。
しかし、コンサルタントの手によって「統合すべき情報」と「分けるべき情報」が整理され強調すべきポイントにメリハリがついたことで、社外からも「見やすくなった」と評価される資料へと生まれ変わりました。

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事例4：「シナリオ」を作り込むことでメッセージを最適化

「どのようなデザインにするか」の前に、「何を、どの順番で伝えるか」というシナリオ（構成）が資料の説得力となります。

ハウスコム株式会社様が外部委託を決めた理由は、まさにこの構成の提案から一任できる点でした。
「何を打ち出したらいいのか、どんなメッセージが最適なのか」という悩みに対し、投資家目線でのストーリー設計から任せることで、社内では「想像以上の仕上がり」と評される資料が完成しました。

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自分たちでは当たり前すぎて言語化できていなかった強みや複雑なビジネスモデルも、プロが「構成」という整理を行うことで、読み手に届く「価値ある情報」となります。

【理由3】表現力｜ブランド価値を守るため

企業として素晴らしい業績やビジョンを持っていても、それを伝える資料の中に「素人っぽさ」「手作り感」が見えていると、受け手に無意識の不安を与えてしまいます。

資料は企業の「顔」そのものです。
特にリモートが普及した現在、最初にホームページなどで配布される資料を参考にしてから問い合わせをするといったフローも増えてきているでしょう。

ただ、資料制作の外注を選ぶ企業様の多くは、単に綺麗な資料が欲しいというわけでもありません。
実際に資料作成についてお客様とのヒアリングを進めていくと、企業の「ブランド価値」を損なわないよう、資料のクオリティを引き上げたいといったニーズが隠れています。

事例5：「実績」と「資料クオリティ」のギャップを埋める

事業が拡大し、上場や大手との取引が増えるにつれて、求められるアウトプットの基準も変わります。

素晴らしい実績があるのに資料だけが旧態依然としたままでは、受け手に「この会社、本当に大丈夫かな？」という無意識のノイズを与えかねません。

INEST株式会社様では、以前から社内資料のクオリティに課題を感じており、「IR資料は社外の方が見る資料なので、クオリティが低いと恥ずかしい」という上場企業としての危機感を持っていました。

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また、株式会社T&Dホールディングス様も、これまでは各部署で個別に作成していたため全体に統一感がなく、他社と比較して見劣りすることに悩んでいました。

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取引先や顧客、投資家は資料の佇まいからその企業の「本気度」や「品格」を感じ取ります。
「中身さえ良ければいい」という段階を卒業し、「企業の規模に見合った、どこに出しても恥ずかしくない資料」を整備することは、ブランドへの信頼を守るための重要な経営判断です。

事例6：抽象的な「らしさ」を視覚化するプロのデザイン

プロに依頼するメリットは、表面的な美しさだけではありません。
「信頼感」「先進性」「温かみ」といった、言葉にしにくい企業の「空気感」を、色使いやフォント、レイアウトで正確に表現できる点にあります。

株式会社淺沼組様の事例では、制作前にデザインの雰囲気を「清潔感」「信頼性」といった言葉ですり合わせを行い、感覚や主観ではなく「言葉に落とし込まれたイメージ」をデザインとして具現化することに成功しました。

制作事例

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他の事例でも「複数の資料でもブランドイメージが保たれている」「色の濃淡や線の太さ、立体的な見せ方など、細かいところまで緻密に作り込んであった」との評価をいただいています。

資料のデザインを刷新すること＝装飾を変えることではありません。
資料全体のクオリティを高め、緻密なデザインでメッセージを届けること。それが「投資に値する企業」「信頼できるパートナー」としてのブランド価値を守るための、戦略的な投資なのです。

【理由4】属人化解消｜「あの人しか作れない」を無くすため

「このグラフの更新方法は、担当の〇〇さんしか分からない」 「担当者が変わった途端、資料のクオリティが下がってしまった」

資料作成が特定の個人のスキルやセンスに依存する「属人化」は、組織にとって見えないリスクです。担当者の異動や退職によって、長年積み上げてきたノウハウが一瞬で失われることも珍しくありません。

資料作成の外注は、業務を「個人に依存した作業」から「組織全体の仕組み」へと転換させるきっかけとなります。

事例7：デザインルールで納品後も品質を担保

資料作成代行に依頼する最大のメリットは、デザインのルールを資料テンプレートに組み込める点にあります。
フォント、色、レイアウトなどの定義を「スライドマスター」や「カラーパレット」に設定して納品されるため、その後は誰が編集しても統一されたブランドイメージを保つことができます。

株式会社コンフィデンス様では、スライドマスター設定まで含めて依頼したことで、納品後は社内編集が容易になりました。

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事例8：テンプレートの完成で修正指示が激減

ベースとなるテンプレートの完成度が高いと、作成者ごとのバラつきがなくなり、上長による確認・修正作業もスムーズになります。

大石産業株式会社様の事例では、以前は作業が属人化し、修正にも時間がかかっていました。
しかし、リニューアルによって制作過程における上層部からの修正要望が大幅に減少。完成したテンプレートによって属人化も改善されました。

制作事例

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完成されたテンプレートがあれば、デザインの経験がない方でも、文字や数値を入れ替えるだけで高品質な資料を再現することができます。

納品物は、全社員が使える「社内資産」へ

資料作成のプロによってつくられたフォーマットは、「社内資産」として全社的に展開することが可能になります。

納品されたパワーポイントのスライドマスターを他の社内資料に展開し、全ての資料のデザインを統一（ブラッシュアップ）したり、IR資料の一部を抜粋して営業資料へと転換させたりと、一種類の資料でもあってもカスタマイズすることで多様な使い方が出来ます。

【理由5】進行管理｜スケジュール管理で「不測の事態」を防ぐため

広報担当者やIR担当者にとって、記者会見や大規模な展示会、決算発表は「待ったなし」の戦場です。 「間に合わなかった」は許されず、ミスがあれば株価や企業の評判に直結する可能性もはらんでいます。

そんな極度のプレッシャーがかかる局面において、資料作成代行業者は最強のパートナーとなります。

事例9：品質とスケジュール管理の両立

繁忙期に複数のタスクを抱える担当者にとって、進行管理をプロに委ねられることは精神的負担の軽減になります。

投資家向け会社説明資料をリニューアルすることになったリンテック株式会社様は、デザインのブラッシュアップと更新作業の手間が課題としてある中で外部委託を決断。 結果、洗練されたデザインと更新しやすさの両立した資料が期日内に完成し、業務効率がアップしました。

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他にも
「いつまでに何をするか明確で、不安なくプロジェクトが進行した」
「ヒアリングで進め方やデザインの方向性をしっかりすり合わせできたため、限られた時間で的確に制作を進めることができた」
と、スムーズな進行管理について評価いただく声が多く、徹底したスケジュール管理と遂行が安心に繋がっていることが分かります。

まとめ：資料作成のアウトソースは、ビジネスを加速させる「戦略的投資」

今回ご紹介した5つの理由は、実際に弊社の資料作成サービス（VIRTUAL PLANNER / LEAD）を利用されたお客様の、現場のリアルな声から分析したものです。

「忙しくて時間がない」「自分たちで作ると素人っぽくなる」「属人化を解消したい」——。 抱えている課題は企業によって様々ですが、外部委託を決断された企業に共通しているのは、資料作成代行を単なる「コスト（費用の支払い）」ではなく、「未来への投資」と捉えている点です。

• 時間を買う： 社員をノンコア業務から解放し、本業に集中させる。
• 品質を買う： ブランド価値を高め、投資家や顧客からの信頼を獲得する。
• 仕組みを買う： 属人化を解消し、誰でも運用できる体制を整える。

資料作成のアウトソースは、決して「手抜き」ではありません。限られた経営リソースを最適化し、組織のパフォーマンスを最大化させるための、極めて合理的な「経営判断」となります。

「VIRTUAL PLANNER（バーチャルプランナー）」は、営業資料や提案書など、あらゆるビジネス資料に対応したパワーポイント専門の資料作成代行サービスです。
プロフェッショナル集団が企画構成からデザインまでワンストップで担い、資料の価値を最大限に高めた完全オーダーメイドのアウトプットを提供いたします。